审计综治办档案制度

PAGE审计综治办档案制度一、总则（一）目的为加强审计综治办档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在审计综治工作中的作用，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本办实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于审计综治办在各项工作中形成的具有保存价值的文件、资料、记录等档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：档案由审计综治办指定的部门或专人集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则：档案应如实反映审计综治工作的实际情况，不得篡改、伪造。3.完整性原则：全面收集、整理和保存与审计综治工作相关的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：对涉及国家机密、工作秘密和敏感信息的档案，严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。5.便于利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索和利用效率，方便工作需要时能够及时查阅和使用档案。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案管理制度，组织实施档案管理工作。2.集中统一管理本办各类档案，进行档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作。3.建立档案检索系统，编制档案目录、索引等检索工具，方便档案的查找和利用。4.负责档案的安全保管，做好档案库房的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等工作，定期对档案进行检查和维护。5.按照规定的期限和程序，对档案进行鉴定、销毁和移交。6.组织开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理的效率和水平。7.对本办各部门的档案管理工作进行指导、监督和检查，开展档案业务培训和宣传工作。（二）各部门职责1.负责本部门工作中形成的各类文件、资料、记录等的收集、整理和初步分类，并定期移交档案管理部门。2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案管理的日常工作，配合档案管理部门做好档案的整理、编目等工作。3.严格遵守档案管理制度，按照规定的程序和要求使用档案，确保档案的安全和完整。4.积极支持和配合档案管理部门开展档案管理工作，接受档案管理部门的指导和监督。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，具备专业的档案管理知识和技能，熟悉档案管理业务流程。2.认真履行档案管理职责，严格遵守档案管理制度，确保档案管理工作的规范、有序进行。3.负责档案的具体管理工作，包括档案的收集、整理、编目、保管、利用等，保证档案的质量和安全。4.积极参加档案业务培训和学习，不断提高自身业务水平和综合素质，适应档案管理工作的发展需要。5.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容，维护档案的保密性和安全性三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与审计综治工作相关的文件、指示、通知等。2.本办制定的各类规章制度、工作计划、工作总结、报告、统计报表等。3.审计项目档案，包括审计通知书、审计工作方案、审计证据、审计工作底稿、审计报告等。4.综治工作相关档案，如社会治安综合治理责任书、平安创建活动资料、矛盾纠纷排查调处记录等。5.会议档案，包括会议通知、会议记录、会议纪要、会议决议等。6.人事档案，如干部职工的任免文件、考核材料、工资变动记录、奖惩情况等。7.财务档案,包括会计凭证、会计账簿、财务报表、审计报告等。8.其他具有保存价值的文件、资料、记录等。（二）收集要求1.各部门应及时将本部门工作中形成的档案材料收集齐全，按照档案管理部门的要求进行整理和分类，定期移交档案管理部门。2.档案管理人员应主动收集档案，对散存于各部门和个人手中的档案进行催交和接收，确保档案的及时归档。3.收集的档案应保持其真实性和完整性，不得随意涂改、抽取或丢失档案材料。4.对于重要的档案材料，应同时收集电子文档和纸质文档，确保档案信息的备份和存储安全。（三）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，可分为党群工作类、行政管理类、审计业务类、综治工作类、人事管理类、财务管理类等类别。每个类别下再根据具体情况进行二级分类。2.编号：对每一类档案编制唯一的编号，以便于管理和检索。编号应遵循一定的规则，具有系统性和逻辑性。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容，便于查找和了解档案的基本信息。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固，便于长期保存。装订时应注意保持档案材料的原貌，不得损坏档案内容。5.装盒：将整理好的档案装入档案盒，并在档案盒封面标注档案编号、类别、年度等信息，便于存放和管理。四、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，库房应具备良好的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、防虫药品、消防器材、防盗门窗等，确保档案的安全保管。3.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.纸质档案应按照分类和编号顺序排列上架存放，便于查找和利用。2.电子档案应进行备份存储，采用磁带、光盘、硬盘等多种存储介质，分别存储在不同的地点，确保数据的安全性和可靠性。3.对重要的档案应进行特殊保管，如采用加密存储、异地备份等方式，防止档案信息的丢失和泄露。（三）保管期限1.