案件跟进责任制度

PAGE案件跟进责任制度一、总则（一）目的为规范公司案件跟进工作流程，明确各部门及人员在案件跟进过程中的职责，确保案件得到及时、有效的处理，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部涉及各类案件（包括但不限于法律纠纷案件、客户投诉案件、项目问题案件等）的跟进处理工作。（三）基本原则1.责任明确原则：明确各部门及人员在案件跟进中的具体职责，避免职责不清导致工作推诿。2.及时高效原则：案件发生后，应及时启动跟进程序，确保在规定时间内完成各项工作任务，提高工作效率。3.依法合规原则：案件处理过程严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保公司行为合法合规。4.信息共享原则：各部门及人员在案件跟进过程中应及时沟通、共享信息，确保案件处理的协同性。二、案件分类及定义（一）法律纠纷案件1.因合同纠纷、侵权纠纷、劳动纠纷等引发的涉及法律诉讼或仲裁的案件。2.涉及公司知识产权保护、商业秘密保护等方面的法律纠纷案件。（二）客户投诉案件1.客户对公司产品质量、服务质量、售后服务等方面提出的投诉案件。2.因客户与公司在业务往来过程中产生的争议而引发的投诉案件。（三）项目问题案件1.公司在项目实施过程中出现的技术问题、进度问题、质量问题等导致项目无法正常推进或出现损失的案件。2.因项目合作方原因导致项目出现问题的案件。三、案件跟进流程（一）案件受理1.公司任何部门或人员发现案件线索后，应及时填写《案件线索登记表》，详细记录案件的基本情况，包括案件发生时间、地点、涉及人员、事件经过等，并提交至公司法务部门或指定的案件跟进管理部门。2.法务部门或指定的案件跟进管理部门收到《案件线索登记表》后，应在[X]个工作日内对案件线索进行初步评估，判断是否属于本制度适用范围，并确定案件的类别。（二）案件交办1.对于符合本制度适用范围的案件，法务部门或指定的案件跟进管理部门应根据案件的性质和涉及部门，在[X]个工作日内确定案件的主办部门和协办部门，并填写《案件交办单》。2.《案件交办单》应明确案件的基本情况、主办部门、协办部门、交办时间、要求完成的任务及时间节点等内容。3.主办部门和协办部门收到《案件交办单》后，应在[X]个工作日内确认是否接受交办任务。如无特殊原因，不得拒绝接受交办任务。（三）案件跟进1.主办部门职责成立案件跟进小组，明确小组成员的职责分工。案件跟进小组应至少包括一名熟悉案件相关业务的人员和一名法律专业人员（如有需要）。制定案件跟进计划，明确案件处理的各个阶段、任务及时间节点，并将计划提交至法务部门或指定的案件跟进管理部门备案。负责收集、整理与案件相关的证据材料、文件资料等，确保资料的完整性和真实性。与协办部门及其他相关部门保持密切沟通，协调各方资源，共同推进案件处理工作。按照案件跟进计划，定期向法务部门或指定的案件跟进管理部门汇报案件进展情况，及时反馈案件处理过程中遇到的问题和困难。2.协办部门职责根据《案件交办单》的要求，配合主办部门开展案件处理工作，提供必要的协助和支持。及时向主办部门反馈与案件相关的信息，协助主办部门收集证据材料、文件资料等。在主办部门的统一协调下，完成本部门负责的案件处理任务，并及时向主办部门汇报工作进展情况。（四）案件处理1.根据案件的具体情况，主办部门应制定具体的处理方案，明确处理目标、策略和措施。处理方案应经法务部门审核通过后实施。2.在案件处理过程中，如需要与对方进行沟通协商，主办部门应安排专人负责，按照沟通协商计划进行沟通，并做好沟通记录。沟通记录应详细记录沟通时间、地点、参与人员、沟通内容等信息。3.对于需要通过法律途径解决的案件，主办部门应及时委托律师事务所代理诉讼或仲裁事宜，并配合律师做好相关工作。律师应按照法律程序和公司要求，制定诉讼或仲裁策略，准备相关法律文书，参加庭审或仲裁活动等。（五）案件结案1.案件处理完毕后，主办部门应填写《案件结案报告》详细说明案件的处理过程、处理结果、经验教训等内容，并提交至法务部门或指定的案件跟进管理部门审核。2.法务部门或指定的案件跟进管理部门收到《案件结案报告》后，应在[X]个工作日内进行审核。如审核通过，予以结案；如发现问题，应及时反馈给主办部门，要求主办部门进行整改完善。3.案件结案后，主办部门应将案件相关资料进行整理归档，建立案件档案。案件档案应包括案件线索登记表、案件交办单、案件跟进计划、证据材料、文件资料、沟通记录、法律文书、案件结案报告等内容。四、各部门职责（一）法务部门1.负责对公司各类案件进行法律风险评估，提供法律意见和建议。2.审核案件处理方案、法律文书等，确保公司行为合法合规。3.指导、监督案件跟进工作，协调与外部律师事务所的合作事宜。4.参与重大案件的处理过程，提供专业的法律支持。（二）主办部门1.按照本制度的要求，负责具体案件的跟进处理工作，制定并执行案件跟进计划。2.组织收集、整理与案件相关的证据材料、文件资料等，确保资料的完整性和真实性。3.与协办部门及其他相关部门保持密切沟通，协调各方资源，共同推进案件处理工作。4.及时向法务部门汇报案件进展情况，反馈案件处理过程中遇到的问题和困难。5.负责案件结案报告的撰写和提交，整理归档案件相关资料。（三）协办部门1.根据《案件交办单》的要求，配合主办部门开展案件处理工作，提供必要的协助和支持。2.及时向主办部门反馈与案件相关的信息，协助主办部门收集证据材料、文件资料等。3.在主办部门的统一协调下，完成本部门负责的案件处理任务，并及时向主办部门汇报工作进展情况。（四）其他相关部门1.根据案件处理需要，提供与案件相关的业务信息、技术支持等。2.配合主办部门和协办部门开展案件处理工作，遵守案件跟进工作流程和相关规定。五、责任追究（一）在案件跟进过程中，如因故意或重大过失导致案件处理延误、失误，给公司造成损失的相关人员，公司将视情节轻重给予相应的纪律处分，包括警告、记过、记大过、降职、撤职、开除等。（二）因违反法律法规或公司规定，导致公司承担法律责任或遭受经济损失的，公司将依法追究相关人员的法律责任，并要求其赔偿公司的经济损失。（三）对于在案件跟进过程中表现突出、为公司挽回重大损失的部门和人员，公司将给予表彰和奖励，包括奖金、荣誉证书、晋升机会等。六、信息保密（一）案件跟进过程中涉及的公司商业秘密、客户信息、证据材料等属于公司保密信息，相关人员应严格遵守公司保密制度，不得泄露给任何无关人员。（二）如需对外披露与案件相关的信息，必须经过公司授权，按照规定的程序进行披露，并确保披露的信息不损害公司利益。七、培训与考核（一）公司定期组织案件跟进相关知识和技能的培训，提高员工的业务水平和案件处理能力。培训内容包括法律法规、业务知识、沟通技巧、证据收集与整理