印发档案工作责任制度

PAGE印发档案工作责任制度一、总则（一）目的为加强公司/组织档案工作的规范化、科学化管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司/组织各项工作中的作用，特制定本档案工作责任制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等工作中的行为规范。（三）基本原则1.统一领导、分级管理原则公司/组织档案工作实行统一领导，由综合管理部门负责统筹规划、组织协调和监督指导，各部门负责本部门档案的收集、整理和保管等具体工作，接受综合管理部门的业务指导。2.完整准确、系统安全原则档案工作应确保各类档案资料的全面性、真实性、准确性，保持档案之间的有机联系，同时采取有效措施保障档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。3.便于利用原则档案管理应遵循方便利用的原则，优化档案整理和检索方式，提高档案利用效率，为公司/组织的各项工作提供及时、有效的档案信息支持。二、档案工作职责（一）综合管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定公司/组织档案工作规章制度和业务规范，并组织实施。2.负责制定公司/组织档案工作发展规划和年度工作计划，明确档案工作目标和任务，并组织落实。3.对公司/组织各部门档案工作进行监督、检查和指导，定期开展档案工作考核评估，确保档案工作质量。4.负责集中统一管理公司/组织各类档案，包括文书档案、科技档案、人事档案、财务档案、声像档案、电子档案等，建立健全档案管理体系。5.组织开展档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编研和利用等工作，积极开发档案信息资源，为公司/组织提供档案服务。6.负责档案信息化建设，推进档案管理系统的应用和升级，实现档案信息的数字化存储、检索和共享。7.加强档案工作人员队伍建设，组织开展档案业务培训和继续教育，提高档案工作人员的业务素质和工作能力。8.负责与上级主管部门、档案行政管理部门及其他相关单位的档案业务联系与沟通，及时报送档案工作情况和统计报表。（二）各部门职责1.各部门负责人为本部门档案工作的第一责任人，负责组织本部门人员做好档案的形成、积累、整理和移交工作，确保档案工作与部门业务工作同步进行。2.明确本部门档案管理人员，负责具体实施本部门档案的日常管理工作，包括档案的收集、分类、整理、装订、编目等，确保档案资料的齐全、完整和规范。3.按照公司/组织档案管理规定，定期将本部门形成的具有保存价值的档案整理后移交综合管理部门集中保管，并办理交接手续。4.严格遵守档案保密制度，对涉及公司/组织商业秘密、技术秘密等重要档案资料进行妥善保管，防止泄密事件发生。5.积极配合综合管理部门开展档案利用工作，根据工作需要及时提供相关档案资料，并做好档案查阅登记和归还工作。6.支持和参与公司/组织档案信息化建设，协助综合管理部门做好本部门档案信息的录入和维护工作。（三）档案工作人员职责1.认真学习和贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和公司/组织档案工作规章制度，不断提高档案业务水平。2.负责档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编研和利用等具体工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。3.严格遵守档案保密制度，保守档案机密，不得擅自泄露档案内容。4.积极推进档案信息化建设，熟练掌握档案管理系统的操作技能，做好档案信息的录入、存储、检索和维护工作。5.定期对档案进行清查核对，确保档案的数量准确、质量完好，及时发现并处理档案管理中存在的问题。6.积极开展档案编研工作，编写档案参考资料，为公司/组织提供有价值的档案信息服务。7.做好档案库房的日常管理工作，保持库房整洁、通风良好，确保档案实体安全。三、档案的形成与收集（一）档案形成1.公司/组织各部门及员工在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等材料，均应作为档案进行管理。2.档案形成过程中，应确保文件材料的原始性、真实性和完整性，严禁伪造、篡改档案内容。（二）档案收集1.各部门应建立健全档案收集制度，明确档案收集的范围、时间、责任人等要求，确保档案及时、全面地收集齐全。2.档案管理人员应定期对本部门形成的档案进行收集整理，对零散的文件材料进行分类、排序、装订，确保档案资料的系统性和规范性。收集的档案应包括纸质档案、电子档案及其他载体档案。3.对于公司/组织重大活动、重要项目、专项工作等形成的档案，相关部门应指定专人负责跟踪收集，确保档案资料的完整和准确。4.各部门在工作中收到的外单位来文、资料等，凡涉及公司/组织重要业务的，应及时移交综合管理部门归档保存。四、档案的整理（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）整理方法1.文书档案整理按照年度、保管期限、机构（问题）等进行分类，采用“件”的整理方式，将每份文件作为一个保管单位，进行编号、编目、装订等操作。2.科技档案整理按照项目、专业、阶段等进行分类，建立项目档案卷册，对项目文件材料进行系统整理，包括项目前期文件、设计文件、施工文件、竣工验收文件等，确保科技档案的完整性和准确性。3.人事档案整理按照档案材料的内容和性质进行分类，分为履历材料、自传材料、鉴定考核材料、学历学位材料、政审材料、党团材料、奖励材料、处分材料、工资任免材料、出国（境）材料、劳动合同等类别，进行排序、编目、装订等操作。4.财务档案整理按照会计年度、类别等进行分类，将会计凭证、账簿、报表等财务文件材料进行整理归档，确保财务档案的合规性和完整性。5.声像档案整理按照载体形式、内容主题等进行分类，对照片、录音、录像等声像档案进行整理，标注相关信息，如拍摄时间、地点、人物、事由等，并进行编目和存储。6.电子档案整理按照电子文件的类别、年度、保管期限等进行分类，建立电子档案数据库，对电子文件进行元数据著录、格式转换、存储等操作，确保电子档案的可读性和可用性。（三）整理要求1.