《XX省职业院校校史档案管理规范》(试行)

《XX省职业院校校史档案管理规范》(试行)1范围本规范规定了XX省职业院校校史档案管理的术语和定义、管理职责、收集与整理、保管与保护、开发与利用等要求。适用于XX省行政区域内各级各类职业院校（以下简称“院校”）的校史档案管理工作。2规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。GB/T118222008科学技术档案案卷构成的一般要求GB/T188942016电子文件归档与管理规范DA/T222015归档文件整理规则DA/T312017纸质档案数字化技术规范3术语和定义下列术语和定义适用于本文件。3.1校史档案院校在办学实践、教育教学、科研活动、行政管理等各项工作中形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式和载体的历史记录。3.2校史档案管理对校史档案进行收集、整理、保管、保护、开发和利用等一系列活动的总称。4管理职责4.1组织领导院校应成立校史档案管理工作领导小组，由院校主要负责人任组长，成员包括相关职能部门负责人。领导小组负责统筹规划校史档案管理工作，协调解决工作中的重大问题。4.2档案管理部门院校应设立专门的档案管理部门，负责校史档案的日常管理工作。档案管理部门的主要职责包括：贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本校校史档案管理规章制度。负责校史档案的收集、整理、保管、保护、鉴定、统计和利用等工作。指导校内各部门、各单位的文件材料收集、整理和归档工作。开展校史档案的编研和开发利用工作，为院校的教学、科研、管理等工作提供服务。组织开展校史档案管理人员的业务培训和学术交流活动。4.3校内各部门和单位校内各部门和单位应明确一名档案工作负责人和专（兼）职档案管理人员，负责本部门、本单位文件材料的收集、整理和归档工作，并定期向档案管理部门移交档案。5收集与整理5.1收集范围校史档案的收集范围包括但不限于以下方面：党群工作类：院校党组织、工会、共青团等组织的工作文件、会议记录、活动资料等。行政管理类：院校行政管理工作中形成的各种文件、规章制度、工作计划、总结等。教学工作类：教学计划、教学大纲、教材、教案、教学成果、教学评估等方面的文件材料。科研工作类：科研项目申报书、立项文件、研究报告、科研成果鉴定材料等。学生工作类：学生学籍档案、奖惩材料、毕业生登记表、就业材料等。师资队伍建设类：教师个人档案、师资培训材料、教师业务考核材料等。基本建设类：校园规划、建筑设计图纸、工程施工记录、竣工验收材料等。设备仪器类：设备仪器的购置合同、使用说明书、维修记录等。外事工作类：院校与国外院校的交流合作协议、外事活动资料等。校史实物类：院校的校徽、校旗、校歌、校庆纪念品、校友捐赠物品等。5.2收集方法定期收集：档案管理部门应定期向校内各部门和单位收集文件材料，一般每年集中收集一次。随时收集：对于重大活动、重要事件形成的文件材料，档案管理部门应及时收集。征集：通过多种渠道向校友、社会各界征集与院校有关的历史资料和实物。5.3整理要求分类整理：校史档案应按照党群工作、行政管理、教学工作等类别进行分类整理。编号编目：对整理好的档案进行编号和编目，建立档案检索工具。装订装盒：纸质档案应按照GB/T118222008的要求进行装订装盒；电子档案应按照GB/T188942016的要求进行存储和管理。6保管与保护6.1保管条件档案库房：院校应建设符合国家有关标准的档案库房，配备必要的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘等设施设备。档案装具：应使用符合国家标准的档案装具，如档案柜、档案盒等。温湿度控制：档案库房的温度应控制在14℃24℃，相对湿度应控制在45%60%。6.2保管期限校史档案的保管期限分为永久、长期（1650年）和短期（15年以下）三种。具体保管期限按照国家有关规定执行。6.3保护措施定期检查：档案管理部门应定期对档案进行检查，及时发现和处理档案损坏、霉变等问题。修复处理：对损坏的档案应及时进行修复，确保档案的完整性和可读性。数字化处理：对重要的档案应进行数字化处理，建立电子档案数据库，实现档案的长期保存和便捷利用。7开发与利用7.1开发方式编研工作：档案管理部门应组织开展校史档案的编研工作，编写校史、校志、年鉴等资料，为院校的发展提供历史参考。展览展示：利用校史档案举办展览展示活动，宣传院校的办学历史和成就，增强师生的归属感和荣誉感。信息服务：通过档案管理系统、校园网站等平台，为师生和社会各界提供档案信息查询服务。7.2利用原则合法合规：校史档案的开发利用应遵守国家有关法律法规和院校的规章制度，确保档案信息的安全和保密。服务教学科研：校史档案的开发利用应紧密围绕院校的教学、科研和管理工作，为提高教育教学质量和科研水平服务。方便利用：应简化档案利用手续，提高服务效率，为利用者提供便捷的服务。7.3利用权限校内人员：校内师生员工因教学、科研、管理等