《XX省职业院校物资采购管理办法》(试行)

《XX省职业院校物资采购管理办法》(试行)第一章总则第一条目的依据为加强XX省职业院校物资采购管理，规范采购行为，提高采购资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，依据《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国招标投标法》等相关法律法规，结合本省职业院校实际情况，制定本办法。第二条适用范围本办法适用于XX省内各级各类公办职业院校（以下简称“院校”）使用财政性资金、事业收入、捐赠收入等各类资金进行的物资采购活动。物资采购包括教学设备、实验仪器、办公用品、图书资料、后勤物资等货物的采购以及相关服务的采购。第三条采购原则院校物资采购应当遵循公开、公平、公正和诚实信用的原则，严格执行国家和本省有关法律法规和规章制度，自觉接受财政、审计、监察等部门的监督检查。第二章管理机构及职责第四条采购工作领导小组各院校应成立物资采购工作领导小组，由院校主要负责人任组长，分管领导任副组长，成员包括财务、审计、纪检、使用部门等相关人员。其主要职责为：1.贯彻执行国家和本省有关物资采购的法律法规和政策；2.审定院校物资采购工作的规章制度和年度采购计划；3.研究决定物资采购工作中的重大事项；4.协调解决物资采购工作中出现的问题。第五条采购管理部门院校应设立专门的采购管理部门，负责物资采购的具体组织实施工作。其主要职责为：1.拟定院校物资采购工作的规章制度和年度采购计划；2.组织实施各类物资采购项目，包括编制采购文件、发布采购信息、组织开标、评标、定标等；3.负责与供应商签订采购合同，并对合同执行情况进行监督检查；4.建立和管理采购档案；5.配合有关部门做好采购项目的验收、结算等工作。第六条使用部门使用部门负责提出本部门的物资采购需求，参与采购项目的论证、招标、验收等工作，对采购物资的使用情况进行跟踪和反馈。第三章采购方式及程序第七条采购方式院校物资采购可以采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等方式。具体采购方式的适用条件按照国家和本省有关法律法规的规定执行。第八条公开招标达到公开招标数额标准的物资采购项目，必须采用公开招标方式进行采购。公开招标采购程序如下：1.编制采购文件：采购管理部门根据使用部门的采购需求，编制详细的采购文件，包括招标公告、招标文件、评标标准等。2.发布招标公告：在省级以上财政部门指定的媒体上发布招标公告，公告内容应包括采购项目名称、数量、规格、技术要求、投标截止时间等。3.接受投标：在投标截止时间前，接受供应商的投标文件，并进行登记和密封保存。4.开标评标：按照规定的时间和地点开标，组织评标委员会进行评标。评标委员会由院校代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为五人以上单数。5.定标：根据评标委员会的评标结果，确定中标供应商，并在省级以上财政部门指定的媒体上发布中标公告。6.签订合同：采购管理部门与中标供应商签订采购合同，并将合同副本送财务部门备案。第九条邀请招标符合邀请招标条件的物资采购项目，可以采用邀请招标方式进行采购。邀请招标采购程序如下：1.选择邀请对象：采购管理部门从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。2.编制采购文件：参照公开招标方式编制采购文件。3.接受投标：在投标截止时间前，接受被邀请供应商的投标文件。4.开标评标：按照规定的时间和地点开标，组织评标委员会进行评标。5.定标：根据评标委员会的评标结果，确定中标供应商，并发布中标公告。6.签订合同：采购管理部门与中标供应商签订采购合同，并将合同副本送财务部门备案。第十条竞争性谈判符合竞争性谈判条件的物资采购项目，可以采用竞争性谈判方式进行采购。竞争性谈判采购程序如下：1.成立谈判小组：谈判小组由院校代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。2.制定谈判文件：明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。3.确定邀请参加谈判的供应商名单：从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判，并向其提供谈判文件。4.谈判：谈判小组所有成员集中与单一供应商分别进行谈判。