学校采购内部审计制度

PAGE学校采购内部审计制度一、总则（一）目的为加强学校采购活动的内部控制，规范采购行为，防范采购风险，提高采购资金使用效益，确保学校采购活动合法、合规、公开、公正、公平，根据国家有关法律法规和学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位使用财政性资金、自有资金等进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动应当符合国家法律法规和学校相关规定，确保采购行为合法合规。2.公正性原则：采购活动应当遵循公正、公平的原则，维护学校和供应商的合法权益。3.公开性原则：采购活动应当公开透明，接受学校内部和社会的监督。4.效益性原则：采购活动应当注重效益，提高采购资金使用效益，降低采购成本。（四）职责分工1.学校审计部门负责制定学校采购内部审计制度，对采购活动进行审计监督。审查采购项目的立项、预算、采购方式、采购程序等是否合规。检查采购合同的签订、履行情况，对采购资金的支付进行审核。对采购活动中的违规行为进行调查处理，提出审计意见和建议。2.学校采购部门负责制定采购计划，组织实施采购活动。建立健全采购管理制度，规范采购流程，确保采购活动合法合规。负责采购项目的需求论证、市场调研、采购文件编制等工作。组织采购项目的开标、评标、定标等活动，签订采购合同。负责采购项目的验收工作，对采购项目的质量、数量、规格等进行核对。3.学校财务部门负责采购资金的预算编制、支付管理等工作。审核采购项目的预算，确保采购资金的合理使用。按照采购合同的约定，及时支付采购资金。对采购资金的使用情况进行监督检查，确保资金安全。4.学校资产管理部门负责采购项目的资产验收、登记、入账等工作。对采购项目的资产进行管理，确保资产的安全完整。参与采购项目的验收工作，对资产的质量、数量、规格等进行核对。5.学校使用部门负责提出采购项目的需求，参与采购项目的需求论证、市场调研等工作。配合采购部门进行采购活动，提供必要的协助和支持。参与采购项目的验收工作，对采购项目的质量、数量、规格等进行核对。二、采购预算管理（一）预算编制1.学校各部门、各单位应当根据事业发展规划和实际工作需要，编制年度采购预算。2.采购预算应当明确采购项目的名称、规格、数量、金额等内容，并按照学校预算管理的要求进行编制。3.采购预算应当经过学校财务部门的审核，并报学校领导审批。（二）预算执行1.采购部门应当按照批准的采购预算组织实施采购活动，不得擅自调整采购预算。2.如因特殊情况需要调整采购预算的，应当按照学校预算管理的规定办理相关手续。3.财务部门应当按照采购合同的约定，及时支付采购资金，确保采购预算的执行。（三）预算监督1.审计部门应当对采购预算的编制、执行情况进行审计监督，确保采购预算的合理使用。2.财务部门应当定期对采购预算的执行情况进行分析，及时发现问题并提出改进措施。3.学校各部门、各单位应当配合审计部门和财务部门的工作，如实提供采购预算的编制、执行情况等资料。三、采购方式管理（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式采购。3.公开招标应当按照国家有关法律法规和学校相关规定进行，确保招标活动的公开、公正、公平。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3.邀请招标应当按照国家有关法律法规和学校相关规定进行，确保招标活动的公开、公正、公平。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.竞争性谈判应当按照国家有关法律法规和学校相关规定进行，确保谈判活动的公开、公正、公平。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.单一来源采购应当按照国家有关法律法规和学校相关规定进行，确保采购活动的公开、公正、公平。（五）询价1.询价是指采购人向三家以上潜在供应商发出询价单，对其报价进行比较，最后确定成交供应商的采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.询价应当按照国家有关法律法规和学校相关规定进行，确保询价活动的公开、公正、公平。四、采购程序管理（一）采购申请1.学校各部门、各单位根据事业发展规划和实际工作需要，提出采购申请。2.采购申请应当明确采购项目的名称、规格、数量、金额、用途等内容，并按照学校采购管理的要求进行填写。3.