印章使用管理制度

印章使用管理制度为规范公司各类印章使用行为，防范法律风险与管理漏洞，保障公司合法权益，结合《中华人民共和国民法典》《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》等相关法律法规，以及公司实际管理需求，制定本制度。本制度适用于公司总部各部门、分支机构及全资/控股子公司（以下统称“各单位”）所有因公务需要刻制、使用、保管的印章。一、印章分类与管理职责公司印章按功能与使用范围划分为以下五类，实行“分类管理、分级负责”的原则：（一）印章分类1.公章：代表公司法人主体资格的法定印章，用于以公司名义出具的各类正式文件、证明、函件（如对外公函、介绍信、资质证明、诉讼文书等），以及法律法规规定需加盖公章的其他情形。2.合同专用章：专项用于公司与外部主体签订的经济合同、协议等法律文件（包括但不限于买卖合同、服务合同、租赁合同等），原则上不得用于非合同类文件。3.财务专用章：用于公司财务活动相关的票据、凭证、报表等，包括银行开户、票据结算（如支票、汇票）、税务申报、财务报表对外报送等场景。4.法定代表人私章：与法定代表人姓名一致的个人印章，主要用于需要法定代表人签章的合同、银行单据（如支票背书）、授权委托书等文件，需与公章或合同专用章配套使用时，应遵循“双章联动”原则。5.部门专用章：各部门因业务需要刻制的专项印章（如“人力资源部”“技术部”章），仅限在部门职责范围内使用（如内部通知、资料签收、非涉权证明等），不得用于对外签订合同、出具担保或具有法律约束力的文件。（二）管理职责划分1.综合管理部：统筹公司印章管理工作，负责公章、合同专用章的刻制、启用、保管、停用及销毁；监督各单位印章使用规范执行情况；建立全公司印章管理台账。2.财务管理部：负责财务专用章、法定代表人私章的日常保管与使用，确保与财务制度衔接，防范资金风险。3.各业务部门：负责本部门专用章的保管与使用，需指定1名正式员工作为“部门印章管理员”（以下简称“管理员”），报综合管理部备案。4.分支机构/子公司：参照本制度制定细则，其行政公章、合同专用章刻制需经公司总部综合管理部审批，财务专用章需经总部财务管理部审批。二、印章刻制与启用管理印章刻制须严格履行审批程序，禁止任何单位或个人未经批准私自刻制、仿制印章。（一）刻制申请1.首次刻制：新设立部门或分支机构需刻制印章的，由申请单位填写《印章刻制申请表》（附件1），注明印章类型、名称、用途及使用范围，经本单位负责人签字后，提交至综合管理部（公章、合同专用章）或财务管理部（财务类印章）审核。-公章、合同专用章刻制需经公司总经理审批；-财务专用章、法定代表人私章刻制需经财务总监审批；-部门专用章刻制需经分管副总审批。2.重新刻制：因印章磨损、丢失、名称变更等需重新刻制的，申请单位需提交原印章情况说明（如丢失需附报警证明，名称变更需附工商变更文件），按首次刻制流程审批。（二）刻制与备案1.经审批通过的印章，由综合管理部（或财务管理部）统一委托公安机关备案的正规刻章单位制作，禁止通过非正规渠道刻制。2.新刻印章需在制作完成后3个工作日内，由刻制部门留存印模（一式两份），一份交综合管理部录入《公司印章管理台账》（附件2），一份由保管部门存档。3.分支机构/子公司刻制的行政公章、合同专用章，需在启用前将印模报送总部综合管理部备案。（三）启用登记新印章启用前，由保管部门填写《印章启用登记表》（附件3），注明启用日期、保管人、使用范围等信息，经部门负责人签字后，由综合管理部发布《关于XX印章启用的通知》，明确印章法律效力起始时间。三、印章使用规范印章使用须遵循“先审批、后用印；谁审批、谁负责”的原则，严禁先盖章后补流程或超范围用印。（一）用印申请流程1.填写《用印审批单》：用印申请人需填写《用印审批单》（附件4），注明用印文件名称、数量、用途、涉及金额（如合同类）及文件内容摘要。2.逐级审批：-公章使用：-一般性文件（如介绍信、常规证明）：经部门负责人审批；-重要文件（如对外承诺函、诉讼文书、涉及50万元以上金额的文件）：需经分管副总审批；-重大文件（如公司章程修改、重大资产处置、担保协议等）：需经总经理审批。-合同专用章使用：-单笔金额50万元以下合同：经业务部门负责人、法务部审核后，由分管副总审批；-单笔金额50万元（含）以上合同：需经总经理审批。-财务专用章使用：-日常票据（如支票、发票）：经财务主管审批；-大额资金支付（单次50万元以上）：需经财务总监审批。-法定代表人私章使用：需与对应公章或合同专用章配套使用时，同步履行审批流程；单独使用（如授权委托书）需经法定代表人本人书面授权。