审计署档案归档制度

PAGE审计署档案归档制度一、总则（一）目的为加强审计署档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保管，根据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合审计署工作实际，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于审计署机关及所属各单位在各项工作活动中形成的具有保存价值的各种门类和载体的档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则审计署档案工作实行集中统一领导，由办公厅负责档案工作的统筹规划、组织协调和监督指导，各业务司局及所属单位明确专人负责本部门档案的收集、整理、归档等工作，确保档案管理工作的规范有序。2.真实完整原则档案应如实反映审计工作的全过程，确保档案内容的真实性、准确性和完整性，不得对档案进行涂改、伪造、损毁等行为。3.分类科学原则按照档案的形成规律和特点，对档案进行科学分类，便于管理和查找利用。4.安全保密原则加强档案的安全防护措施，确保档案的实体安全和信息安全，严格遵守国家保密法律法规，防止档案信息泄露。二、档案管理机构及职责（一）办公厅档案管理部门1.负责制定和完善审计署档案管理制度、办法和标准。2.组织开展档案业务培训，提高档案管理人员的业务水平。3.对各部门档案工作进行监督检查，指导档案的收集、整理、归档等工作。4.负责档案的接收、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等工作。5.推进档案信息化建设，建立和完善档案管理信息系统。（二）各业务司局及所属单位档案管理职责1.明确本部门档案管理工作负责人和兼职档案员，负责组织本部门档案的收集、整理和移交工作。2.按照档案管理制度的要求，做好日常工作中形成档案的积累和保管，确保档案的完整、准确。3.配合办公厅档案管理部门做好档案的整理、鉴定、统计等工作，积极提供利用档案。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.审计项目档案包括审计通知书、审计工作方案、审计证据、审计工作底稿、审计报告、审计决定书、审计移送处理书等相关材料。2.行政管理档案包括各类公文、会议文件、工作计划与总结、统计报表、人事档案、财务档案、固定资产档案等。3.业务培训档案包括培训计划、培训教材、培训记录、学员考核成绩等。4.科研档案包括科研项目立项报告、研究成果报告、实验数据、学术论文等。5.其他具有保存价值的档案材料。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，按照档案形成的时间顺序和类别，及时收集本部门在工作中形成的各类档案材料，确保档案收集的完整性。2.对于重要审计项目、重大事件等形成的档案，应实行同步收集，确保档案材料的时效性和准确性。3.收集的档案材料应齐全完整，字迹清晰，签字盖章手续完备，载体应符合档案管理要求。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的历史衔接性。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（四）整理方法1.分类按照档案的性质和内容，将档案分为审计业务类、行政管理类、业务培训类、科研类等一级类目，在一级类目下再根据档案的具体内容设置二级及以下类目。例如，审计业务类可分为财政审计档案、金融审计档案、企业审计档案等二级类目。2.编号对整理好的档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号可采用年度类别顺序号的方式，如“2023SJYW001”，其中“2023”表示年度，“SJYW”表示审计业务类，“001”表示该类别下的顺序号。3.装订对纸质档案进行装订，去除金属物，采用线装或胶装方式，确保档案整齐牢固。4.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容，以便于查阅和检索。四、档案的归档（一）归档时间1.审计项目档案应在审计项目结束后[X]个月内完成归档。2.行政管理档案应在次年[X]月底前完成上一年度档案的归档。3.业务培训档案、科研档案等应在项目结束或成果形成后及时归档。（二）归档程序1.各部门兼职档案员对整理好的档案进行初步审核，确保档案内容完整、整理规范。2.填写档案移交清单，清单应包括档案编号、题名、数量等内容，并由移交人和接收人签字确认。3.将审核后的档案及移交清单一并移交至办公厅档案管理部门。4.