一楼咖啡采购业务管理方案设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1一楼咖啡公司基本情况.............................................1

2一楼咖啡采购业务内部控制现状.....................................1

2.1采购项目概述................................................1

2.2主要采购货物情况............................................3

3建立采购原则制度.................................................3

4一楼咖啡采购业务管理设计方案......................................4

4.1供应商选择分析..............................................4

4.1.1初选供应商.............................................4

4.1.2供应商的评估...........................................5

4.2采购成本控制................................................6

4.2.1影响采购成本的要素.....................................6

4.2.2控制成本的途径.........................................6

4.3优化采购团队建设............................................7

5预计效果分析......................................................7

参考资料...........................................................8

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一楼咖啡采购业务管理方案设计

1一楼咖啡公司基本情况

长沙一楼餐饮管理有限公司注册地点为长沙高新开发区桐梓坡西路198号1

01幢4楼406室办公库房，成立于2022-06-27，法人代表为罗鲲。业务范围包

括一般项目：未列入经营服务的其他业务；餐饮经营；打包服务；业务培训(不

含需经许可的教育培训、职业技能培训及其他培训)；酒店经营；品牌经营；经

营管理；企业经营管理方面的咨询；供应链管理服务方面。

FIRSTFLOOR一楼咖啡品牌以潮流文化为介质，致力于引领饮品潮流，追求

时尚，寻找与年轻人的新触点和新共鸣，勇于探索，为追求极致的独立自由青年

喝彩。每一位自由的追求者，都有着对旷野的向往，草稿纸从旷野中汲取灵感，

提取出一抹让自然与心灵不朽的草绿色，这场看似以绿色为先锋的时尚复兴，实

际却是对自由和远方的思想复兴。

2一楼咖啡采购业务内部控制现状

2.1采购项目概述

随着现代生活节奏的快速推进，以及人们生活压力的巨大，个人健康受到越

来越多的人的重视。根据医学研究报告指出，咖啡豆中含有大量有益于人体的健

康成分，因此，咖啡豆中含有大量有益于人体的健康成分。此外，不少最新研究

报告显示，咖啡并不像以往那样，会对人体产生健康危害。相反，咖啡中的某些

成分对身体的保健作用也是非常多的。在此背景下，相信会有更多的人加入到咖

啡的行列中来，并且会有返老还童的趋势。一楼咖啡位于长沙，主营各种中低档

咖啡。采购计划主要是采购咖啡豆。

图1一楼咖啡原材料采购流程图

1

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如上图所示，一楼咖啡采购流程分为提出采购需求、询价比价溢价、确认样