档案整理应做到分类科学、组卷合理、排列有序、编号规范、编目准确，便于查找和利用。2.整理过程中应剔除重复、无效的文件材料，对破损、褪色的文件进行修复或复制，确保档案的质量。3.档案整理完成后，应编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，目录应清晰准确，便于检索。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应根据国家有关规定和公司/组织档案保管期限表，结合档案的实际价值，准确判定档案的保管期限，确保档案的留存与销毁合理、适度。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由综合管理部门负责人担任组长，成员包括档案管理人员、相关业务部门代表等。鉴定工作小组负责对公司/组织档案进行定期鉴定。（三）鉴定方法1.根据档案保管期限表，对档案进行逐卷、逐件审查，分析档案的内容、来源、时间等因素，确定档案的保管期限。2.对于保管期限已满或失去保存价值的档案，鉴定工作小组应进行重点审查，提出销毁意见。3.对涉及公司/组织重要权益、历史记录、知识产权等具有长远保存价值的档案，应适当延长保管期限。（四）销毁程序1.经鉴定确需销毁的档案，由档案管理人员填写《档案销毁清册》，详细记录档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.《档案销毁清册》经档案鉴定工作小组审核签字后，报公司/组织主管领导审批。3.批准销毁的档案，由档案管理人员会同相关部门指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。4.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认，并将《档案销毁清册》归档保存。六、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案实体安全。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案装具等，满足档案保管的环境要求。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止档案受到污染和损坏。（二）保管方式1.纸质档案应采用密集架、档案柜等装具进行存放，按照类别、年度、保管期限等顺序排列，便于查找和管理。2.电子档案应采用磁盘、磁带、光盘等存储介质进行备份存储，并建立异地容灾备份机制，确保电子档案数据的安全性和可靠性。3.声像档案应根据载体形式分别进行保管，照片应冲印或扫描后进行归档，录音、录像应进行数字化转换后存储，同时保留原始载体。（三）保管要求1.建立健全档案保管制度，明确档案保管人员的职责，定期对档案进行清查核对，确保档案数量准确、质量完好。2.对档案的出入库进行严格登记，详细记录档案的名称、数量、出入库时间、借阅人等信息，做到账物相符。3.加强对档案保管环境的监测和控制，定期检查档案库房的温湿度、消防设施、防虫情况等，及时发现并解决问题。4.对破损、褪色、变质的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。七、档案的利用（一）利用原则档案利用应遵循合法、合规、合理的原则，在确保档案安全的前提下，为公司/组织的各项工作提供及时、有效的档案信息支持。（二）利用范围1.公司/组织内部各部门及员工因工作需要查阅、借阅档案的，可按照规定办理相关手续后进行利用。2.外单位因工作需要查阅、借阅公司/组织档案的，应按照国家有关规定和公司/组织相关制度办理审批手续，经同意后方可查阅、借阅。（三）利用方式1.查阅档案公司/组织内部人员查阅档案，应填写《档案查阅登记表》，注明查阅档案的名称、目的、时间等信息，经档案管理人员审核后，在指定地点查阅。查阅档案时，应保持档案的整洁和完好，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换等。2.借阅档案借阅档案应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等，经部门负责人审批后，到档案管理人员处办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容，按时归还档案。（四）利用登记档案管理人员应对档案利用情况进行详细登记，包括查阅、借阅档案的时间、人员、内容、归还情况等信息，定期对档案利用登记进行统计分析，为档案管理工作提供参考依据。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案信息的数字化采集、存储、检索、利用和共享，提高档案管理工作的效率和水平。（二）信息化建设内容1.档案数字化对公司/组织现存的纸质档案、声像档案等进行数字化转换，将档案信息录入档案管理系统，建立数字化档案数据库。2.档案管理系统建设选用符合公司/组织实际需求的档案管理软件，构建涵盖档案收集、整理、鉴定、保管、利用等全流程的信息化管理平台，实现档案业务的自动化处理和信息化管理。3.信息安全保障建立健全档案信息化安全管理制度，采取数据加密、身份认证、访问控制、防火墙、入侵检测等安全技术措施，保障档案信息的安全。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案管理系统的操作技能，按照系统要求及时录入、更新档案信息，确保档案数据的准确性和完整性。2.加强对档案管理系统的维护和管理，定期进行系统备份和数据清理，确保系统的稳定运行。3.严格遵守档案信息化安全规定，不得擅自修改、删除档案管理系统中的数据，不得泄露系统账号和密码，防止档案信息泄露和系统遭受攻击。九、监督与考核（一）监督检查1.综合管理部门定期对各部门档案工作进行监督检查，检查内容包括档案管理制度执行情况、档案收集整理质量、档案保管条件、档案利用服务等方面。2.监督检查可采取定期检查与不定期抽查相结合的方式，通过查阅档案资料、实地查看档案库房、询问相关人员等方法进行。3.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改，并跟踪整改落实情况。（二）考核评价1.建立档案工作考核评价机制，制定科学合理的考核评价指标体系，对各部门档案工作进