工程档案管理办法

年4月19日工程档案管理办法文档仅供参考工程档案管理办法科研工程档案管理办法

第一章

总则第一条

为切实做好科研工程档案的收集、整理和保管、利用，充分发挥科研工程档案在科学研究、工程建设、科研管理和社会主义现代化建设中的作用，依据国务院批准的“科学技术档案工作条例”，中科院文件“中国科学院科学技术档案工作办法”，“中国科学院基本建设档案建档规范”，结合我所大型科研装置重离子加速器工程和基本建设等具体情况，制定本管理办法。第二条

工程档案是国家的宝贵财富，是科研工程人员劳动智慧的结晶，是近物所科技资源的重要储备形式，必须实行集中、统一管理，防止分散和遗失。第三条

科研工程档案工作，实行两纳入的运作机制：（1）纳入科研工程档案管理，与计划、课题、成果管理紧密结合；（2）纳入科技人员的岗位职责。科技文件材料的整理、归档，是科研工程项目（课题）结束或阶段性完成，以及科技人员的工作业绩，得以实际认可的最后一项定性指标。第四条

科研工程工作与建档工作实行四同步：下达计划任务与提出科技文件材料归档同步；检查计划进度与检查档案材料的积累情况同步；验收、鉴定科研成果及工程项目与鉴定、验收、科技档案同步；科技人员晋职升级、成果上报，与档案部门出具科技文件材料的归档证明同步未在归档定期限内归档的科研工程项目（课题），不能上报成果。项目（课题）主要参加人员的有关待遇和职级晋升资格，按本所《职工年度考核暂行办法》中的相关规定执行。

第二章

归档要求、范围和分类编号

第五条

科技文件材料的形成、积累、整理、归档。以科研工程项目（课题）开始为起点，陆续收集，及时整理；项目（课题）完成或中止时，当即整理、组卷、归档。第六条

科技文件材料的收集、整理与归档工作，由项目（课题）负责人负责组织。小项目由完成者本人负责归档，项目负责人督促、第七条

凡由我所主持并有兄弟单位协作攻关研究项目，由我所档案部门保管整套档案。外协单位所形成的科技文件材料，由本所项目负责人收集、整理、归档。第八条

科研工程人员调动时，须将本人承担任务中形成、积累的科技文件材料，清理、移交给室主任或档案部门后，人事处方可办理调离手续。第九条

科研工程科技文件材料归档范围。工程前期：调研报告、方案的选择、方案论证及专家评估材料，项目建议书及批文，计划任务书及批文，初步设计方案，可行性研究报告，设计任务书及批文，协议委托书，国内外考察报告，重要学术会议材料及声像材料，决策性文件，项目的研制计划及工作总结，有关项目的来往文件及电报等；物理设计、扩初设计、征用土地、拆迁、补偿文件、工程选址、施工执照及红线图，工程概算、环境预测调研报告及专家论证材料，承包合同、协议、招标、中标文件，消防措施，工程勘察报告，地质图，地形、地貌、建筑物、构筑物平面图，水文、气象、地震等基础材料。设计阶段：初步设计、物理设计、技术设计、施工设计、设计说明、设计计算、技术规范、规程、模拟试验、总体规划设计、设计论证评估材料及其它材料，工程的预算等。施工、竣工阶段：工程地质勘察设计，计划，地质化验报告及试验结果，重要土、岩样试验报告，施工定位测量，建筑物、构筑物测量定位及观察记录，开工报告，工程技术要求，技术交底，图纸会审纪要，施工图，施工方案及组织设计，施工计划，施工安全措施，原材料出厂证明及质量鉴定表建筑材料的试验报告，代用材料的审批单，施工记录及大事记，有关研究成果申报审批材料，技术推广，科技人员考察及学术交流材料，重要技术会议材料，论文、专著等。非标加工图及修改图，加工合同、协议书、非标设备焊接记录，加工检验探伤记录，设备检验材料，设备安装、调试记录、安全操作规程，技安防护措施，事故分析报告处理意见，运行记录，单项工程验收报告及评审材料，非标加工中技术性来往文电，财务计划，年度计划，工程进展报告及总结，工程决算书，设备明细表，竣工报告及竣工图，工程的鉴定、验收材料，工程建设过程的声像材料等。第十条

归档要求1.

