工会审计档案管理制度

PAGE工会审计档案管理制度一、总则（一）目的为加强工会审计档案管理，保证审计档案的真实、完整、有效和安全，充分发挥审计档案在工会工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》《审计机关审计档案管理规定》等法律法规以及工会审计工作的相关要求，结合本工会实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本工会组织开展的各类审计活动所形成的档案管理，包括经费审查审计、经济责任审计、专项审计等工作中产生的文件、资料、记录等。（三）管理原则1.集中统一管理原则。工会审计档案由工会专门的档案管理部门或指定专人集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实可靠原则。审计档案应如实反映审计工作的全过程，保证档案内容的真实性和可靠性。3.安全保密原则。加强审计档案的安全防护，严格保密制度，防止档案信息泄露。4.便于利用原则。优化档案管理流程，提高档案检索效率，便于工会工作人员和相关部门查阅利用审计档案。二、档案管理职责（一）工会审计部门职责1.负责审计项目文件材料的收集、整理、立卷和归档工作，确保审计档案的质量。2.按照档案管理要求，对审计档案进行分类、编号、编目等工作，编制档案目录和索引。3.定期对审计档案进行自查，发现问题及时整改，并向上级主管部门报告档案管理情况。4.积极配合档案管理部门做好审计档案的移交、保管、查阅、利用等工作。（二）档案管理部门职责1.制定和完善工会审计档案管理制度，指导审计部门做好档案管理工作。2.接收审计部门移交的审计档案，进行审核、登记和入库保管。3.负责审计档案的日常保管、维护和安全管理，确保档案的安全存放。4.按照规定提供审计档案的查阅服务，做好查阅登记和档案归还工作。5.定期对审计档案进行清查和统计，向上级主管部门报送档案管理统计报表。（三）工会工作人员职责1.在审计工作过程中，严格按照档案管理要求，及时整理和保存工作中形成的各类文件材料。2.积极配合审计部门和档案管理部门的档案管理工作，不得擅自销毁、涂改或丢失审计档案。3.如需查阅审计档案，应按照规定办理查阅手续，遵守档案查阅纪律。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.审计通知书、审计实施方案、审计工作底稿、审计证据、审计报告、审计决定书、审计移送处理书等审计项目文件材料。2.与审计项目相关的会议记录、调查笔录、函件、证明材料等。3.审计项目的立项审批文件、领导批示、反馈意见等。4.其他与审计项目有关的文件材料。（二）收集要求1.审计人员应在审计项目结束后及时收集整理相关文件材料，确保文件材料的齐全、完整。2.收集的文件材料应真实、有效，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对于电子文件，应按照规定进行格式转换和存储，确保电子文件的可读性和可利用性。（三）整理方法1.分类。按照审计项目的性质、内容等进行分类，一般可分为经费审查审计类、经济责任审计类、专项审计类等。2.立卷。将同一审计项目的文件材料按照其形成的先后顺序进行排列，组成若干卷，并编写卷内文件目录。3.编号。对每卷档案进行编号，编号应具有唯一性，便于档案的管理和查找。4.编目。编制档案目录，包括档案编号、题名、年度、保管期限、密级等信息，以便于查阅和检索。四、档案的归档与保管（一）归档时间审计项目结束后，审计人员应在[X]个工作日内将整理好的审计档案移交档案管理部门归档。（二）归档手续审计部门向档案管理部门移交审计档案时，应填写档案移交清单，双方签字确认。档案移交清单应包括档案编号、题名、年度、保管期限、密级、卷数、页数等内容。（三）保管期限工会审计档案的保管期限分为永久、定期两种。定期保管期限分为[X]年、[X]年、[X]年。具体保管期限根据审计项目的重要程度、性质等因素确定，一般经费审查审计、经济责任审计等重要审计项目档案保管期限为永久，专项审计等一般性审计项目档案保管期限根据实际情况确定为[X]年或[X]年。（四）保管要求1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的数据存储设备、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全存放。2.档案应按照类别、保管期限等进行有序排列存放，便于查找和管理。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。4.对电子档案应进行备份，备份数据应异地存放，防止数据丢失。五、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.工会内部人员查阅审计档案，应填写查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.外部单位查阅审计档案，应持有单位介绍信，并经工会主管领导批准，档案管理部门方可提供查阅服务。涉及国家机密、商业秘密等敏感信息的审计档案，查阅前应按照相关保密规定进行审批。（二）查阅手续查阅人员查阅审计档案时，应在档案查阅登记簿上详细登记查阅日期、查阅人姓名、所在部门、查阅内容、查阅目的等信息。查阅完毕后，应及时归还档案，并在登记簿上注明归还日期。（三）利用限制1.查阅审计档案时，查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽换、污损等。2.未经档案管理部门同意，查阅人员不得擅自复制、拍照、摄像审计档案。确因工作需要复制的，应按照规定办理审批手续，并注明复制用途。3.涉及国家机密、商业秘密等敏感信息的审计档案，查阅人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立由工会审计部门、档案管理部门等相关人员组成的档案鉴定小组，负责对到期审计档案进行鉴定。（二）鉴定标准档案鉴定小组应根据审计档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，按照相关法律法规和行业标准，对到期档案进行鉴定，确定档案的存毁。（三）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确定需要销毁的审计档案，应编制档案销毁清单，清单应包括档案编号、题名、年度、保管期限、密级、卷数、页数等内容。2.档案销毁清单经工会主管领导批准后，由档案管理部门负责组织销毁。销毁时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。3.销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清单上签字确认，并将销毁情况报告工会主管领导。七、档案的统计与移交（一）统计工作档案管理部门应定期对审计档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，编制档案管理统计报表，向上级主管部门报送。统计报表应真实、准确、完整，反映审计档案管理的实际情况。（二）移交工作1.工会因机构变动、撤销等原因，需