广州档案管理制度规定

广州档案管理制度规定一、总则

第一条为规范广州市档案管理工作，加强档案资源保护与利用，促进城市可持续发展，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》等法律法规，结合本市实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于广州市行政区域内各级机关、企事业单位、社会团体及其他组织形成的各类档案，包括纸质档案、电子档案、声像档案及其他形式载体档案。

第三条档案管理工作应当遵循统一领导、分级负责、依法管理、安全保密的原则，确保档案的完整性、真实性和有效性。

第四条市档案行政管理部门负责全市档案工作的统筹规划、监督指导和综合协调，区、县级市档案行政管理部门负责本行政区域内的档案管理工作。各级机关、企事业单位应当设立档案管理机构或指定档案管理员，负责本单位的档案收集、整理、保管和利用工作。

第五条档案工作应当与信息化建设相结合，推进档案数字化、网络化管理，提高档案管理效率和服务水平。

第六条档案管理人员应当具备相应的专业知识和管理能力，定期接受档案业务培训，确保档案工作符合国家标准和行业规范。

第七条档案管理应当建立健全责任追究制度，对违反档案管理规定的单位和个人，依法依规追究责任。

第八条档案利用应当遵循开放与保密相结合的原则，依法保障公众的档案查阅权，同时严格保护国家秘密、商业秘密和个人隐私。

第九条本制度由市档案行政管理部门负责解释，自发布之日起施行。

二、档案管理机构与职责

第十条各级机关、企事业单位应当根据档案数量和管理需要，设置相应的档案管理机构或配备专职档案管理员。档案管理机构的设置应当符合档案业务工作要求，具备档案保管所需的库房、设备和工作空间。

第十一条档案管理机构的主要职责包括：

（一）负责本单位档案的收集、整理、分类、编目和保管工作；

（二）制定档案管理制度，并组织实施；

（三）指导本单位各部门的档案工作，监督档案管理规范的执行；

（四）定期开展档案鉴定工作，对失去保存价值的档案提出销毁意见；

（五）推进档案数字化建设，实现档案信息资源的共享和利用；

（六）配合档案行政管理部门的监督检查，及时整改存在的问题。

第十二条档案管理员应当具备以下条件：

（一）熟悉档案管理业务，掌握档案管理的基本知识和技能；

（二）具有良好的职业道德，严格遵守档案保密规定；

（三）具备一定的计算机应用能力，能够熟练操作档案管理软件；

（四）定期参加档案业务培训，不断提高自身业务水平。

第十三条档案管理员的具体职责包括：

（一）负责档案的日常管理，包括档案的接收、登记、整理和保管；

（二）编制档案目录和检索工具，方便档案的查阅利用；

（三）定期检查档案保管状况，确保档案安全；

（四）参与档案数字化工作，负责档案扫描、录入和数据库建设；

（五）配合档案行政管理部门的监督检查，提供必要的档案资料。

第十四条档案管理机构应当建立健全档案工作责任制，明确各级人员的职责分工，确保档案管理工作有序开展。

第十五条档案管理机构应当定期向档案行政管理部门报告工作情况，接受业务指导和监督。档案行政管理部门应当及时提供技术支持和培训，帮助档案管理机构提高管理水平。

第十六条档案管理机构应当加强与相关部门的沟通协调，形成档案工作合力。例如，与保密部门协作，确保涉密档案的安全管理；与信息化部门合作，推进档案数字化建设；与业务部门对接，确保档案资料的完整性和准确性。