档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括本办制定的具有长远查考利用价值的规章制度、重要会议记录、审计报告、人事档案等。3.长期保管的档案保管期限为15年至50年，主要包括一般性的审计项目档案、综治工作资料、行政管理文件等。4.短期保管的档案保管期限为5年以下，主要包括临时性的文件、资料、记录等。5.档案保管期限的确定应根据国家有关规定和本办实际情况进行，确保档案的保存价值得到充分体现。（四）档案清查1.定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和保管状况符合要求。2.清查内容包括档案的数量、编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息是否准确完整，档案的存放位置是否正确，档案是否有损坏、丢失等情况。3.对清查中发现的问题应及时进行处理，如补充档案材料、调整档案编号、修复损坏档案等，并做好清查记录。4.建立档案清查台账，记录每次清查的时间、内容、结果和处理情况，以便于查阅和跟踪档案管理工作。五、档案的利用（一）利用原则1.依法利用原则：档案利用应遵守国家有关法律法规和本办档案管理制度的规定，不得损害国家利益和他人合法权益。2.服务工作原则：档案利用应紧密围绕审计综治工作需要，为各项工作的开展提供有力支持和保障。3.规范审批原则：严格按照规定的程序和审批权限进行档案利用审批，确保档案利用的安全性和规范性。（二）利用范围1.本办内部人员因工作需要查阅、借阅档案。2.上级机关、有关部门因工作需要查阅本办档案。3.司法机关、纪检监察部门等依法查阅本办档案。（三）利用程序1.本办内部人员查阅、借阅档案，应填写《档案利用申请表》，注明利用目的、档案名称、编号等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。2.档案管理部门对《档案利用申请表》进行审核，符合利用条件的，予以批准，并提供相应的档案。3.查阅档案应在档案管理部门指定的场所进行，不得擅自将档案带出库房。如需借阅档案，借阅期限一般不超过[X]个工作日，特殊情况需延长借阅期限的，应办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、伪造、丢失档案，确保档案的安全和完整。5.利用完毕后，借阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。档案管理部门应对归还的档案进行检查，如发现问题应及时处理。6.上级机关、有关部门查阅本办档案，应出具单位介绍信，注明查阅目的、档案名称、编号等信息，经本办分管领导批准后，由档案管理部门提供档案。7.司法机关、纪检监察部门等依法查阅本办档案，应按照法定程序办理相关手续，档案管理部门应积极配合，提供必要的协助。（四）利用登记1.建立档案利用登记制度，对档案利用情况进行详细记录，包括利用时间、利用部门、利用人员、档案名称、编号、利用目的、审批情况、归还时间等信息。2.档案利用登记应及时、准确、完整，登记记录应妥善保管，以便于查询和统计分析。3.定期对档案利用情况进行统计分析，了解档案利用的频率、范围、效果等情况，为档案管理工作的改进提供依据。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期鉴定原则：档案管理部门应定期对档案进行鉴定，一般每[X]年进行一次全面鉴定。2.科学合理原则：鉴定工作应依据国家有关规定和本办实际情况，采用科学合理的方法和标准，确保鉴定结果的准确性和可靠性。3.严格审批原则：档案鉴定结果应报经本办分管领导批准，未经批准不得擅自销毁档案。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案进行鉴定，提出鉴定意见和销毁清单。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对每份档案进行逐件审查，根据档案的内容、来源、时间、保管期限等因素，判断其是否具有保存价值。2.价值评估法：综合考虑档案的历史价值、现实价值、学术价值、文化价值等因素，对档案的价值进行评估，确定其保管期限。3.对比分析法：将档案与同类档案进行对比分析，了解其在内容、形式、保存状况等方面的差异，判断其是否具有独特的保存价值。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定小组编制《档案销毁清单》，详细列出档案的名称、编号、日期、责任者、保管期限等信息。2.《档案销毁清单》报经本办分管领导批准后，由档案管理部门组织实施销毁。3.档案销毁应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。4.档案销毁过程中，应指定专人负责监督，确保销毁工作的彻底性和安全性。5.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清单》上签字确认，并将销毁情况报告本办分管领导。6.对已销毁的档案，应在档案目录和检索系统中进行标注，注明销毁时间和原因，防止重复利用。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理的效率和水平。2.推进档案信息资源共享，为审计综治工作提供便捷的信息服务，促进工作协同和决策支持。3.加强档案信息安全管理，确保档案信息在传输、存储和利用过程中的安全性和保密性。（二）数字化加工1.对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合国家有关标准要求，确保扫描图像清晰可读。2.对扫描后的电子文件进行图像处理，包括去污、裁剪、纠偏、去黑边等操作，提高图像质量。3.按照档案分类和编号顺序，对数字化档案进行命名和存储，建立电子档案数据库，实现档案信息的集中管理和共享。（三）信息系统建设1.选用适合本办档案管理需求的档案信息化管理软件，实现档案的收集、整理、编目、存储、检索、利用、鉴定、销毁等全过程的信息化管理。2.在档案信息化管理系统中建立用户权限管理机制，根据不同人员的工作职责和权限，设置相应的系统操作权限，确保档案信息的安全和保密。3.利用档案信息化管理系统提供的统计分析功能，对档案利用情况、档案数量变化、档案保管期限等进行统计分析，为档案管理决策提供数据支持。（四）信息安全管理1.建立健全档案信息安全管理