建筑工程公司档案管理制度

建筑工程公司档案管理制度第一章总则第一条为规范本公司档案管理工作，提高档案管理科学化、制度化、规范化水平，有效保护和利用档案资源，充分发挥档案在企业生产经营、项目管理、技术创新及历史查考中的重要作用，依据国家有关档案管理的法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，特制定本制度。第二条本制度所称档案，是指公司在各项生产经营、工程建设、管理活动中直接形成的，对公司具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。第三条本制度适用于公司及所属各部门、各项目部（以下统称“各单位”）的档案管理工作。公司所有员工在执行职务过程中形成的应归档材料，均须遵守本制度。第四条档案管理工作是公司重要的基础性工作，遵循统一领导、分级管理、全程控制、规范整理、安全保管、有效利用的原则。第二章管理机构与职责第五条公司档案工作实行统一领导、分级负责的管理体制。第六条公司综合管理部门是档案管理的职能部门，负责统筹规划、组织协调、监督指导全公司的档案管理工作。其主要职责包括：（一）贯彻执行国家及行业有关档案工作的法律法规和方针政策；（二）制定和完善公司档案管理规章制度及工作标准；（三）负责公司总部各部门形成档案的接收、整理、鉴定、保管、统计和提供利用；（四）指导和监督各项目部、下属单位的档案形成、积累、整理和归档工作；（五）组织档案管理人员的业务培训和学习交流；（六）负责对已超过保管期限档案的鉴定与销毁工作提出建议。第七条公司各业务部门（如工程技术部、经营合约部、物资设备部、财务部等）应指定专人（可兼职）负责本部门日常工作中形成的文件材料的收集、整理、暂存和定期向公司档案管理部门移交。第八条各项目部是工程档案形成的主要责任单位，应设立专职或兼职档案员，负责项目从立项到竣工验收全过程各类文件材料的收集、积累、整理、编目、保管，并按规定向公司档案管理部门及相关城建档案管理部门移交归档。项目档案员应保持相对稳定。第三章档案的形成与归档第九条公司各项工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，均为归档范围。归档范围主要包括但不限于：（一）公司设立、变更、发展过程中的各类证照、批文、章程、股东会/董事会决议等；（二）经营管理、行政管理、人力资源管理、财务管理等方面的文件材料；（三）工程项目的立项审批、勘察设计、招标投标、合同协议、施工管理、监理、竣工验收、质量评定、竣工图等文件材料；（四）科研开发、技术创新、知识产权等方面的文件材料；（五）重要的声像资料（照片、录音、录像等）、电子文件及实物档案。第十条文件材料的形成、积累和归档是各部门、各项目部日常工作的重要组成部分，应纳入相关人员的岗位职责。各项工作的承办人是文件材料形成和积累的直接责任人。第十一条归档的文件材料应符合以下要求：（一）文件材料应为原件，复印件须注明原件保管处并加盖公章；（二）文件材料应手续齐全，格式规范，字迹清楚，图样清晰，签字盖章完备；（三）声像材料应注明事由、时间、地点、人物、作者等；（四）电子文件应确保其真实性、完整性、可用性和安全性，并与相应的纸质文件材料一并归档。第十二条归档时间：（一）公司行政管理、经营管理等类文件材料，应在次年上半年完成归档；（二）工程项目档案应在项目竣工验收后三个月内完成整理并向公司档案管理部门移交归档；（三）科研课题、专项工作等文件材料，应在工作完成后一个月内归档；（四）会计档案的归档按国家及公司会计档案管理规定执行。第十三条归档时，归档单位应填写《档案移交清单》，经交接双方核对无误后签字盖章，各执一份备查。第四章档案的管理与保管第十四条档案管理部门对接收的档案应进行科学分类、系统排列、编号编目。档案的分类应符合公司业务特点和档案管理规范，便于检索和利用。第十五条档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“九防”措施。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。第十六条严格执行档案库房管理制度。非档案管理人员未经许可不得进入库房。档案管理人员进入库房应履行登记手续。库房内严禁吸烟和存放易燃易爆物品。第十七条档案管理人员应定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理并报告。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。第十八条档案保管期限分为永久、长期和短期三种。具体划分标准参照国家及行业有关规定执行。档案管理部门应定期对已到保管期限的档案进行鉴定，对确无继续保存价值的档案，经批准后按规定程序销毁。第十九条档案的销毁必须严格按照规定程序进行，由档案管理部门提出销毁意见，报公司分管领导批准后，由两人以上负责监销，并在销毁清册上签字。严禁个人私自销毁档案材料。第五章档案的利用与保密第二十条公司档案主要供本公司内部工作需要利用。查阅档案须履行借阅登记手续，填写《档案借阅申请表》，经相关负责人批准后，方可查阅。第二十一条查阅档案时，应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。如需复制档案，须经档案管理部门负责人批准。第二十二条借阅档案一般不得带出档案库房。确因工作需要借出的，须经公司分管档案工作的领导批准，严格履行借阅手续，并限期归还。档案借出期间，借阅人对档案的安全、保密负全部责任。第二十三条查阅涉及公司核心商业秘密、技术秘密及个人隐私的档案，须经公司主要领导批准。第二十四条严禁利用档案从事违法违纪活动。严禁将档案内容泄露给无关单位或个人。第二十五条外单位查阅本公司档案，须持单位介绍信并经公司分管领导批准，方可在指定范围内查阅。第六章档案的数字化管理第二十六条积极推进档案数字化建设。档案管理部门应逐步对纸质档案进行数字化扫描、著录、存储，建立档案管理信息系统，实现档案的信息化管理和便捷利用。第二十七条电子档案的形成、收集、整理、归档、保管、利用和销毁等应符合国家电子档案管理相关标准和规范。确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。第二十八条电子档案应定期进行备份，防止数据丢失或损坏。备份介质应异地存放，并做好保密工作。第二十九条档案管理信息系统应具备权限管理、日志记录等安全保密功能，防止非授权访问和信息泄露。第七章奖励与处罚第三十条对在档案管理工作中认真负责、成绩显著，或在档案利用中取得突出经济效益、社会效益的单位和个人，公司将给予表彰和奖励。第三十一条对违反本制度，有下列行为之一的，公司将视情节轻重对相关责任人给予批评教育、经济处罚直至纪律处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：（一）不按规定归档，造成档案材料丢失、损毁的；（二）擅自涂改、抽取、伪造、损毁、销毁档案材料的；（三）在档案工作中玩忽职守，造成不良后果的；（四）违反档案保密规定，泄露档案秘密的；（五）擅自提供、复制、摘抄、拍摄、公布档案内容的