第十七条档案管理机构应当建立健全档案工作档案，记录档案管理工作的各个环节，包括档案的收集、整理、保管、利用等，形成完整的档案工作历史记录。

第十八条档案管理机构应当定期开展档案工作评估，总结经验，查找不足，不断改进档案管理工作。评估结果应当作为改进工作的重要依据，推动档案管理水平的持续提升。

三、档案的收集与整理

第十九条档案收集应当遵循全面性、系统性和及时性的原则，确保应当归档的文件材料完整、准确、系统地收集起来。

第二十条各单位应当根据工作职责和档案管理制度，明确各部门文件材料的归档范围和保管期限，并在年度终了后及时向档案管理机构移交。

第二十一条档案管理机构应当制定文件材料归档范围和保管期限表，经单位负责人批准后公布实施。归档范围和保管期限表应当根据实际情况进行修订和完善。

第二十二条档案收集工作应当注重完整性，确保应当归档的文件材料全部收集到位。对于跨部门、跨单位的重大活动或项目，应当建立协调机制，确保相关档案材料的完整收集。

第二十三条档案收集工作应当及时进行，避免文件材料积压或丢失。各单位应当建立文件材料收集的定期检查制度，确保文件材料及时归档。

第二十四条档案收集工作应当注重系统性，确保归档的文件材料能够反映工作活动的全过程。对于重要活动或项目，应当收集相关会议记录、工作计划、总结报告等文件材料，形成完整的档案体系。

第二十五条档案收集工作应当注重准确性，确保归档的文件材料真实、准确、完整。各单位应当建立文件材料的审核制度，确保归档文件材料的真实性和准确性。

第二十六条档案管理机构应当建立文件材料收集的登记制度，详细记录收集的文件材料名称、数量、时间等信息，确保文件材料收集的可追溯性。

第二十七条档案收集工作应当注重安全性，确保文件材料在收集过程中不受损坏或丢失。对于重要文件材料，应当采取必要的保护措施，例如使用专用文件袋、文件盒等。

第二十八条档案整理应当遵循分类、排序、编号的原则，确保档案的有序管理。

第二十九条档案分类应当根据文件材料的性质、内容和形成规律进行划分，形成合理的分类体系。分类体系应当清晰、简明、易于理解，方便档案的检索和利用。

第三十条档案排序应当按照文件材料形成的时间顺序或逻辑顺序进行排列，确保档案的连贯性和逻辑性。对于不同类型的文件材料，可以采用不同的排序方法，例如按照时间、按照项目、按照部门等。

第三十一条档案编号应当采用统一的编号规则，确保每个档案都有唯一的编号。编号规则应当包括分类号、顺序号、保管期限等信息，方便档案的管理和检索。

第三十二条档案整理应当注重一致性，确保同一类档案的整理方法相同。对于不同类型的档案，可以根据实际情况采用不同的整理方法，但应当保持整理方法的连贯性和一致性。

第三十三条档案整理应当注重实用性，确保整理方法能够方便档案的检索和利用。例如，可以采用主题索引、关键词索引等多种检索工具，方便用户查找所需档案。

第三十四条档案整理应当注重安全性，确保档案在整理过程中不受损坏或丢失。对于重要档案，应当采取必要的保护措施，例如使用专用档案盒、档案架等。

第三十五条档案整理完成后，应当编制档案目录和检索工具，方便档案的查阅利用。档案目录应当包括档案编号、标题、日期、责任者等信息，检索工具应当包括索引、关键词等，方便用户查找所需档案。

四、档案的保管与安全

第三十六条档案保管应当遵循安全、有序、便于利用的原则，确保档案的实体安全和信息安全。各单位应当为档案保管提供必要的库房和设备，并配备专职人员负责日常保管工作。

第三十七条档案库房应当符合档案保管的要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等条件。库房内应当保持清洁、干燥、通风，避免阳光直射和高温环境。对于特殊载体档案，例如纸质档案、磁性档案、光盘档案等，应当根据其特性采取相应的保管措施。

第三十八条档案保管应当进行定期检查，及时发现并处理库房环境问题和档案损坏情况。档案管理员应当每天检查库房环境，每周对档案进行外观检查，每月进行全面检查，并做好检查记录。

第三十九条档案保管应当实行定期鉴定制度，对档案的价值和保存价值进行评估，确定保管期限。鉴定工作应当由档案管理员和单位领导共同参与，并形成鉴定报告。对于失去保存价值的档案，应当按照规定程序进行销毁。