当一个项目（课题）结束后，项目（课题）负责人按其内部的有关联系和自然规律，完整、准确、系统地进行组卷、归档，填写“科技档案说明书”和备考表。备考表要说明档案的完整、准确情况以及取得的负结果，因故中断的应注明原因。然后交室领导审查签字，重要的须送所负责人审查，最后经业务主管职能部门验收后正式归档。2.

所归图纸（含底图）的规格，一律按国家统一标准图幅执行。图纸各框内，要逐项签名、并注明时间，图纸必须填写目录、图号并注明张数。3.

凡归档的文字部分用纸，统一在档案室领用。书写要字迹工整、清楚，一律用碳素墨水或兰黑墨水。4.

归档时，由归档人员将所归档的科技文件材料，填写归档清单一式二联，办理交接手续，一联自存，一联交档案室备查。第十一条

归档时间1.

一般情况下，一个项目（课题）结束后即整理归档，最迟不得超过一个月。周期长的课题分阶段，阶段任务完成后即整理、归档。2.

技术性的来往文电，会议纪要、协议、合同，年终整理、归档。3.

基本建设项目，由主管此项目的负责人待工程全部完工、验收后，即进行整理归档。4.

技术性的文件材料，如计算数据、程序、工作总结等文字部分归档一份，蓝图归档二份。第十二条

科研工程档案的分类，按工程代号、建设阶段、工程结构、系统、保管单位五级分类。编号采用汉语拼语字母与阿拉伯字并用的方法（详见科研工程档案分类编号表）。格式：

第三章

科研工程档案的管理

第十三条

档案部门对接收来的档案，应及时进行整理、装订成册，并按本办法第十二条规定编号。图纸应叠成手风琴式，名框均标在外；案卷封面等应填写清楚，字迹要端正，卷内页数均要编写上序号页码。第十四条

根据保密条例，档案人员会同科技人员对档案进行密级划分，并根据其保管价值划分保管期限：永久、长期（30年左右）、短期（以内）。第十五条

所归档按分类表，分别直立于柜内，每柜门上均表明所装档案内容、编号，以便查找。底图应平放柜内。第十六条

所归档分门别类进行登记建帐，同时编写分类卡、作者卡、借阅卡，以便提供利用。第十七条

对已归档的科技文件材料，需要补充、修改时，必须经过室领导、重要的经主管工程所领导批准，方可进行。第十八条

所归档案要科学保管和保护，对库存卷册和借阅情况，定期进行清查和统计，以便掌握档案的基本情况。第十九条

科技档案的鉴定、销毁。1.

因设计变更、原档案作废，应及时抽出、造册报批，进行处理。2.

根据国家档案行政管理部门的有关规定和程序，对库存档案的保存价值、保管期限和所划密级，进行鉴定。3.

经鉴定予以销毁的档案，要逐卷造册，由业务主管领导审批、签字后，定点、专人监销。

第四章

科研工程档案的利用

第二十条

本所科技人员，因工作需要可到档案室借阅档案、资料。借阅机密档案须经室领导批准，借阅绝密档案经主管所领导批准。但不外借，一律在档案室查阅。借阅份数，一次最多三份，累计不超过五份，借期不超过一个月。第二十一条

科技档案的底稿与底图不外借，可在档案室查阅。因工作需要复制时，须经室和业务主管领导批准。第二十二条

所借档案资料，不得转借她人，不得涂改、损坏、拆散、剪贴，更不得丢失、泄密、如有上述情况者，按《档案法》第五章有关条款处理。第二十三条

外单位借阅档案，凭介绍信并注明查阅目的和范围。在档案室查阅，不外借，如有特殊情况须外借，经业务主管部门领导批准。外协单位，因工作需要查阅与协作项目相关的档案时，手续与