档案人员岗位责任制制度

PAGE档案人员岗位责任制制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本档案人员岗位责任制制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体档案工作人员。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则档案内容必须真实反映公司各项活动的实际情况，不得弄虚作假。3.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，确保档案信息的安全，防止档案信息泄露。4.服务性原则档案工作要为公司的各项工作提供优质、高效的服务，充分发挥档案的利用价值。二、档案人员岗位职责（一）档案主管岗位职责1.制定档案工作计划根据公司发展战略和档案管理工作的需要，制定年度档案工作计划，并组织实施。2.档案管理制度建设负责制定和完善公司档案管理制度、工作流程和操作规范，确保档案管理工作有章可循。3.档案工作组织与协调组织协调公司各部门的档案工作，指导、监督各部门档案的收集、整理、归档和保管等工作。4.档案业务培训定期组织档案工作人员参加业务培训，提高档案人员的业务水平和综合素质。5.档案资源整合与利用负责公司档案资源的整合和开发利用，建立档案信息数据库，为公司各项工作提供档案信息支持。6.档案安全管理加强档案安全管理，落实档案安全防范措施，确保档案实体和信息的安全。7.档案工作考核与评价定期对公司各部门的档案工作进行考核与评价，表彰先进，督促后进，不断提高公司档案管理工作水平。（二）档案管理员岗位职责1.档案收集与整理负责公司各类档案的收集、整理工作，按照档案分类标准和编号规则，对档案进行分类、编号、编目，确保档案资料的齐全、完整和规范。2.档案归档与保管及时将整理好的档案进行归档，妥善保管档案实体，确保档案存放有序、便于查找。定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，防止档案损坏、丢失。3.档案借阅与利用严格执行档案借阅制度，办理档案借阅手续，登记借阅档案的名称、数量、借阅时间、借阅人等信息。对归还的档案进行认真核对，确保档案完好无损。积极为公司各部门提供档案利用服务，根据利用需求，及时准确地提供档案资料。4.档案信息化管理负责档案信息的录入、扫描和数字化处理工作，建立档案信息数据库，实现档案信息的快速检索和利用。定期对档案信息化系统进行维护和更新，确保系统的正常运行。5.档案统计与分析做好档案统计工作，及时准确地统计档案的收进、移出、保管、利用等情况，定期编制档案统计报表。对档案统计数据进行分析，为档案管理工作提供决策依据。6.档案鉴定与销毁按照档案鉴定销毁制度，定期对已到保管期限的档案进行鉴定，提出存毁意见。对确无保存价值的档案，按照规定程序进行销毁，并做好销毁记录。（三）部门兼职档案员岗位职责1.本部门档案收集负责收集本部门在各项工作活动中形成的文件材料，确保文件材料的齐全、完整。2.初步整理与移交对收集到的文件材料进行初步整理，按照档案分类要求进行分类，定期移交公司档案管理员。3.协助档案利用工作在公司档案管理员的指导下，协助本部门人员查阅和利用档案，提供必要的档案信息支持。4.档案安全宣传向本部门人员宣传档案安全知识，提高本部门人员的档案安全意识，防止档案资料的丢失和损坏。三、档案收集与整理（一）收集范围1.行政管理类公司各类文件、通知、报告、会议纪要、工作计划、工作总结、规章制度等。2.党群工作类党组织文件、党员档案、工会文件、共青团文件、各类活动资料等。3.经营管理类市场调研资料、营销方案、合同协议、财务报表、审计报告、人力资源档案等。4.生产技术类产品研发资料、工艺文件、技术标准、设备档案、生产记录等。5.基本建设类工程项目立项文件、可行性研究报告、设计图纸、施工文件、竣工验收文件等。6.科研项目类科研项目立项申请书、研究报告、实验数据、成果鉴定材料等。（二）收集要求1.及时收集各部门兼职档案员应及时收集本部门在工作活动中形成的文件材料，确保文件材料的时效性。2.完整齐全收集的文件材料应齐全完整，能够全面反映公司各项工作活动的真实情况。3.真实准确文件材料的内容必须真实可靠，不得伪造、篡改。（三）整理原则1.遵循文件形成规律按照文件的形成时间、来源、内容等规律进行整理，保持文件之间的有机联系。2.便于保管和利用整理后的档案应便于保管和查找利用，提高档案管理工作效率。（四）整理方法1.分类按照档案分类标准，将档案分为行政管理类、党群工作类、经营管理类、生产技术类、基本建设类、科研项目类等类别。2.编号对每一类档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于档案的管理和查找。3.