办公厅档案管理部门对接收的档案进行再次审核，对不符合要求的档案退回原部门进行补充完善。五、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案装具等。（二）档案装具1.采用符合国家标准的档案柜、档案架等装具存放档案，确保档案存放整齐有序，便于查找利用。2.对电子档案应采用磁盘、磁带、光盘等存储介质进行备份存储，并定期进行检查和维护。（三）保管期限1.审计署档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案主要包括：审计署制定的重要法规、规章、制度；重大审计项目的审计报告、审计决定书、审计移送处理书等；涉及国家重大利益、国家安全等重要档案。长期保管的档案期限为[X]年，主要包括：一般性审计项目档案、重要行政管理文件等。短期保管的档案期限为[X]年，主要包括：临时性工作形成的档案、一般性业务文件等。2.档案保管期限的确定应严格按照国家有关规定和审计署档案管理实际情况进行，确保档案保管期限的合理性和准确性。（四）档案清查1.定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的账实相符。2.清查内容包括档案的数量、保管状况、利用情况等，对清查中发现的问题应及时进行处理。3.建立档案清查记录，记录清查时间、清查人员、清查结果等信息。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由办公厅档案管理部门负责人、业务专家、档案管理人员等组成，负责档案鉴定工作的组织实施。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，对档案进行综合鉴定。2.对已超过保管期限且确无保存价值的档案，可予以销毁；对仍有保存价值但保管期限需要调整的档案，应重新确定保管期限。（三）鉴定程序1.档案管理部门提出档案鉴定意见，填写档案鉴定表，包括档案编号、题名、保管期限、鉴定意见等内容。2.档案鉴定工作小组对档案鉴定意见进行审核，形成鉴定报告。3.鉴定报告经审计署主管领导批准后生效。（四）销毁程序1.对批准销毁的档案，编制档案销毁清册，清册应包括档案编号、题名、数量、销毁时间等内容。2.档案销毁清册经审计署主管领导签字确认后存档。3.按照规定的程序进行档案销毁，可采用焚烧、粉碎等方式，确保档案信息无法恢复。4.档案销毁时，应指定专人负责监销，监销人在档案销毁清册上签字确认。七、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则档案利用应严格遵守国家法律法规和审计署档案管理制度，确保档案利用的合法性和规范性。2.服务大局原则档案利用应围绕审计署中心工作，为审计业务开展、行政管理决策、历史研究等提供有力支持。3.安全保密原则在档案利用过程中，应严格遵守保密规定，确保档案信息安全，防止档案信息泄露。（二）利用范围1.审计业务工作需要查阅审计项目档案。2.行政管理工作需要查阅相关文件档案。3.科研工作需要查阅科研档案。4.其他经批准的档案利用需求。（三）利用方式1.查阅档案利用者可到档案库房查阅纸质档案，档案管理人员应提供必要的协助和指导。2.借阅因工作需要确需借阅档案的，应办理借阅手续，填写档案借阅登记表，注明借阅档案的编号、题名、借阅时间、归还时间等内容，并经部门负责人签字批准。借阅期限一般不超过[X]天，如需延期，应办理续借手续。3.复制档案利用者如需复制档案，应填写档案复制申请表，经部门负责人签字批准后，由档案管理人员按照规定的程序进行复制，并加盖档案利用专用章。（四）利用登记建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅、复制等利用情况进行详细记录，包括利用者姓名、部门、利用时间、利用内容、归还时间等信息。档案利用登记记录应妥善保存，以便查询和统计。八、档案信息化建设（一）建设目标建立涵盖审计署各类档案信息的数字化管理平台，实现档案的数字化存储、检索、利用和共享，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）数字化流程1.档案扫描对纸质档案进行扫描，扫描分辨率应符合档案管理要求，确保扫描图像清晰可读。扫描后的图像应进行格式转换和存储，存储格式应便于长期保存和利用。2.数据录入对扫描后的档案图像进行数据录入，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容，确保数据准确无误。3.挂接与存储将录入的数据与扫描图像进行挂接，并存储到档案管理信息系统中，实现档案信息的数字化管理。（三）信息安全管理1.建立档案信息化安全管理制度，加强对档案管理信息系统