南京市审计局档案管理制度

PAGE南京市审计局档案管理制度一、总则（一）目的为加强南京市审计局档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保管，根据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合本局实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于南京市审计局机关各部门及所属事业单位在各项工作中形成的具有保存价值的各种门类和载体的档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则。档案工作实行统一领导、分级管理，确保档案管理的规范化、标准化。2.完整准确原则。全面收集、整理和保存各项工作中形成的档案，保证档案内容的真实、准确。3.便于利用原则。优化档案管理流程，提高档案检索效率，方便档案的查阅和利用。4.安全保密原则。采取有效措施确保档案实体和信息的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立南京市审计局档案管理科，负责全局档案的集中统一管理。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。2.制定档案管理制度和工作流程，指导各部门做好档案的收集、整理和移交工作。3.负责档案的数字化处理，建立档案数据库，提高档案检索和利用效率。4.定期对档案进行检查、鉴定，对超过保管期限的档案提出处置意见。5.做好档案的安全保管工作，确保档案实体和信息的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。6.积极为局机关各部门及相关单位提供档案查阅、利用服务，按照规定办理档案借阅手续。（三）各部门兼职档案员职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步分类工作，确保档案的齐全、完整。2.按照档案管理部门的要求，定期将本部门整理好的档案移交至档案管理科。3.协助档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作，及时提供所需档案资料。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.审计项目档案：包括审计通知书、审计工作方案、审计证据、审计工作底稿、审计报告、审计决定书等。2.行政管理档案：包括局机关制定的各项规章制度、工作计划、工作总结、会议纪要、人事档案、财务档案等。3.业务培训档案：包括培训计划、培训教材、培训记录、学员考核成绩等。4.其他具有保存价值的档案资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案的及时、完整收集。2.收集的档案应保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、伪造或销毁。3.对于重要的档案资料，应及时进行备份，防止丢失。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成领域、时间、内容等因素进行分类，形成一级类目、二级类目等。2.编号：对每一份档案进行编号，确保编号的唯一性和系统性。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，便于查阅和管理。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。四、档案的保管（一）保管场所设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案的安全保管。（二）保管要求1.档案应按照分类编号顺序排列上架，便于查找和管理。2.定期对档案进行检查，查看档案是否有损坏、霉变、虫蛀等情况，如有问题及时采取措施进行处理。3.做好档案库房的温湿度控制，保持适宜档案保管的环境条件。4.加强档案库房的安全保卫工作，严禁无关人员进入档案库房，确保档案实体和信息的安全。五、档案的利用（一）利用范围1.本局机关各部门因工作需要查阅档案。2.相关单位因工作需要查阅与审计工作有关的档案。3.法律法规规定可以查阅的其他情况。（二）利用手续1.查阅档案应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经部门负责人签字同意后，提交至档案管理科。2.档案管理科根据申请内容，审核查阅资格，并安排专人负责提供档案查阅服务。查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。3.如需复印或摘录档案内容，应经档案管理科负责人批准，并按照规定办理相关手续。复印或摘录的档案资料应妥善保管，不得擅自传播或用于其他目的。（三）利用期限查阅档案的期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长利用期限，应重新办理申请手续。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则根据档案的保存价值和保管期限，定期对档案进行鉴定，确保档案的真实性、完整性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、业务骨干及相关专家组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间等因素进行综合分析，判断档案的保存价值。2.参考国家有关档案保管期限的规定，确定档案的保管期限。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定工作小组提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》，报局领导审批。2.经批准销毁的档案，应按照规定进行登记造册，注明档案名称、数量、销毁时间等信息。3.档案销毁应采用安全、可靠的方式进行，如焚烧、粉碎等，并由专人负责监销，确保档案销毁彻底。4.销毁档案的登记册应长期保存，以备查考。七、档案的数字化管理（一）数字化范围对具有重要保存价值的档案进行数字化处理，建立档案数据库，实现档案信息的快速检索和利用。（二）数字化流程1.扫描：采用专业的扫描设备对档案进行扫描，确保扫描图像清晰、完整。2.图像处理：对扫描图像进行去污、裁剪、纠偏等处理，提高图像质量。3.数据挂接：将数字化后的档案图像与档案目录信息进行挂接，建立档案数据库。4.存储备份：将数字化档案数据存储在安全可靠的存储设备上，并进行定期备份，防止数据丢失。（三）数字化管理要求1.建立数字化档案管理制度，规范数字化档案的采集、处理、存储、利用等流程。2.加强数字化