档案工作追究责任制度

PAGE档案工作追究责任制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的真实、完整、安全和有效利用，规范档案工作行为，明确档案工作责任，特制定本追究责任制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等工作中的行为规范及责任追究。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵循国家有关档案管理法律法规及行业标准，确保档案工作合法合规。2.实事求是原则：以事实为依据，准确认定责任，客观公正地进行追究。3.责任与处罚相适应原则：根据责任大小和造成的后果，给予相应的处罚措施。二、档案工作责任界定（一）档案形成部门及人员责任1.各部门负责本部门业务活动中形成档案的收集、整理和移交工作。部门负责人为本部门档案工作第一责任人，应指定专人负责档案工作，并确保档案工作的有效开展。2.档案形成人员应及时将办理完毕的文件材料收集齐全，按照档案整理要求进行分类、编号、装订等整理工作，保证档案的质量。在档案形成过程中，不得擅自涂改、伪造、损毁档案材料。（二）档案管理部门及人员责任1.档案管理部门负责公司档案的集中统一管理，制定档案管理制度和工作流程，指导和监督各部门档案工作。2.档案管理人员应具备专业知识和技能，熟悉档案管理业务。负责档案的接收、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等工作。对接收的档案进行认真审核，确保档案的完整性和准确性；妥善保管档案，做好档案的安全防护工作，防止档案丢失、损坏、泄密等情况发生；按照规定定期对档案进行鉴定，及时清理过期档案；准确统计档案的数量、种类、利用情况等信息。（三）档案利用部门及人员责任1.档案利用部门在利用档案时，应按照规定办理借阅手续，填写借阅登记表，注明借阅目的、期限等信息。2.档案利用人员应爱护档案，不得擅自转借、复印、涂改、污损档案。归还档案时，应保证档案的完好无损。如需对档案进行摘抄、复制等操作，应经档案管理部门同意，并在规定的范围内进行。三、档案工作责任追究情形（一）档案形成环节责任追究情形1.未按规定及时收集、整理本部门档案，导致档案材料散失、不完整的，对部门负责人及直接责任人给予警告处分，并责令限期整改。2.在档案形成过程中，故意涂改、伪造、损毁档案材料的，视情节轻重，对直接责任人给予记过、记大过、降级、撤职直至开除的处分；给公司造成经济损失的，应依法承担赔偿责任。（二）档案管理环节责任追究情形1.档案管理人员未认真履行职责，对接收的档案审核不严，导致档案质量不符合要求的，给予警告处分；因审核失误造成重大影响的，给予记过以上处分。2.档案保管不善，造成档案丢失、损坏、泄密等事故的，对档案管理人员给予记大过以上处分；情节严重的，依法追究法律责任；因保管不当给公司造成经济损失的，应承担相应的赔偿责任。3.未按规定定期对档案进行鉴定、统计，导致档案管理混乱的，对档案管理人员给予警告处分，并责令限期改正。（三）档案利用环节责任追究情形1.档案利用部门或人员未按规定办理借阅手续，擅自借阅档案的，给予通报批评；造成档案丢失、损坏等后果的，视情节轻重给予相应的纪律处分，并承担赔偿责任。2.档案利用人员擅自转借、复印、涂改、污损档案的，责令其停止违法行为，视情节轻重给予警告、记过等处分；造成档案损坏或泄密的，依法追究法律责任。四、责任追究程序（一）线索发现1.公司内部任何部门或个人发现档案工作中存在违规行为或责任事故线索后，应及时向档案管理部门报告。2.档案管理部门在日常工作检查、档案利用反馈等过程中发现责任追究线索的，应进行详细记录，并开展初步调查。（二）调查核实1.档案管理部门接到责任追究线索后，应成立调查组，对线索进行调查核实。调查组一般由档案管理部门负责人及相关工作人员组成，必要时可邀请其他部门人员参与。2.调查组应通过查阅档案、询问当事人、收集证据等方式，全面了解事件经过，核实责任主体和责任情形。调查过程中应做好记录，形成调查笔录和相关证据材料。（三）责任认定1.调查组根据调查核实情况，依据本制度相关规定，对责任主体和责任情形进行认定，形成责任认定报告。2.责任认定报告应包括事件基本情况、调查过程、责任认定依据、责任主体及责任情形等内容，并提出处理建议。（四）处理决定1.档案管理部门将责任认定报告提交公司领导审批。公司领导根据责任认定报告，做出相应的处理决定。2.处理决定应明确责任主体、责任情形、处理方式及处罚依据等内容，并以书面形式通知责任部门或责任人。（五）申诉与复查1.责任部门或责任人对处理决定不服的，可在接到处理决定之日起[X]个工作日内，向公司提出申诉。2.公司应在接到申诉后[X]个工作日内，组织复查。复查应重新调查核实相关情况，做出复查决定。复查决定为最终决定，责任部门或责任人应接受处理。五、处罚措施（一）批评教育对情节较轻的违规行为，给予批评教育，责令其立即改正。（二）警告处分对初次出现且情节一般的违规行为，给予警告处分，记入个人档案，并在公司内部进行通报。（三）记过处分对造成一定不良影响或后果的违规行为，给予记过处分，扣发当月绩效奖金的[X]%，并取消当年评优评先资格。（四）记大过处分对违规行为情节较重、影响较大的，给予记大过处分，扣发当月绩效奖金的[X]%，降职或降薪一级，并在公司内部进行公开批评。（五）降级或撤职处分对严重违规行为，给予降级或撤职处分，扣发当月绩效奖金的[X]%，调整工作岗位，并视情节给予相应的经济处罚。（六）开除处分对违规行为情节极其严重、给公司造成重大损失或恶劣影响的，给予开除处分，解除劳动合同，依法追究法律责任，并要求