第四十条档案保管应当实行借阅登记制度，对借阅档案进行登记，并规定借阅期限。借阅档案应当办理借阅手续，并按照规定时间归还。对于重要档案，应当限制借阅范围，并采取必要的保护措施。

第四十一条档案保管应当实行数字化备份制度，对重要档案进行数字化备份，并定期进行备份检查。数字化备份应当在异地进行，并确保备份数据的完整性和可用性。

第四十二条档案保管应当实行信息安全制度，对电子档案进行加密存储和访问控制，防止未经授权的访问和修改。对于涉密电子档案，应当采取更高的安全措施，例如物理隔离、加密传输等。

第四十三条档案保管应当实行应急预案制度，制定档案火灾、水灾、盗窃等突发事件的应急预案，并定期进行演练。应急预案应当包括应急处置流程、人员分工、物资准备等内容。

第四十四条档案保管应当实行责任追究制度，对违反档案保管规定的行为进行追究，并依法追究相关责任人的责任。责任追究应当根据情节轻重，采取警告、罚款、行政处分等措施。

第四十五条档案保管应当实行持续改进制度，定期对档案保管工作进行评估，总结经验，查找不足，并采取改进措施。持续改进应当包括档案保管制度的完善、档案保管技术的提升、档案保管人员的培训等内容。

第四十六条档案保管应当注重环境保护，采用环保材料进行档案装具的制作，并减少档案保管过程中的能源消耗。例如，采用节能灯具、节水设备等，降低档案保管对环境的影响。

第四十七条档案保管应当注重信息化建设，利用信息技术提高档案保管效率和服务水平。例如，采用档案管理系统、数字档案馆等，实现档案保管的数字化、网络化。

第四十八条档案保管应当注重合作交流，与其他单位的档案管理机构进行合作交流，学习先进的档案保管经验和技术。例如，参加档案保管研讨会、开展档案保管技术培训等。

第四十九条档案保管应当注重宣传教育，加强对员工的档案保管意识教育，提高员工对档案保管工作重要性的认识。例如，开展档案保管知识讲座、制作档案保管宣传资料等。

第五十条档案保管应当注重创新发展，探索新的档案保管方法和技术，提高档案保管的科学性和有效性。例如，采用新材料、新技术进行档案保管，提高档案保管的寿命和安全性。

五、档案的利用与开放

第五十一条档案利用应当遵循方便利用、安全保密的原则，保障公众依法获取档案信息的权利，同时严格保护国家秘密、商业秘密和个人隐私。各单位应当建立档案利用制度，明确档案利用的申请、审批、提供和监督等环节，确保档案利用工作规范有序。

第五十二条公众可以利用档案，应当向档案管理机构提出利用申请，并提供必要的身份证明和利用目的说明。档案管理机构应当对申请人的身份和利用目的进行核实，并根据档案管理的规定和权限进行审批。

第五十三条档案管理机构应当提供档案查阅服务，方便公众查阅所需档案。对于纸质档案，应当设置档案查阅室，并提供必要的查阅设备和服务。对于电子档案，应当建立档案数据库，并提供在线查阅服务。

第五十四条档案管理机构应当提供档案复印、复制服务，方便公众获取档案信息。对于涉密档案，应当采取严格的保密措施，防止泄密事件发生。对于珍贵档案，应当限制复印、复制，并采取必要的保护措施。

第五十五条档案管理机构应当提供档案咨询服务，解答公众关于档案的疑问。档案管理员应当熟悉档案业务，能够提供专业的档案咨询服务。对于复杂的问题，可以组织专家团队进行解答。

第五十六条档案管理机构应当提供档案寄存服务，方便公众临时存放个人档案。寄存档案应当签订寄存协议，明确双方的权利和义务。档案管理机构应当确保寄存档案的安全，并定期进行检查。

第五十七条档案利用应当实行收费制度，对档案利用服务进行收费。收费标准应当根据档案的价值、利用方式等因素确定，并公布实施。收费收入应当用于档案事业的发展，并接受审计监督。

第五十八条档案利用应当实行监督制度，对档案利用过程进行监督，防止滥用档案信息或泄密事件发生。档案管理机构应当建立档案利用监督机制，定期对档案利用情况进行检查，并处理违规行为。

