档案室岗位责任制度

PAGE档案室岗位责任制度一、总则（一）目的为加强公司档案室的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本岗位责任制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案管理工作中的职责与行为规范。（三）基本原则1.依法管理原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规，依法开展档案管理工作。2.集中统一原则：公司档案室对各类档案实行集中统一管理，确保档案管理的规范化和标准化。3.真实完整原则：档案管理人员应确保档案内容真实、准确、完整，如实反映公司各项工作的历史面貌。4.安全保密原则：加强档案的安全防护和保密措施，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理人员职责（一）档案主管职责1.全面负责公司档案室的管理工作，制定档案管理工作计划和规章制度，并组织实施。2.指导和监督各部门的档案收集、整理、归档工作，确保档案工作的顺利开展。3.负责档案的鉴定、销毁工作，定期对档案进行清理，确保档案的质量和价值。4.组织开展档案的开发利用工作，为公司各项工作提供档案信息支持。5.负责与上级档案管理部门及其他相关单位的沟通与协调，及时了解档案管理的政策法规和业务动态。6.组织档案管理人员的业务培训和考核，提高档案管理人员的业务水平和综合素质。（二）档案管理员职责1.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订等基础工作，确保档案的规范化和标准化。2.按照档案管理制度的要求，及时将各类档案资料归档入库，并做好档案的上架、存放和保管工作。3.负责档案库房的日常管理，保持库房整洁、通风良好，做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等安全防护工作。4.定期对档案进行清查和盘点，确保档案的数量准确、存放有序。发现档案损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应措施。5.负责档案的借阅、查阅登记工作，严格按照规定办理借阅手续，确保档案的安全和保密。6.根据档案利用需求，及时提供档案资料的查阅、复印等服务，并做好记录。7.协助档案主管开展档案的鉴定、销毁工作，对拟销毁的档案进行登记和造册。8.参与档案的数字化建设工作，协助完成档案信息的录入、扫描等任务。三、档案收集与整理（一）收集范围1.公司在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、声像等材料，包括但不限于以下几类：行政管理类：公司发文、收文、会议纪要、工作计划、总结报告、规章制度等。业务经营类：合同协议、招投标文件、市场调研报告、客户资料、财务报表等。人事管理类：员工档案、任免文件、薪酬福利资料、培训记录等。工程建设类：项目立项文件、设计图纸、施工资料、竣工验收报告等。科研技术类：科研项目申报书、研究报告、实验数据、技术成果等。2.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案资料的及时、完整收集。（二）收集要求1.各部门应在工作活动结束后及时将相关档案资料移交档案室，不得积压或自行留存。2.收集的档案资料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对于电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并按照规定进行存储和备份。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件的不同价值，便于保管和利用。3.便于档案的整理、保管和检索。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，一般可分为行政管理类、业务经营类、人事管理类、工程建设类、科研技术类等一级类目，再根据实际情况进一步细分二级、三级类目。2.编号：为便于档案的管理和查找，对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。3.编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，详细记录档案的编号、名称、日期、保管期限等信息。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。四、档案归档与保管（一）归档流程1.档案管理员对收集整理好的档案进行审核，确保档案符合归档要求。2.将审核通过的档案按照分类编号顺序依次装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、编号、名称等信息。3.将档案盒存入档案库房的相应货架，并建立档案存放位置索引，便于查找。（二）保管期限划分1.永久保管：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.定期保管：根据档案的重要程度和利用价值，将档案的保管期限分为30年、10年等。3.档案保管期限的划分应严格按照国家有关规定和公司实际情况进行确定，并在档案目录中明确标注。（三）库房管理1.档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等安全设施，确保档案的安全保管。2.库房应保持整洁、通风良好，温度和湿度应符合档案保管的要求。3.档案应分类存放，排列有序，便于查找和管理。4.建立档案库房管理制度，严格限制非档案管理人员进入库房，确需进入库房的，应经档案主管批准，并进行登记。（四）档案清查与盘点1.定期对档案进行清查和盘点，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量准确、存放有序。2.清查和盘点应包括档案的数量、质量、保管状况等方面，发现问题应及时记录并采取相应措施。3.对清查和盘点结果应进行总结和分析，针对存在的问题提出改进措施，不断完善档案管理工作。五、档案利用与借阅（一）利用原则1.档案利用应遵循合法、合理、及时的原则，确保档案的安全和保密。2.优先满足公司内部各项工作的需要，为公司的决策、管理、业务开展等提供支持。3.在保证档案安全和保密的前提下，积极开展档案的对外利用服务，为社会提供有益的档案信息。（二）利用方式1.查阅：公司内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案室查阅。2.借阅：因特殊情况需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、用途等，经所在部门负责人和档案主管审核批准后，方可借阅。3.复印：根据利用需求，可为利用者提供档案资料的复印服务，但涉及机密的档案资料不得复印。（三）借阅规定1.借阅期限：一般档案的借阅期限不得超过[X]个工作日，特殊情况需延长借阅期限的，应提前办理续借手续。2.借阅数量：借阅档案的数量应根据工作需要合理确定，原则上不得超过[X]卷（册）。3.借阅归还：借阅人员应按时归还档案，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并承担相应责任。4.借阅保密：借阅人员应对所借阅的档案严格保密，不得擅自转借、摘抄、复制、传播档案内容，不得在档案上涂改、标记、污损等。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定应遵循全面审查、历史地分析、准确判定价值的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。2.以国家有关档案鉴定的标准和规定为依据，结合公司的实际情况，对档案的保存价值进行综合评估。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案主管、档案管理员及相关部门负责人组成。鉴定小组负责对档案的鉴定工作进行组织和指导，确保鉴定工作的公正、客观。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对每一份档案进行逐件审查，根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，判断其保存价值。2.分析比较法：通过对同类档案的分析比较，确定档案的相对价值。3.效益评估法：从档案对公司各项工作的实际效益出发，评估档案的保存价值。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行审核，提出销毁意见，并编制《档案销毁清册》。2.《档案销毁清册》应包括档案的编号、名称、日期、保管期限等详细信息，经档案主管审核、公司领导批准后，方可实施销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并采用适当的销毁方式，确保档案信息无法恢复。4.销毁过程应进行记录，包括销毁时间地点、销毁方式、监销人员等信息，并由监销人员在《档案销毁清册》上签字确认。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案信息的数字化存储、检索、利用和共享。2.提高档案管理工作的效率和质量，降低档案管理成本，为公司各项工作提供更加便捷、高效的档案信息服务。（二）数字化扫描1.对具有保存价值的纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合国家有关标准要求，确保扫描图像清晰、完整。2.扫描后的电子文件应进行格式转换和存储，按照档案分类编号进行命名和存储，建立电子档案数据库。（三）信息录入与维护1.对电子档案数据库进行信息录入，包括档案的编号、名称、日期、保管期限、内容摘要等，确保录入信息准确、完整。2.定期对电子档案数据库进行维护和更新，及时补充新产生的档案信息，删除已销毁或不再具有保存价值的档案信息。（四）系统安全管理1.建立档案信息化管理系统的安全管理制度，加强系统的安全防护措施，防止网络攻击、病毒感染等安全事件的发生。2.