采购申请应当经过本部门、本单位负责人的审核，并报学校采购部门。（二）需求论证1.采购部门收到采购申请后，应当组织相关部门和专家对采购项目的需求进行论证。2.需求论证应当包括采购项目的必要性、可行性、合理性等内容，并形成需求论证报告。3.需求论证报告应当作为采购文件编制的依据之一。（三）市场调研1.采购部门应当根据需求论证报告，组织开展市场调研。2.市场调研应当包括供应商的资质、信誉、产品质量、价格、售后服务等内容，并形成市场调研报告。3.市场调研报告应当作为采购文件编制的依据之一。（四）采购文件编制1.采购部门应当根据需求论证报告和市场调研报告，编制采购文件。2.采购文件应当包括采购项目的名称、规格、数量、金额、技术要求、商务要求、评标标准等内容。3.采购文件应当经过学校采购部门负责人的审核，并报学校领导审批。（五）采购公告发布1.采用公开招标、邀请招标方式采购的，采购部门应当在规定的媒体上发布采购公告。2.采购公告应当包括采购项目的名称、规格、数量、金额、采购方式、供应商资格要求、采购文件获取方式、投标截止时间、开标时间及地点等内容。3.采购公告应当按照国家有关法律法规和学校相关规定进行发布，确保公告内容的真实准确。（六）供应商报名及资格审查1.采购部门应当对报名参加采购项目的供应商进行资格审查。2.资格审查应当包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、信誉情况等内容。3.采购部门应当将资格审查结果通知报名参加采购项目的供应商。（七）开标、评标、定标1.采购部门应当按照采购文件的规定，组织开标、评标、定标等活动。2.开标应当公开进行，开标过程应当记录在案。3.评标应当按照评标标准进行，评标过程应当保密。4.定标应当根据评标结果，确定成交供应商。（八）采购合同签订1.采购部门应当与成交供应商签订采购合同。2.采购合同应当包括采购项目的名称、规格、数量、金额、技术要求、商务要求、交货时间、交货地点、验收标准、付款方式、违约责任等内容。3.采购合同应当经过学校采购部门负责人的审核，并报学校领导审批。（九）采购项目验收1.采购项目完成后，采购部门应当组织相关部门和人员对采购项目进行验收。2.验收应当包括采购项目的质量、数量、规格、性能等内容，并形成验收报告。3.验收报告应当作为采购资金支付的依据之一。（十）采购资金支付1.财务部门应当按照采购合同的约定，及时支付采购资金。2.采购资金支付应当经过财务部门负责人的审核，并报学校领导审批。3.财务部门应当对采购资金的支付情况进行记录和监督，确保资金安全。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购部门应当与成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。2.采购合同应当采用书面形式，内容应当符合国家有关法律法规和学校相关规定。3.采购合同应当经过学校采购部门负责人的审核，并报学校领导审批。（二）合同履行1.采购部门和成交供应商应当按照采购合同的约定履行各自的义务。2.采购部门应当及时了解采购合同的履行情况，协调解决合同履行过程中出现的问题。3.成交供应商应当按照采购合同的约定提供货物、工程和服务，确保质量和进度。（三）合同变更1.采购合同履行过程中，如因特殊情况需要变更合同的，应当按照国家有关法律法规和学校相关规定办理相关手续。2.合同变更应当经过学校采购部门负责人的审核，并报学校领导审批。3.采购部门和成交供应商应当签订合同变更协议，明确变更后的权利和义务。（四）合同终止1.采购合同履行完毕或者出现法定终止情形的，采购合同应当终止。2.采购合同终止后，采购部门和成交供应商应当按照合同约定办理相关手续。3.采购部门应当对采购合同的履行情况进行总结和评价，为今后的采购活动提供参考。六、采购监督与检查（一）内部监督1.学校审计部门应当对采购活动进行审计监督，检查采购活动是否合法合规。2.学校采购部门应当建立健全采购内部监督制度，加强对采购活动的内部监督。3.学校财务部门应当对采购资金的使用情况进行监督检查，确保资金安全。4.学校资产管理部门应当对采购项目的资产进行管理，确保资产的安全完整。（二）外部监督1.学校采购活动应当接受国家有关部门和社会的监督。2.学校应当按照国家有关法律法规和学校相关规定，及时公开采购信息，接受社会监督。3.学校应当积极配合国家有关部门的监督检查，如实提供采购活动的相关资料。（三）监督检查内容1.采购预算的编制、执行情况。2.采购方式的选择、确定情况。3.采购程序的执