第五十九条档案利用应当实行反馈制度，收集公众对档案利用服务的意见和建议，并及时进行改进。档案管理机构应当建立档案利用反馈机制，通过问卷调查、座谈会等方式收集公众的意见，并进行分析和改进。

第六十条档案利用应当实行信息化建设，利用信息技术提高档案利用效率和服务水平。例如，采用档案管理系统、数字档案馆等，实现档案利用的数字化、网络化。

第六十一条档案利用应当注重合作交流，与其他单位的档案管理机构进行合作交流，共享档案资源，提高档案利用的服务水平。例如，建立档案利用联盟、开展档案利用合作等。

第六十二条档案利用应当注重宣传教育，加强对公众的档案利用意识教育，提高公众对档案利用重要性的认识。例如，开展档案利用知识讲座、制作档案利用宣传资料等。

第六十三条档案利用应当注重创新发展，探索新的档案利用方法和技术，提高档案利用的科学性和有效性。例如，采用新的信息技术、开发新的档案利用工具等，提高档案利用的效率和服务水平。

第六十四条档案开放应当遵循逐步开放、有序开放的原则，确保开放档案的安全性，同时保障公众的知情权。各单位应当制定档案开放计划，明确开放档案的范围、程序和时间，并按照计划逐步实施。

第六十五条档案开放应当对开放档案进行鉴定，确定开放档案的保存价值和安全风险，并采取相应的开放措施。对于涉密档案，应当进行脱密处理，或者限制开放范围和方式。

第六十六条档案开放应当建立开放档案目录，方便公众查找所需开放档案。开放档案目录应当包括档案编号、标题、开放时间、责任者等信息，并定期更新。

第六十七条档案开放应当提供开放档案查阅服务，方便公众查阅所需开放档案。对于纸质开放档案，应当设置开放档案查阅室，并提供必要的查阅设备和服务。对于电子开放档案，应当建立开放档案数据库，并提供在线查阅服务。

第六十八条档案开放应当提供开放档案复印、复制服务，方便公众获取开放档案信息。对于珍贵开放档案，应当限制复印、复制，并采取必要的保护措施。

第六十九条档案开放应当实行监督制度，对开放档案的过程进行监督，防止泄密事件发生。档案管理机构应当建立开放档案监督机制，定期对开放档案情况进行检查，并处理违规行为。

第七十条档案开放应当实行反馈制度，收集公众对开放档案的意见和建议，并及时进行改进。档案管理机构应当建立开放档案反馈机制，通过问卷调查、座谈会等方式收集公众的意见，并进行分析和改进。

六、监督与法律责任

第七十一条市档案行政管理部门应当加强对全市档案管理工作的监督检查，定期或不定期地对各级机关、企事业单位的档案管理工作进行抽查，评估其档案管理制度的落实情况和档案管理工作的质量。检查结果应当作为评价单位工作绩效的重要依据之一。

第七十二条各级机关、企事业单位应当建立健全内部档案管理监督机制，设立档案工作委员会或指定专门机构负责档案工作的内部监督，定期对档案管理工作的各个环节进行自查，及时发现并纠正存在的问题。内部监督机构应当直接向单位领导汇报工作，确保监督的独立性和有效性。

第七十三条档案行政管理部门在监督检查中发现档案管理工作中存在问题的，应当及时向被检查单位发出整改通知书，明确整改内容、要求和时限。被检查单位应当制定整改方案，认真落实整改措施，并将整改情况报告档案行政管理部门。档案行政管理部门应当对整改情况进行跟踪复查，确保问题得到有效解决。

第七十四条档案行政管理部门应当建立档案管理违法行为举报制度，公布举报电话、邮箱等渠道，鼓励社会各界对档案管理违法行为进行监督举报。收到举报后，应当及时调查核实，并根据调查结果依法进行处理。对举报有功的单位和个人，应当给予适当的奖励。

第七十五条档案行政管理部门应当加强对档案管理工作