-部门专用章使用：仅限部门内部事务，由部门负责人审批，禁止用于对外经济往来或法律文件。（二）用印审核要求1.材料完整性核查：管理员在用印前需核对以下内容：-《用印审批单》审批签字是否齐全；-用印文件内容是否与审批内容一致（如合同金额、条款是否修改）；-文件是否有缺页、涂改（如有涂改需由申请人签字确认）；-涉及经济合同的，需附法务部出具的《合同审核意见书》（附件5）。2.用印位置规范：-公章、合同专用章应加盖在文件落款“单位名称”处，骑缝章需覆盖文件全部页码，确保清晰、完整；-财务专用章需加盖在票据指定位置（如支票正面“财务专用章”栏），避免重叠或模糊；-多页文件需加盖骑缝章，确保每一页均有部分印文；-禁止在空白纸张、空白合同、空白证明上用印。（三）用印登记与存档1.管理员需如实填写《印章使用登记簿》（附件6），记录用印日期、申请人、文件名称、审批人、用印数量等信息，登记内容需与《用印审批单》一致。2.用印文件复印件（或扫描件）需与《用印审批单》一并存档，保存期限为5年（涉及经济合同的保存至合同履行完毕后3年）。四、印章保管责任印章保管实行“专人负责、专柜存放、明确责任”的原则，禁止转交他人代管或随意放置。（一）保管要求1.保管人资格：印章保管人须为公司正式员工，具备良好的职业操守，经部门负责人推荐、综合管理部审核后上岗。2.物理保管：-公章、合同专用章、财务专用章须存放于带锁的铁皮柜或保险柜中，钥匙由保管人随身携带，禁止交他人保管；-部门专用章可存放于部门文件柜中，但需确保非工作时间柜门锁闭；-法定代表人私章由法定代表人本人保管，或经其书面授权后由财务部门指定专人保管（需与财务专用章分开存放）。3.临时交接：保管人因出差、请假等原因无法履职时，需填写《印章临时交接单》（附件7），经部门负责人批准后，将印章及《印章使用登记簿》移交至指定临时保管人（需为同部门正式员工），交接过程需有第三人在场并签字确认。（二）外带管理因特殊情况需将印章带离办公场所（如现场签约、工商登记），须履行以下程序：1.申请人填写《印章外带申请单》（附件8），注明外带原因、时间、地点、陪同人员；2.经部门负责人、分管副总审批（公章外带需总经理审批）；3.外带时由保管人本人携带，或由保管人指定的正式员工（需经审批人同意）携带，禁止委托无关人员；4.外带期间印章需随身携带，禁止离开保管人视线；用印后需当场登记《印章使用登记簿》，返回后24小时内将外带文件复印件及用印记录交综合管理部备案。（三）异常情况处理1.发现印章丢失、被盗时，保管人需立即向部门负责人报告，同时启动以下措施：-24小时内报警并取得《接警回执》；-3个工作日内通过公开发行的报纸发布《印章遗失声明》；-向综合管理部提交书面情况说明，申请重新刻制印章（按“重新刻制”流程办理）。2.发现用印文件内容与审批不符、空白用印等违规行为时，保管人有权拒绝用印并向上级报告；已用印的需立即追回文件并作废，同时启动责任调查。五、印章停用与销毁管理印章因机构撤销、名称变更、功能调整等原因需停用的，须及时办理停用手续，避免误用。（一）停用流程1.申请单位填写《印章停用申请表》（附件9），说明停用原因（如部门撤销、名称变更等），经部门负责人签字后提交至综合管理部（或财务管理部）。2.综合管理部核实后，发布《关于XX印章停用的通知》，明确停用日期（原则上不晚于通知发布次日）。3.停用印章由保管部门在停用后3个工作日内移交至综合管理部（或财务管理部）统一保管，禁止继续使用。（二）销毁流程停用印章保存满2年（涉及重要法律事务的保存满5年）后，可申请销毁：1.综合管理部填写《印章销毁申请表》（附件10），注明印章类型、名称、停用时间、保存情况，经总经理审批；2.销毁时由综合管理部、财务管理部（如涉及财务印章）、法务部各派1人现场监督，确保印章被彻底损毁（如切割、熔毁）；3.销毁后填写《印章销毁记录表》（附件11），由监督人员签字确认，存档备查。六、监督检查与责任追究综合管理部负责定期对各单位印章管理情况进行检查，确保制度落实。（一）检查内容与频率1.日常检查：各部门管理员每月自查1次，核对《印章使用登记簿》与用印文件存档是否一致，检查印章保管环境是否安全。2.专项检查：综合管理部每季度组织1次全公司检查，重点核查：-印章刻制、启用、停用、销毁是否履行审批程序；-用印审批单、登记薄填写是否完整规范；-印章保管是否符合“专人、专柜”要求；-是否存在超范围用印、空白用印等违规行为。（二）违规处理对违反本制度的单位或个人，按以下方式追究责任：1.一般违规（如未按流程登记、保管环境不达标）：由综合管理部出具《整改通知书》（附件12），限期3个工作日内整改；逾期未整改的，对部门负责人及保管人通