兼职档案员岗位责任制度

PAGE兼职档案员岗位责任制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理工作，确保兼职档案员认真履行职责，规范档案收集、整理、保管、利用等工作流程，提高档案管理水平，特制定本岗位责任制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部兼职从事档案管理工作的人员。（三）基本原则1.统一领导、分级管理原则公司档案工作实行统一领导，由综合管理部门负责统筹协调，各部门兼职档案员负责本部门档案的具体管理工作，确保档案管理工作有序开展。2.完整准确、系统安全原则兼职档案员应确保所负责档案的内容完整、准确，分类科学、系统，同时保障档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。3.便于利用原则档案管理的各项工作应以便于公司内部各部门及相关人员查阅利用为出发点，提高档案的使用效率。二、兼职档案员任职条件（一）政治素质兼职档案员应具备良好的政治素养，热爱档案事业，坚持原则，保守机密。（二）业务能力1.熟悉档案管理的基础知识和工作流程，掌握档案分类、编号、编目等技能。2.具备一定的文字处理能力，能够准确编写档案检索工具和相关说明。3.了解公司各部门的业务工作，以便更好地收集、整理和保管与之相关的档案。（三）工作态度工作认真负责，严谨细致，具有较强的责任心和敬业精神，能够按时完成档案管理各项工作任务。三、岗位职责（一）档案收集1.负责本部门各类文件材料的收集工作，确保文件材料齐全、完整。2.定期对本部门产生的文件材料进行清查，及时发现并纠正文件材料收集过程中的遗漏现象。3.指导本部门员工正确整理和移交文件材料，明确文件材料的归档范围和保管期限。（二）档案整理1.按照公司档案分类方案，对收集到的文件材料进行分类、编号、装订等整理工作。2.编制档案目录，准确填写档案的题名、日期、编号、责任者等信息，确保目录清晰、准确。3.对整理好的档案进行装盒，填写盒脊和备考表，保证档案存放有序、便于查找。（三）档案保管1.负责本部门档案的日常保管工作，确保档案存放环境安全、整洁，具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。2.定期对档案进行检查，发现问题及时采取措施进行处理，如档案损坏、字迹褪色等情况，要及时进行修复或复制。3.严格执行档案借阅制度，对档案的借阅、归还进行详细登记，确保档案的安全与完整。（四）档案利用1.积极为公司内部各部门及相关人员提供档案查阅服务，按照规定办理查阅手续，及时准确地提供所需档案。2.根据公司工作需要，协助编制档案检索工具，如全宗指南、分类目录、专题目录等，提高档案利用效率。3.对档案利用情况进行登记和统计，了解档案利用的频率和效果，为档案管理工作的改进提供依据。（五）档案信息化管理1.协助推进公司档案信息化建设，将纸质档案进行数字化扫描录入，建立电子档案数据库。2.负责电子档案的分类、存储和维护，确保电子档案的安全和可访问性。3.熟练使用档案管理软件，进行档案信息的录入、查询、统计等操作，提高档案管理工作的信息化水平。（六）档案鉴定与销毁1.按照国家有关规定和公司档案保管期限表，定期对本部门保管的档案进行鉴定，提出档案存毁意见。2.对确无保存价值的档案，填写档案销毁清册，经公司领导批准后，按照规定程序进行销毁。3.负责监督档案销毁过程，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。（七）档案移交1.在离职或岗位变动时，负责将所保管的档案及相关资料完整移交给公司指定的人员，并办理交接手续。2.交接内容包括档案实体、档案目录、电子档案数据、档案管理设备等，交接双方应签字确认，确保交接工作清晰、准确。四、工作流程（一）档案收集流程1.文件材料形成后，由产生部门的兼职档案员及时收集，并进行初步整理。2.每月末，兼职档案员将本月收集的文件材料集中进行清查，核对是否齐全、完整。3.对于不符合归档要求的文件材料，及时与相关人员沟通，补充或完善后再进行归档。（二）档案整理流程1.兼职档案员按照档案分类方案，对收集到的文件材料进行分类。2.给每份文件材料编写唯一的编号，并在文件首页加盖归档章，注明编号、日期、责任者等信息。3.将文件材料按照编号顺序进行装订，去除金属物等影响档案保存的物品。4.编制档案目录，按照分类顺序依次填写档案的相关信息，目录应一式两份，一份随档案装订，一份单独成册。5.将整理好的档案装入档案盒，在盒脊上填写档案类别、起止日期、盒号等信息，并在备考表中注明档案的整理情况、变动情况等。（三）档案保管流程1.档案整理完毕后，兼职档案员将档案存放在专门的档案柜中，按照类别和编号顺序排列，便于查找。2.定期对档案进行检查，每季度至少进行一次全面检查，检查内容包括档案的存放状况、有无损坏、字迹是否清晰等。3.