档案管理责任制考核制度

PAGE档案管理责任制考核制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高档案利用效率，根据国家有关法律法规和行业标准，结合公司实际情况，制定本档案管理责任制考核制度（以下简称“本制度”）。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案管理工作中的职责履行情况考核。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家档案管理相关法律法规和行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，明确各部门职责，确保档案管理工作的协调一致。3.注重实效原则：以提高档案管理水平和利用效率为目标，注重考核制度的可操作性和实效性。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家档案管理法律法规和公司档案管理制度，制定和完善档案管理工作流程和规范。2.负责公司各类档案的收集、整理、归档、保管和利用工作，确保档案的完整、准确、系统和安全。3.指导和监督各部门的档案管理工作，定期对各部门档案管理情况进行检查和考核。4.开展档案信息化建设，推进档案管理数字化、网络化，提高档案管理效率和服务水平。5.组织档案业务培训，提高公司员工的档案意识和业务能力。（二）各部门职责1.负责本部门文件材料的形成、积累和整理工作，按照档案管理要求定期向档案管理部门移交归档。2.明确专人负责本部门档案管理工作，确保档案管理工作的正常开展。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等利用工作，严格遵守档案利用制度。4.接受档案管理部门的指导和监督，积极改进本部门档案管理工作。（三）员工个人职责1.严格遵守公司档案管理制度，妥善保管个人在工作中形成的各类文件材料。2.在工作中及时将应归档的文件材料移交本部门档案管理人员，确保档案的及时归档。3.按照规定程序查阅、借阅档案，不得擅自复制、涂改、销毁档案。4.发现档案损坏、丢失等情况及时报告，并协助做好相关处理工作。三、档案收集与整理（一）收集范围1.公司在各项工作中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据等，包括但不限于行政管理、业务经营、财务审计、人力资源、技术研发等方面。2.上级机关下发的与公司有关的文件、指示和规定等。（二）收集要求1.各部门应明确文件材料收集责任人，确保文件材料及时收集齐全。2.收集的文件材料应保持原始性和完整性，不得随意涂改、剪裁。3.对于电子文件，应按照规定格式和命名规则进行收集，并确保其可读性和可追溯性。（三）整理标准1.档案管理人员应按照档案分类方案对收集的文件材料进行分类整理。2.归档文件应进行编号、编目，编制页号或件号，填写卷内目录、备考表等。3.整理后的档案应做到分类科学、排列有序、编目准确、装订整齐。四、档案归档与保管（一）归档程序1.各部门档案管理人员对整理好的文件材料进行初步审核，确保符合归档要求。2.定期将审核后的档案移交至公司档案管理部门，办理交接手续。3.档案管理部门对接收的档案进行再次审核，确认无误后进行正式归档。（二）保管期限根据国家有关规定和公司实际情况，确定档案的保管期限，分为永久、定期（[X]年、[X]年等）。（三）保管要求1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案应分类存放，标识清晰，便于查找和利用。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。4.对电子档案应进行备份存储，并定期进行数据维护，确保数据安全。五、档案利用（一）利用范围公司内部员工因工作需要可查阅、借阅档案；外部单位因业务往来等特殊情况，经公司批准后可查阅相关档案。（二）利用程序1.公司内部员工查阅、借阅档案，应填写《档案查阅/借阅申请表》，注明查阅/借阅目的、档案名称及期限等，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理查阅/借阅手续。2.外部单位查阅档案，需提交正式申请函，说明查阅理由和范围，经公司分管领导审批后，由档案管理部门安排专人陪同查阅，并做好记录。3.查阅、借阅档案应在指定地点进行，不得擅自将档案带出公司或转借他人。如需复印档案，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。（三）归还要求查阅、借阅期满后，档案借阅人应及时将档案归还档案管理部门。档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现有损坏、丢失等情况，应及时查明原因并追究相关人员责任。六、档案管理责任制考核内容与标准（一）档案收集1.考核指标文件材料收集齐全率：考核各部门应归档文件材料的收集完整程度。收集及时率：考核文件材料在规定时间内收集归档的情况。2.评分标准文件材料收集齐全率达到[X]%及以上得[X]分，每降低[X]个百分点扣[X]分。收集及时率达到[X]%及以上得[X]分，每降低[X]个百分点扣[X]分。（二）档案整理1.考核指标整理准确率：考核档案分类、编号、编目等整理工作的准确程度。整理规范率：考核档案整理是否符合公司档案管理规范要求。2.评分标准整理准确率达到[X]%及以上得[X]分，每降低[X]个百分点扣[X]分。整理规范率达到[X]%及以上得[X]分，每降低[X]个百分点扣[X]分。（三）档案归档1.考核指标归档及时率：考核档案在规定时间内移交归档的情况。归档完整率：考核归档档案的完整程度。2.评分标准归档及时率达到[X]%及以上得[X]分，每降低[X]个百分点扣[X]分。归档完整率达到[X]%及以上得[X]分，每降低[X]个百分点扣[X]分。（四）档案保管1.考核指标档案完好率：考核档案保管过程中无损坏、丢失等情况的比例。库房管理规范率：考核档案库房设施设备、环境等管理符合要求的程度。2.评分标准档案完好率达到[X]%及以上得[X]分，每降低[X]个百分点扣[X]分。库房管理规范率达到[X]%及以上得[X]分，每降低[X]个百分点扣[X]分。（五）档案利用1.考核指标利用服务满意度：通过用户反馈考核档案利用服务的质量。利用登记规范率：考核档案查阅、借阅等利用登记工作的规范程度。2.评分标准利用服务满意度达到[X]%及以上得[X]分，每降低[X]个百分点扣[X]分。利用登记规范率达到[X]%及以上得[X]分，每降低[X]个百分点扣[X]分。七、考核方式与周期（一）考核方式1.日常检查：档案管理部门定期对各部门档案管理工作进行日常检查，记录检查情况。2.定期自查：各部门每季度进行一次档案管理工作自查，并向档案管理部门提交自查报告。3.集中考核：每年年底，档案管理部门组织对各部门档案管理责任制执行情况进行集中考核，综合日常检查、自查报告及相关数据进行评分。考核周期考核周期为一年，每年[考核时间]进行上一年度的考核工作。八、考核结果与奖惩措施（一）考核结果评定考核结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。1.综合得分在[优秀分数区间]及以上为优秀。2.综合得分在[良好分数区间]至优秀分数区间之间为良好。3.综合得分在[合格分数区间]至良好分数区间之间为合格。4.综合得分低于[合格分数区间]为不合格。（二）奖惩措施1.奖励对于档案管理工作优秀的部门和个人，公司给予表彰和奖励，如颁发荣誉证书、奖金等。在绩效考核、晋升等方面，档案管理工作表现突出的员工予以优先考虑。2.惩罚对于档案管理工作不合格的部门，责令限期整改，并在公司内部进