合同管理岗位责任制度

PAGE合同管理岗位责任制度一、总则（一）目的为加强公司合同管理，规范合同管理流程，明确合同管理岗位责任，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及所属单位在经营活动中签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、借款合同、技术合同、服务合同等。（三）基本原则1.依法合规原则合同的签订、履行、变更、解除等行为应严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保合同合法有效。2.全面管理原则对合同从签订前的调查、谈判、起草，到签订后的履行、监督、变更、解除等全过程进行全面管理，明确各环节的责任和要求。3.分工负责原则合同管理实行分级分类管理，明确各部门和岗位在合同管理中的职责，做到分工明确、责任到人。4.防范风险原则注重合同风险的识别、评估和防范，采取有效措施降低合同风险，保障公司利益。二、合同管理机构及职责（一）合同管理委员会公司设立合同管理委员会，由公司总经理担任主任，分管领导担任副主任，各相关部门负责人为成员。合同管理委员会负责审议重大合同，协调解决合同管理中的重大问题，对合同管理工作进行指导和监督。（二）合同管理部门公司设立合同管理部门，作为合同管理的归口部门，负责合同管理的日常工作。其主要职责包括：1.制定和完善合同管理制度、流程和标准文本。2.组织开展合同签订前的调查、谈判、起草等工作。3.对合同进行合法性审查、风险评估和合规性监督。4.负责合同的签订、编号、归档、保管等工作。5.跟踪合同履行情况，协调解决合同履行中的问题。6.组织合同纠纷的处理和诉讼工作。7.定期对合同管理工作进行总结和分析，提出改进建议。（三）业务部门各业务部门负责本部门合同的起草、谈判、签订、履行等具体工作，并配合合同管理部门做好合同管理的相关工作。其主要职责包括：1.根据业务需要，提出签订合同的申请。2.负责合同的具体起草、谈判工作，确保合同条款符合业务要求和公司利益。3.组织合同履行，及时向合同管理部门反馈合同履行情况。4.配合合同管理部门进行合同纠纷的处理和诉讼工作。（四）法务部门法务部门负责对合同进行法律审查，提供法律意见和建议，参与合同纠纷的处理和诉讼工作。其主要职责包括：1.对合同文本进行法律审查，确保合同条款合法合规。2.协助合同管理部门和业务部门处理合同纠纷，提供法律支持。3.开展法律培训和宣传，提高员工的法律意识和合同管理能力。三、合同签订管理（一）合同签订流程1.合同立项业务部门根据业务需要，填写《合同立项申请表》，详细说明合同的基本情况、签订背景、对方当事人情况、合同主要条款等内容，提交合同管理部门。2.合同调查合同管理部门对合同立项申请进行审核后，组织相关部门对对方当事人的主体资格、信用状况、经营能力等进行调查，形成调查意见。3.合同谈判业务部门根据调查意见，与对方当事人进行谈判，明确合同的各项条款。谈判过程中，应充分考虑公司利益和风险，确保合同条款公平合理。4.合同起草业务部门根据谈判结果，起草合同文本。合同文本应使用公司统一的标准文本，如无标准文本，应参照相关法律法规和行业惯例起草。合同文本应明确双方的权利义务、违约责任、争议解决方式等内容。5.合同审查合同起草完成后，业务部门将合同文本提交合同管理部门进行初审，合同管理部门初审通过后，提交法务部门进行法律审查。法务部门应重点审查合同的合法性、合规性、风险防范措施等内容，并出具法律审查意见。6.合同审批合同管理部门根据初审意见和法律审查意见，对合同进行综合评估，提出审批建议。合同审批按照公司规定的审批流程进行，经各级审批人审批同意后，方可签订合同。7.合同签订合同经审批同意后，由法定代表人或其授权代表与对方当事人签订合同。签订合同前，应仔细核对合同文本与审批意见是否一致，确保合同签订的准确性和完整性。（二）合同签订要求1.合同签订人应具备相应的授权，签订合同前应核实授权文件的真实性和有效性。2.合同文本应使用打印或印刷方式制作，不得手写或涂改。如有修改，应经双方当事人协商一致，并在修改处加盖双方印章或签字确认。3.