发现档案存在问题时，及时采取措施进行处理，如对受潮档案进行晾晒、对褪色字迹进行修复等。4.严格执行档案借阅制度，借阅档案时，借阅人需填写借阅申请表，经部门负责人签字同意后，到兼职档案员处办理借阅手续。兼职档案员对借阅情况进行详细登记，记录借阅人姓名、部门、借阅日期、归还日期等信息。5.借阅人归还档案时，兼职档案员要认真检查档案是否完好无损，并在借阅登记本上注明归还情况。（四）档案利用流程1.公司内部各部门及相关人员因工作需要查阅档案时，需提前向兼职档案员提出申请，填写查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等。2.兼职档案员根据申请内容，在档案管理系统中查询相关档案信息，并确定档案存放位置。3.查阅人在兼职档案员指定的地点查阅档案，查阅过程中不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。4.如需复印或摘录档案内容，需经兼职档案员同意，并按照规定进行登记。复印件应加盖公司档案管理专用章，摘录内容应注明出处。5.兼职档案员对档案利用情况进行登记和统计，每月末汇总本月档案利用情况，形成档案利用报表，上报综合管理部门。（五）档案信息化管理流程1.兼职档案员按照规定的扫描标准和格式，对纸质档案进行数字化扫描。扫描过程中要确保图像清晰、完整，无漏扫、错扫现象。2.将扫描后的电子档案进行命名和分类，建立电子档案数据库。电子档案的命名应遵循唯一性和规范性原则，便于检索和管理。3.定期对电子档案进行备份，备份存储介质应异地存放，确保电子档案数据的安全性。4.利用档案管理软件对电子档案进行编目、检索、统计等操作，及时更新电子档案信息，保证电子档案与纸质档案内容一致。（六）档案鉴定与销毁流程1.兼职档案员根据公司档案保管期限表，定期对本部门保管的档案进行鉴定。鉴定工作应成立由兼职档案员、部门负责人及相关业务人员组成的鉴定小组，共同对档案的保存价值进行评估。2.鉴定小组对档案进行逐卷审核，提出档案存毁意见，填写档案鉴定意见书。对于保存价值不确定的档案，应组织相关人员进行讨论，必要时可咨询档案管理专家。3.对确无保存价值的档案，兼职档案员填写档案销毁清册，清册内容包括档案题名、编号、日期、责任者、保管期限、销毁原因等。4.档案销毁清册报经公司领导批准后，按照规定程序进行销毁。销毁工作应在公司指定的地点进行，由两人以上监销，确保档案销毁彻底。5.销毁完毕后，监销人员在档案销毁清册上签字确认，并将销毁情况报告综合管理部门备案。（七）档案移交流程1.兼职档案员在离职或岗位变动前，提前一周向综合管理部门提交档案移交申请。2.综合管理部门安排专人负责接收档案，并与兼职档案员共同进行档案清点工作。3.交接内容包括档案实体、档案目录、电子档案数据、档案管理设备等。交接双方应按照交接清单逐一核对，确保交接内容完整、准确。4.核对无误后，交接双方在档案交接清单上签字确认，一式三份，交接双方各执一份，综合管理部门留存一份。五、考核与奖惩制度（一）考核内容1.档案收集工作的及时性、完整性，是否存在文件材料遗漏现象。2.档案整理的准确性、规范性，档案分类是否合理，编号是否准确，目录编制是否清晰。3.档案保管工作的安全性，档案存放环境是否符合要求，是否定期进行检查，有无档案损坏、丢失情况。4.档案利用服务的质量，是否及时、准确地为利用者提供档案，利用登记是否完整。5.档案信息化管理工作的进展情况，电子档案数据的录入、维护是否及时、准确。6.档案鉴定与销毁工作的合规性，是否按照规定程序进行鉴定和销毁，销毁清册填写是否规范。（二）考核方式1.定期考核：每半年对兼职档案员进行一次全面考核，由综合管理部门组织实施。考核方式包括档案管理工作检查、查阅利用记录、征求部门意见等。2.不定期抽查：综合管理部门不定期对兼职档案员的档案管理工作进行抽查，发现问题及时记录并反馈。（三）奖惩措施1.奖励对于档案管理工作表现优秀的兼职档案员，公司给予表彰和奖励，如颁发荣誉证书、给予一定的物质奖励等。在档案管理创新方面有突出贡献的，如提出改进档案管理流程、提高档案利用效率的有效建议并被采纳的，给予额外奖励。2.惩罚对于未认真履行岗位职责，导致档案管理工作出现失误的兼职档案员，视情节轻重给予批评教育、警告等处分。因工作失职造成档案丢失、损坏或泄密的，按照公司相关规定追究责任，并给予相应的经济处罚。六、培训与交流（一）培训计划1.综合管理部门每年制定兼职档案员培训计划，明确培训内容、培训方式和培训时间。2.培训内容包括档案管理法律法规、档案业务知识、信息化管理技能等，以提高兼职档案员的业务水平和综合素质。（二）培训方式1.内部培训：定期组织兼职档案员参加公司内部的档案管理培训课程，邀请档案管理专家或经验丰富的管理人员进行授课。2.外部培训：根据实际情况，选派兼职档案员参加外部专业机构举办的档案管理培训讲座或研讨会，拓宽视野，学习先进的档案管理理念和方法。3.在线学习：鼓励兼职档案员利用网络平台进行自主学习，如观看档案管理相关的视频教程、阅读专