品、供应商选择、签订合同、对账付款六个主要的环节，具体如下：

（1）提出采购需求

需求部是根据之前卖场的需求预测，由需求部负责采购物品。需求部门在每

月25日前提出采购申请，填写《请采购清单》，要求采购清单上注明所需的

名称、规格型号、数量、需求日期、参考价格、用途等，涉及技术指标的，必

须注明相关参数、指标要求等，如有涉及技术指标的，要求采购清单上必须填写

《请采购清单根据申购流程，凡涉及技术指标的申购，须在2个工作日内注明

技术指标对申购申请提出异议的各审核环节，由各相关部门审核，经总经理审批

后交申购部门进行申购，并将意见反馈至申购申请部门。

（2）询价比价议价

公司规定，原则上每种原材料都需要3家或3家以上供应商报价，而采购

商在收到报价单后，根据价格低廉的原则，需要比价、议价、采购。

（3）样品提供和确认

原料主材(咖啡类耗材)均须提供样品并进行确认，送样周期为一周，由采购

人员负责跟踪，收到样品后须第一时间送需求部门确认，必要时需与财务部等

部门相关人员进行确认，如有需要，采购人员将样品送至需求部门，食品、咖啡

耗材样品须做封口处理，以保证储存条件，如有需要，需向需求部门确认，如有

需要以便日后进行货比三家。

（4）供应商选择

需有主体者合法经营。质量好的人，发货时间好的人，价格好的人，服务好

的人。有好口碑的人。供货商，经客户认可。要求采购人员对供货商建立一个信

息台账。

（5）合同签定

采购部门在送样审查合格后，与被抽中的供货商签约。当交易出现纠纷时，

按照合同的批准条款来处理。

（6）对帐付款

购买物品入库后，按照合同约定的付款方式，由购买人履行付款程序。

一楼咖啡物品采购清单如下图所示：

2

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图2一楼咖啡物品采购清单

2.2主要采购货物情况

一楼咖啡物品采购货物主要分为加工类设备、食品类材料、咖啡类材料以及

其他杂项。其中需求频率最高的是食品类材料、咖啡类材料这两种。具体如下表

所示：

表1一楼咖啡物品采购统计表

序号类别具体物品名称

咖啡加工类意大利咖啡机，美国咖啡机，专用咖啡磨，单品咖啡磨，咖啡渣桶，

1

设备商业外卖咖啡磨等。

食品加工类果汁机，搅拌机，奶昔机，冷冻机，微波炉，热狗机，面包机，储

2

设备冰盒，三明治，储藏类，糕点柜，冷冻室，陈列柜等。

3水系统类专用软水设备、开水器、饮水机、洗消池、洗碗机等。

咖啡温度计，电子叫法，奶油枪，气弹，各种咖啡杯，酒杯，托盘

4咖啡器具类

等。

咖啡豆，咖啡糖，咖啡黄糖，咖啡用植脂沫，牛奶奶油，果汁，饮

5咖啡耗材

料，巧克力酱，果香糖浆，鲜果酱，冰激凌，蛋糕等。

咖啡耗用物各种咖啡外带杯，纸巾，吸管，搅拌棒，外带提包等等，应有尽有。

6

品类

设有店堂、水牌、电教器材、电话、杯架等户内(外)桌椅、灯箱、

7其它杂项类

广告用品、耗材台、垃圾箱、壁橱、保险柜。

3建立采购原则制度

本制度是为加强采购计划管理，规范采购工作，保障公司生产经营活动所需

物品的正常、持续供应，降低采购成本，制定本制度，本制度的目的是为了加强

公司生产经营活动所需物品的正常、持续供应，降低采购成本。

（1）询价比价原则

物品采购在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的

基础上，除临时紧急采购的物品外，还必须有3家以上的供货商提供报价，并

与供货商就最终价格进一步商定。

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（2）一致性原则

申购人所订购的物品必须符合申购要求，并与其在“申购单”上列明的申购

数量一致。采购人员要及时向申请部门反馈信息，以便其更改订单或参与其中，

因为市场条件达不到采购请求部的要求或费用过高。如因特定情形导致申购数量

与订单无法完全相符，则差额部分不超过审核通过后申购数量的5-10%。

（3）低价搜索原则

由于我们的门店产品属于经济型，主打性价比，所以，为保证利润，我们采

购的原材料也是需要比较经济的，采购人员随时收集市场价格信息，建立最新的

市场动态和最低价格的供应商信息档案库，做到采购最优化。

4一楼咖啡采购业务管理设计方案

4.1供应商选择分析

4.1.1初选供应商

公司将咖啡豆的采购市场定在云南，而之所以选择云南作为采购市场，是因

为国内集中了云南一省的98.8%的种植面积和98.8%的总产量，除少量咖啡种植

在海南和四川攀枝花地区外，其余全部集中在云南一省。而滇南大部分地区属于

亚热带气候，正好处在世界公认最适合种植咖啡的种植带上，非常适合咖啡生长。

云南咖啡主要种植阿拉比卡种(Catimo，Tibica)咖啡，属于粒状咖啡，世界

上所有的优质咖啡都属于这个品种，比如牙买加蓝山(BlueMountain)就是属于这

种类型的咖啡。另外，云南的咖啡豆加工一般都是水洗处理，这样处理出来的豆

子颜色比较均匀，而且比较少有瑕疵的豆子，质量也相对较高，所以在云南咖啡

豆加工过程中，咖啡豆的颜色也比较均匀。眼下，跑马圈地的速度在云南加快，

无论是国际咖啡业巨头。

衡量一家供应商优劣的标准，其产品的优劣是最重要的指标，所以在选择供

应商的时候要注意以下几点，具体情况请见下表

表2公司初选供应商评价指标明细表

序号评价指标具体要求

我们选择供货商的一个重要因素就是咖啡豆的质量。作为供货商，

1产品质量一定要有一个好的、稳定的制作工艺和标准的咖啡豆，要有一个保

证它连续性的质量控制体系的配置。

供应商是否具有相当的生产规模和发展潜力尚需审批，这也意味着

供应商的制造设备必须能够在数量上达到一定的规模，并且能够保

2供货能力

证所需产品的数量供应，这也就意味着在数量上必须能够达到供应

商的制造设备，这也就意味着供应商的制造设备必须具备

3产品价格最终产品的成本会受到原材料价格的影响，这里的咖啡豆价格高低

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也是我们选择供应商的主要因素。同时，需要根据市场供求关系来