合同应加盖公司公章或合同专用章，不得使用其他印章代替。印章的使用应严格按照公司印章管理制度执行。4.合同签订后，应及时将合同文本原件交合同管理部门进行编号、归档和保管。四、合同履行管理（一）合同履行计划合同签订后，业务部门应制定合同履行计划，明确合同履行的各个环节、时间节点、责任人等内容，并将合同履行计划提交合同管理部门备案。（二）合同履行跟踪合同管理部门应定期对合同履行情况进行跟踪检查，及时掌握合同履行进度，发现问题及时协调解决。业务部门应按照合同履行计划，认真履行合同义务，及时向合同管理部门反馈合同履行情况。（三）合同变更管理合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同的，业务部门应及时提出变更申请，填写《合同变更申请表》，详细说明变更的原因、内容、对合同履行的影响等情况，提交合同管理部门。合同管理部门对变更申请进行审核后，组织相关部门进行调查和谈判，形成变更意见。变更申请经审批同意后，签订合同变更协议，并按照合同签订流程进行管理。（四）合同解除管理合同履行过程中，如因一方当事人违约或其他原因需要解除合同的，业务部门应及时提出解除申请，填写《合同解除申请表》，详细说明解除的原因、依据、对公司利益的影响等情况，提交合同管理部门。合同管理部门对解除申请进行审核后，组织相关部门进行调查和谈判，形成解除意见。解除申请经审批同意后，签订合同解除协议，并按照合同签订流程进行管理。五、合同档案管理（一）合同档案的收集合同签订后，业务部门应及时将合同文本原件、相关附件、审批文件、履行记录等资料收集整理，移交合同管理部门。合同管理部门应认真核对资料的完整性和准确性，确保合同档案资料齐全。（二）合同档案的整理合同管理部门对收集到的合同档案资料进行分类整理，按照合同类别、签订时间、项目名称等进行编号，建立合同档案目录。合同档案资料应按照档案管理的要求进行装订、编目，便于查阅和保管。（三）合同档案的保管合同管理部门应设立专门的合同档案室，配备必要的档案保管设备，确保合同档案的安全保管。合同档案应按照档案管理的期限要求进行保管，定期对合同档案进行检查和清理，防止档案丢失、损坏或泄密。（四）合同档案的查阅公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到合同管理部门查阅。查阅合同档案时，应严格遵守档案管理制度，不得擅自复印、拍照、涂改、损毁合同档案资料。因工作需要复印合同档案资料的，应经合同管理部门负责人批准，并按照规定办理复印手续。六、合同风险管理（一）风险识别与评估合同管理部门应定期组织开展合同风险识别与评估工作，对合同签订、履行过程中可能存在的风险进行全面排查和分析。风险识别与评估应涵盖合同主体资格、合同条款、合同履行、合同变更、合同解除、合同纠纷等各个环节，重点关注合同的合法性、合规性、完整性、可行性等方面的风险。（二）风险应对措施针对识别出的合同风险，合同管理部门应会同相关部门制定风险应对措施，明确风险应对责任人和时间节点。风险应对措施应根据风险的性质、程度和影响范围，采取相应的风险规避、风险降低、风险转移、风险接受等策略。对于重大合同风险，应及时报告合同管理委员会，由合同管理委员会研究制定应对方案。（三）风险监控与预警合同管理部门应建立合同风险监控机制，定期对合同风险应对措施的执行情况进行检查和评估，及时发现风险变化情况。同时，应建立合同风险预警指标体系，对可能引发合同风险的关键因素进行实时监测，当指标出现异常时，及时发出预警信号，提醒相关部门采取措施防范风险。七、合同纠纷处理（一）纠纷处理原则合同纠纷处理应遵循合法、公正、公平、及时的原则，积极维护公司合法权益。在纠纷处理过程中，应注重证据的收集和整理，确保纠纷处理的准确性和有效性。（二）纠纷处理流程1.纠纷发生后，业务部门应及时向合同管理部门报告，并提供相关证据材料。合同管理部门应会同法务部门对纠纷情况进行调查分析，制定纠纷处理方案。2.根据纠纷处理方案，业务部门和法务部门应积极与对方当事人进行协商沟通，争取通过友好协商解决纠纷。协商过程中，应保持冷静、理智，避免情绪化表达，确保协商的顺利进行。3.如协商无法解决纠纷，应及时启动诉讼或仲裁程序。在诉讼或仲裁过程