档案管理制度

档案管理制度一、总则为规范本单位档案管理工作，提高档案利用效率，确保档案的真实、完整、安全与有效利用，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本单位实际情况，特制定本制度。本制度所称档案，是指本单位在各项工作活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。本制度适用于本单位各部门及全体员工在工作中形成的各类档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等管理工作。档案管理工作遵循统一领导、分级负责、规范整理、安全保密、便于利用的原则。二、管理机构与职责本单位档案管理工作实行统一领导、归口管理的体制。设立档案管理部门（或指定专人负责档案管理工作），对本单位档案工作进行统筹规划、组织协调和监督指导。档案管理部门（或档案管理员）主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善本单位档案管理规章制度及工作细则。2.负责对本单位各部门档案工作进行业务指导和培训，督促其做好档案的收集、整理、预归档工作。3.负责接收、审核、整理、保管本单位各类档案，确保档案的系统、安全和完整。4.负责档案的检索工具编制、档案信息资源的开发与利用，为各项工作提供档案服务。5.严格执行档案保密制度，维护档案的机密安全。6.负责档案的鉴定、统计和到期档案的销毁工作。7.负责档案管理现代化建设的规划与实施。各部门应指定专人（兼职档案员）负责本部门日常工作中形成的文件材料的收集、整理、积累和预归档，并定期向档案管理部门移交。三、档案的收集与归档各部门在工作中形成的具有保存价值的文件材料，均属归档范围。归档范围主要包括：1.本单位在各项管理工作中形成的决议、决定、命令、指示、通知、报告、请示、批复、会议纪要等。2.本单位在业务活动中形成的各类工作计划、总结、报告、调研材料、统计报表、合同协议、凭证等。3.反映本单位历史沿革、机构设置、人员编制、重要活动等方面的文件材料。4.其他具有保存价值的文件材料、声像资料、电子文件等。归档时间：1.文书档案应在次年上半年完成对上一年度文件材料的收集、整理和归档工作。2.业务档案、项目档案等应在项目完成或告一段落后及时整理归档。3.电子文件应与纸质文件同步形成、同步归档，并确保其真实性、完整性、可用性和安全性。归档要求：1.归档的文件材料必须是办理完毕的正式文件，手续齐全，内容真实准确。2.文件材料应字迹清楚，符合档案保管要求，不得使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水等不耐久书写材料。3.归档的文件材料应按照其自然形成规律和内在联系，系统整理组卷，做到目录清晰，装订整齐。4.凡属归档范围的电子文件，应连同其元数据一并归档，并确保其格式的通用性和可读性。四、档案的整理与保管档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。整理工作包括分类、组卷、排列、编号、编目、装订等环节。档案保管应建立健全各项制度，配备必要的设施设备，确保档案的安全。具体要求：1.档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“九防”措施。2.档案库房应保持适宜的温度（14-24℃）和相对湿度（45-60%）。3.档案应按照不同门类、不同保管期限分别存放，排列有序，便于存取。4.建立档案库房管理制度，严格执行入库、出库登记手续。非档案管理人员未经许可不得进入档案库房。5.定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理并报告。6.对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制。电子档案的保管应符合国家有关电子档案管理的规定，采取有效措施防止信息丢失、篡改和泄露。应定期进行数据备份和迁移，确保电子档案的长期可读。五、档案的利用与保密档案利用是档案工作的目的之一，应在确保档案安全和保密的前提下，积极为各项工作提供服务。1.本单位工作人员因工作需要查阅档案，须持单位介绍信或有效工作证件，经档案管理部门负责人同意后，方可查阅。查阅重要或涉密档案，须经单位分管领导批准。2.外单位查阅本单位档案，须持单位介绍信和有效证件，经本单位分管领导批准。3.查阅档案时，应遵守档案管理部门的规定，爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。4.查阅档案一般不得带出档案库房。确因工作需要借出档案的，须经档案管理部门负责人或单位分管领导批准，严格履行借阅登记手续，并限期归还。档案借出期间，借阅单位和个人对档案的安全、保密负全部责任。5.复制、摘录档案内容，须经档案管理部门同意，并由档案管理人员负责复制，复制件须加盖档案证明章。档案保密工作是档案管理的重要环节，必须严格执行国家有关保密法律法规。1.建立健全档案保密制度，加强对档案管理人员和利用者的保密教育。2.涉密档案的管理应严格按照保密规定执行，划定秘密等级，专人保管，专柜存放。3.严禁将涉密档案带出档案库房，严禁在非保密计算机上处理、存储涉密档案信息。4.发生档案失泄密事件，应立即报告并采取补救措施，并按有关规定追究相关人员责任。六、档案的鉴定与销毁档案鉴定工作是科学管理档案的重要手段，应定期对已超过保管期限的档案进行鉴定。1.成立档案鉴定小组，由单位分管领导、档案管理部门及相关业务部门人员组成，负责档案价值的鉴定工作。2.档案鉴定应依据国家有关档案保管期限的规定，结合本单位实际，准确判定档案的存毁。3.经鉴定确无保存价值的档案，应编制《档案销毁清册》，报单位分管领导批准后，方可销毁。档案销毁必须严格按照规定程序进行：1.销毁档案前，档案管理部门应再次对《档案销毁清册》进行核对，确保无误。2.档案销毁应有两人以上负责监销，并在指定地点进行。监销人应对照《档案销毁清册》逐一核对，确认销毁后，在《档案销毁清册》上签字，并注明销毁日期。3.严禁个人私自销毁档案材料，严禁将应销毁的档案作为废纸出售或挪作他用。4.《档案销毁清册》应永久保存。七、责任追究对在档案管理工作中做出显著成绩的单位和个人，本单位应给予表彰和奖励。对违反本制度规定，造成档案损坏、丢失、泄密或擅自销毁档案等行为的，将视情节轻