在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。5.确定成交供应商：谈判结束后，谈判小组应当要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。6.签订合同：采购管理部门与成交供应商签订采购合同，并将合同副本送财务部门备案。第十一条单一来源采购符合单一来源采购条件的物资采购项目，可以采用单一来源采购方式进行采购。单一来源采购程序如下：1.论证：由使用部门提出单一来源采购申请，采购管理部门组织相关专家进行论证，形成论证意见。2.公示：将单一来源采购的相关信息在省级以上财政部门指定的媒体上进行公示，公示期不得少于五个工作日。3.谈判签约：公示无异议后，采购管理部门与唯一供应商进行谈判，签订采购合同，并将合同副本送财务部门备案。第十二条询价采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式进行采购。询价采购程序如下：1.成立询价小组：询价小组由院校代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。2.确定被询价的供应商名单：从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商，并向其发出询价通知书让其报价。3.询价：询价小组要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格。4.确定成交供应商：采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交的供应商。5.签订合同：采购管理部门与成交供应商签订采购合同，并将合同副本送财务部门备案。第四章采购预算与计划管理第十三条采购预算编制院校应根据事业发展规划和年度工作计划，结合实际需求，编制年度物资采购预算。采购预算应包括采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并按照财政部门规定的格式和要求进行编制。第十四条采购预算审核采购预算编制完成后，应经院校财务部门审核，报采购工作领导小组审定。审定后的采购预算应按照规定程序报财政部门审批。第十五条采购计划执行院校应严格按照批准的采购预算和采购计划组织实施物资采购活动。因特殊情况需要调整采购预算或采购计划的，应按照规定程序报经原审批部门批准。第五章采购合同管理第十六条合同签订采购管理部门应在中标、成交通知书发出之日起三十日内，按照采购文件确定的事项与中标、成交供应商签订书面采购合同。采购合同应明确采购物资的名称、规格型号、数量、价格、质量标准、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等条款。第十七条合同履行采购合同签订后，采购管理部门和使用部门应督促供应商严格履行合同义务，按照合同约定的时间、地点和质量标准交付采购物资。如出现供应商违约等情况，应按照合同约定追究其违约责任。第十八条合同变更与解除在合同履行过程中，如因特殊情况需要变更或解除合同的，应经双方协商一致，并签订书面协议。变更或解除合同涉及财政资金支付的，应按照规定程序报经原审批部门批准。第六章采购验收管理第十九条验收组织采购物资到货后，院校应组织相关人员进行验收。验收工作由使用部门牵头，采购管理部门、财务部门、审计部门等相关人员参加。必要时，可以邀请有关专家参与验收。第二十条验收标准验收应按照采购合同、采购文件和相关标准进行，对采购物资的品种、规格、数量、质量、性能等进行全面检查和测试。验收结果应形成书面报告，由验收人员签字确认。第二十一条验收结果处理对验收合格的采购物资，使用部门应及时办理入库手续；对验收不合格的采购物资，应要求供应商及时整改或更换，直至验收合格为止。如因供应商原因导致采购物资无法正常使用的，应按照合同约定追究其违约责任。第七章采购资金支付管理第二十二条支付申请采购物资验收合格后，供应商应按照合同约定向院校提交付款申请，并提供发票等相关凭证。使用部门应在付款申请上签署意见，确认采购物资已验收合格。第二十三条审核支付财务部门应根据采购合同、验收报告、发票等相关凭证，对付款申请进行审核。审核无误后，按照规定的程序和方式支付采购资金。第八章监督检查与责任追究第二十四条监督检查院校应建立健全物资采购监督检查机制，加强对采购活动的全过程监督。采购工作领导小组应定期对采购工作进行检查和评估，发现问题及时整改。财政、审计、监察等部门应依法对院校物资采购活动进行监督检查。第二十五条责任追究对在物资采购活动中违反