工程造价技术档案管理制度

工程造价技术档案管理制度一、总则工程造价技术档案是工程项目建设过程中，与工程造价确定和控制相关的各类技术性文件、资料的系统集合，是反映项目造价管理水平、工程经济活动真实情况的重要依据，也是后续项目评估、审计、维护、改扩建以及类似工程投资估算的宝贵资料。为规范我单位工程造价技术档案的管理工作，确保档案的真实、完整、规范、安全和有效利用，特制定本制度。本制度依据国家及地方相关档案管理法规、工程造价管理规定，并结合我单位实际情况制定。凡我单位参与投资、建设、管理的工程项目，其工程造价技术档案的形成、收集、整理、归档、保管、利用和销毁等活动，均适用本制度。工程造价技术档案管理工作应遵循统一领导、分级负责、全程跟踪、规范整理、安全保密、便于利用的原则。各相关部门及人员须高度重视，认真执行。二、工程造价技术档案的构成与分类工程造价技术档案的构成应全面反映工程项目从决策到竣工结算（甚至后评价）各阶段的造价管理过程。其主要内容及分类如下：（一）项目决策阶段造价档案此阶段档案主要包括项目建议书、可行性研究报告及其批复文件中与投资估算相关的章节和附件；投资估算书（含编制说明、估算表、主要材料设备数量及价格、各项费用计算依据等）；相关的市场调研资料、询价记录、专题论证报告（如工艺比选、方案优化对造价影响的分析等）。（二）设计阶段造价档案此阶段档案主要涵盖方案设计估算、初步设计概算及其审批文件；施工图设计预算书；各类设计变更（含洽商）引起的造价调整文件及测算资料；材料设备价格信息（包括招标采购前的市场询价、认质认价单等）；限额设计相关的造价控制文件和分析记录。（三）招投标阶段造价档案此阶段档案主要包括招标控制价（或标底）编制说明、成果文件及相关计算底稿；招标文件中与造价相关的条款（如合同价款约定方式、风险范围、调价原则等）；投标文件中的商务标部分（含投标报价、综合单价分析表、主要材料清单报价等）；评标过程中与造价相关的评审记录、询标纪要；中标通知书及中标人的投标文件副本。（四）施工阶段造价档案此阶段档案是工程造价技术档案的核心部分，主要包含施工合同（含补充协议）中关于工程造价的全部条款；施工组织设计中涉及的施工方案对造价影响的分析；已标价工程量清单及其明细；工程计量与支付资料（含已完工程量报表、支付证书、工程款支付申请与审批单）；各类工程变更、现场签证的确认文件及其对应的造价增减核算资料（包括变更签证的原因、内容、数量、单价、总价计算过程及各方签认手续）；材料、设备的价格确认资料（如采购合同、认价单、市场价格波动情况分析及调整依据）；施工索赔与反索赔的相关文件、依据资料及最终处理结果的造价文件；工程进度款支付台账、造价动态控制分析报告等。（五）竣工结算阶段造价档案此阶段档案主要包括竣工结算书（含编制说明、结算汇总表、分部分项工程结算表、措施项目结算表、其他项目结算表、规费和税金计算表等）；竣工结算审核报告（若有委托外部单位审核）；与结算相关的所有支撑材料，如竣工图、竣工验收报告、完整的工程变更签证汇总、甲供材领用清单及结算资料、水电费结算单等；结算谈判纪要、争议解决文件（如调解、仲裁或诉讼相关的造价文件）；最终审定的竣工结算总价及各方签认文件。（六）其他相关资料除上述各阶段主要档案外，还应包括工程造价咨询合同（若委托外部造价咨询单位）、造价管理方面的制度文件、计价依据（如国家及地方发布的计价规范、定额、取费标准、政策性调整文件等）、重要的会议纪要（涉及造价决策的）、工程造价专业人员的工作记录、以及其他与项目造价控制相关的有保存价值的文件和资料。档案载体形式包括纸质文件、电子文档、光盘、照片、录音录像等。三、工程造价技术档案的管理职责工程造价技术档案管理工作实行统一领导、分级负责的管理体制。相关部门及人员应明确职责，协同配合，共同做好档案管理工作。（一）档案管理部门档案管理部门是工程造价技术档案的最终归口管理部门，负责制定和完善档案管理相关制度；指导和监督各业务部门对工程造价技术档案的形成、收集、整理、立卷工作；负责档案的接收、登记、分类、编目、保管、统计、鉴定、销毁（按规定程序）和提供利用；确保档案的安全、完整和有效保管，防止档案的损坏、丢失和泄密。（二）工程造价管理部门（或造价工程师/造价员）工程造价管理部门（或具体负责造价工作的工程师/造价员）是工程造价技术档案形成和收集的主要责任部门和人员。