判断，价格合理，在同类产品中具有一定竞争力。

而构成申购成本的直接因素，则在于地利。供货商所在地对出货时

地理位置

4间造成影响，运输成本受到影响，库存受到一定影响；地理位置近，

送到时间短，也就意味着在急需断货的情况下，很快就能送到货。

信誉是供应商执行业务时所展示的形象。在选择供货商时，要选择

信誉信誉高、经营稳定、财务状况好的供货商，夯实基础，确保完成采

5

购任务，这样的供货商在选择供货商时，一定要把好进货关，把好

进货关。

保证采购的连续性，售后服务是一个重要的方面。良好的售后服务

售后服务

6是供需双方建立和维持战略合作伙伴关系的关键，也可以使供需双

方在其他方面提供条件进行信息交流。

综合以上几点考虑，公司在公司初选供应商的选择上，选定了隶属于云南农

垦集团的保山云芦咖啡产业发展有限公司、咖啡厂和普尔塞纳咖啡茶业公司三家

公司作为公司的初选供应商，对其进行了初步筛选。

4.1.2供应商的评估

公司成立采购小组，对供应商的生产能力、财务管理能力两个方面对备选供

应商进行调研。此外，公司在综合评分排名靠前的供应商作为一级供应商后，通

过加权分析的方式，邀请数位业内的专家或经验丰富的领导者确定指标评判权。

通过检验制作过程中的能力，即制作适宜的咖啡豆时应有适宜的设备，保证

制作过程中的有效控制，筛选制作过程中的差品，记录差品所占的比重；精益生

产由供货商实施还是不实施；有没有设定和完善应急预案，比如出现需求波动、

能力弹性如何等指标。通过评分结果选择云南农垦集团咖啡厂作为最优供应商。

供应商综合评价过程如下表所示：

表3供应商综合评价过程表

供应商/评价数值

评价指标指标权重

云潞咖啡云南农垦普耳塞纳

产品质量0.25453

供货能力0.2352

产品价格0.15543

地理位置0.1453

良好的信誉0.2554

售后服务0.1453

综合得分3.254.853

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4.2采购成本控制

4.2.1影响采购成本的要素

采购成本的构成具有多样性和动态性的特点，影响采购成本的因素主要有以

下几个方面：采购价格、采购数量、物品市场信息、物品的运输方式、采购策略、

采购价格。

4.2.2控制成本的途径

针对各种影响采购成本的因素，在采购中采取应对措施，掌握主动，并运用

一些方法，使采购物资的价格成本降到最低。本次购买本公司采用大宗购买的方

式进行。较大的采购量可以得到较好的数量折扣价，供应商的标准品可以得到一

个规划好标准后的折扣价，同时库存也可以相对低一些。

咖啡豆是我们要采购的主要原材料，为了做到批量采购，我们需要分析所需

的不同种类的咖啡豆，选择几种比较受欢迎的咖啡进行大批量采购，其余的再选

择一两种少量采购，这样就可以使采购的咖啡豆由原来的几种变成几种，采购种

类减少了，就可以顺理成章的实现批量采购了，我们需要对不同种类的咖啡豆进

行大规模从而实现采购成本的降低。

表4咖啡厅物品清单

序号耗材名称采购批量金额购买周期备注

1综合豆1袋25

2哥伦比亚豆1袋25一周一次

3摩卡豆1袋40

4炭烧豆1袋25

5夏威夷豆1袋40

需求量不高，

6曼特宁豆1袋25

一月一次集中批量采

7巴西豆1袋40

购

8蓝山豆1袋40

9淡奶2瓶8x2

10方糖1盒8

11柠檬1瓶30一周一次

12蔗糖1盒65

13立顿红茶2盒25x2

14铁观音0.5斤120x0.5

二周一次

15普洱0.5斤150x0.5

16龙井0.5斤150x0.5

需求量不高，

17大红袍0.5斤260x0.5

一月一次集中批量采

18菊花0.5斤60x0.5

购

19茉莉茶王0.5斤180x0.5

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4.3优化采购团队建设

采购是一项相当复杂，而且要求很高的工作，特别是我公司的咖啡豆等原材

料，对于环境、温湿度、运输仓储等都有严格的规定，经讨论得出公司的采购人

员必须具备以下几种能力，详见下表：

表5公司采购人员职业能力详情表

序能力

具体阐述

号要求

分采购员必须要有成本意识，要精打细算，但不能为了买到品质不佳的咖啡

析豆而花一分冤枉钱，另外，对报价单的内容要有分析技巧，不能“总价”比较，

1

能一定要逐条分析判断(包括原材料、人工、工具、税费、利润、交货时间、付

力款条件等)，在相同的基础上进行综合分析。

预测采购员要能够根据各种产销数据进行判断；通过与供货商的接洽，揣摩可

2

能力能出现的咖啡豆等主要需求原料