编目编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，以便快速检索档案。四、档案归档与保管（一）归档要求1.定期归档各部门兼职档案员应定期将整理好的档案移交公司档案管理员，一般每季度移交一次。2.归档手续档案移交时，双方应办理交接手续，填写档案移交清单，明确档案的名称、数量、移交时间等信息。（二）保管期限1.永久保管凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，应永久保管。2.定期保管定期保管的档案分为30年、10年两种期限。（三）保管措施1.档案库房建设档案库房应符合国家有关档案保管的标准要求，具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.档案装具配备配备合适规格的档案柜、档案盒等装具，确保档案存放安全、整齐。3.温湿度控制档案库房应安装温湿度调节设备，将温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。4.安全检查定期对档案库房进行安全检查，发现问题及时处理，确保档案实体和信息的安全。五、档案借阅与利用（一）借阅制度1.借阅申请因工作需要借阅档案的人员，应填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、借阅时间、借阅用途等信息，经所在部门负责人签字同意后，报档案主管审批。2.借阅审批档案主管根据借阅申请，对借阅档案的必要性和安全性进行审查，批准后方可借阅。3.借阅登记档案管理员对批准借阅的档案进行登记，记录借阅人的姓名单位、借阅时间、归还时间等信息。4.借阅期限借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。5.归还档案借阅人应按时归还档案，档案管理员对归还的档案进行认真核对，确保档案完好无损。如发现档案有损坏、丢失等情况，借阅人应承担相应的责任。（二）利用服务1.提供档案查阅档案管理员应积极为公司各部门提供档案查阅服务，根据利用需求，及时准确地提供档案资料。2.档案复制如需复制档案，应经档案主管批准，并按照规定的程序进行复制。复制的档案应与原件核对无误，并加盖档案管理部门的印章。3.利用效果跟踪对档案利用情况进行跟踪，了解档案利用效果，及时总结经验，不断改进档案利用服务工作。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.全面审查对档案进行全面审查，综合考虑档案的内容、来源、时间、保管状况等因素。2.价值判断根据档案的历史价值、现实利用价值和保存价值，判断档案是否需要继续保存。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案主管担任组长，档案管理员和相关部门负责人为成员。（三）鉴定方法1.直接鉴定对档案逐件进行审查，确定档案的存毁意见。2.集体讨论鉴定工作小组对档案的存毁意见进行集体讨论，形成一致意见。（四）销毁程序1.编制销毁清册对确无保存价值的档案，编制销毁清册，注明档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.审批销毁销毁清册经档案主管审核、公司领导批准后，方可进行销毁。3.销毁实施档案销毁应在指定地点进行，由档案管理员和监销人员共同实施，确保档案销毁彻底。4.销毁记录对档案销毁过程进行记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量、销毁方式等信息，销毁记录应保存[X]年。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案信息的数字化存储、快速检索和高效利用。（二）信息录入与扫描1.档案信息录入档案管理员应及时将档案的基本信息录入档案信息化管理系统，确保信息准确无误。2.档案扫描对重要档案进行扫描，形成电子档案，与纸质档案同步管理，方便档案的查阅和利用。（三）系统维护与更新1.系统日常维护负责档案信息化管理系统的日常维护工作，确保系统的正常运行。2.数据备份定期对档案信息化管理系统中的数据进行备份，防止数据丢失。3.系统升级根据档案管理工作的需要和信息技术的发展，及时对档案信息化管理系统进行升级，提高系统的功能和性能。八、档案安全管理（一）安全制度建设制定档案安全管理制度，明确档案安全管理职责和工作流程，确保档案安全管理工作有章可循。（二）安全防范措施1.人员安全管理加强档案工作人员的安全意识教育，提高档案工作人员的安全防范能力。2.实体安全保护采取防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等措施，确保档案实体的安全。3.信息安全保护加强档案信息安全管理，设置用户权限，防止档案信息泄露。采用加密技术对重要档案信息进行加密