负责在项目各阶段，按照本制度要求，及时、准确、完整地收集、整理与工程造价相关的各类文件资料；对收集的资料进行初步审核，确保其真实性、有效性和完整性；按照档案整理规范要求，对资料进行系统整理、组卷、编目，并定期向档案管理部门移交；在档案移交前，对本部门暂存的档案资料负有保管责任，防止遗失和损坏。（三）其他相关部门工程管理、计划合同、财务、物资采购等相关部门，应配合工程造价管理部门，及时提供与工程造价相关的文件资料，如工程合同、物资采购合同、付款凭证、设备材料价格信息等，并对所提供资料的真实性和完整性负责。（四）项目负责人项目负责人对本项目工程造价技术档案的完整性、真实性负总责，应督促项目各相关人员重视并做好档案的形成与收集工作，协调解决档案管理中出现的问题。四、工程造价技术档案的形成与收集工程造价技术档案的形成与收集是档案管理的基础环节，应贯穿于工程项目建设的全过程，坚持“谁形成、谁收集、谁负责”的原则。在文件资料形成过程中，相关人员应确保文件的格式规范、内容真实、数据准确、手续完备（如各方签字盖章齐全）。对于重要的口头指令、电话记录等，应及时整理形成书面文字，并经相关方确认。档案资料的收集应及时进行，避免拖延遗漏。各阶段工作完成后，相关责任人应在规定时间内将本阶段形成的工程造价技术资料收集齐全。对于分散在不同人员手中的资料，应由专人负责汇总。收集范围应全面覆盖本制度第二条所列的各项内容，确保不缺项、不漏项。特别要注意对工程变更签证、索赔、价格调整等动态变化资料的及时收集和确认，避免事后补签或无法追溯。五、工程造价技术档案的整理、编目与保管收集到的工程造价技术档案资料，应按照工程项目的自然形成规律和工程造价管理的内在联系，进行科学、系统的整理和编目。整理工作包括分类、组卷、排列、编号、填写卷内目录和备考表等步骤。组卷应遵循“单位工程”或“专业”、“阶段”相结合的原则，做到条理清晰，便于查阅。卷内文件材料应按形成时间顺序或逻辑关系排列，并编写页号。不同载体的档案应分别整理，但内容上保持有机联系。档案的编目应规范、清晰，包括案卷题名的拟定、案卷号的编制等。案卷题名应简明扼要地反映卷内文件的主要内容和特征。档案管理部门应建立健全档案检索体系，如编制案卷目录、全引目录、专题索引等，方便快速查询和利用。档案的保管应符合国家有关档案保管的规定，配备必要的档案库房和设施，保持适宜的温度、湿度，做好防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等工作。对于电子档案，应采取异地备份、定期刻录、防病毒、防磁等措施，确保其长期可读和安全存储。档案管理人员应定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理。六、工程造价技术档案的利用工程造价技术档案的利用是实现其价值的重要途径。档案管理部门应建立健全档案借阅制度，明确借阅范围、审批程序、借阅期限和归还要求。单位内部人员因工作需要查阅档案时，须经相关负责人批准，办理借阅手续，并在指定地点查阅。查阅时应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案内容，不得将档案带出规定查阅区域。如需复制档案材料，须经档案管理部门负责人批准，并由档案管理人员负责复制，复制件须加盖档案证明章。外部单位或人员查阅档案，须持单位介绍信和有效身份证件，经本单位分管领导批准后方可查阅，原则上不允许带出，特殊情况需借出时，须报请单位主要领导批准，并严格限定归还时间。档案利用完毕后，借阅人应及时归还，档案管理人员应对归还档案进行检查、清点，确认无误后注销借阅登记。对于涉及国家秘密、商业秘密和工作秘密的工程造价技术档案，应严格遵守保密规定，严防泄密事件发生。七、工程造价技术档案的电子化管理随着信息技术的发展，积极推进工程造价技术档案的电子化管理是提高管理效率和水平的必然趋势。鼓励在工程造价管理过程中形成的各类文件资料，优先采用电子文档形式，并确保其真实性、完整性和有效性。电子档案的形成、收集、整理、归档、保管、利用等环节，应符合国家和行业关于电子文件管理的相关标准和要求。电子档案应与纸质档案同步生成、同步归档，并建立严格的备份制度和安全保密措施，防止数据丢失、损坏或被非法篡改。对于纸质档案，应根据需要进行数字化扫描，形成电子档案，实现档案的双套制管理或逐步向单套制管理过渡。八、工程造价技术档案的鉴定与销毁对于保管期限已满的工程造价技术档案，应由档案管理部门会同工程造价管理部门及相关业务部门组成鉴定小组，按照国家有关规定和项目实际情况进行鉴定。经鉴定，仍有继续保存价值的档案，应重新划定保管