审计局档案规章制度

PAGE审计局档案规章制度一、总则（一）目的为加强审计局档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在审计工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本局实际情况，制定本规章制度。（二）适用范围本规章制度适用于审计局机关各科室、所属事业单位及全体工作人员在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则审计局档案实行集中统一管理，由局办公室负责档案工作的统筹协调和指导，各科室指定专人负责本科室档案的收集、整理和移交等工作，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实完整原则档案的形成应真实反映审计工作的全过程，保证档案内容的完整性，不得擅自篡改、伪造档案信息。3.安全保密原则加强档案安全防护措施，确保档案实体安全和信息安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。4.方便利用原则优化档案管理流程，提高档案检索效率，为审计工作及其他相关工作提供便捷的档案利用服务。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立以局领导为组长，各科室负责人为成员的档案管理领导小组，负责研究决定档案管理工作中的重大事项，协调解决档案管理工作中的问题，监督检查档案管理工作的执行情况。（二）办公室办公室作为档案管理的综合部门，具体负责档案管理工作的组织实施，履行以下职责：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本局档案管理制度并组织实施。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。3.建立健全档案管理信息系统，实现档案的信息化管理，提高档案检索和利用效率。4.定期对档案进行鉴定和销毁，确保档案的时效性和有效性。5.负责档案库房的安全管理，配备必要的安全防护设施，确保档案实体安全。6.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高全局工作人员的档案意识和业务水平。7.负责向同级国家综合档案馆移交应进馆的档案，并做好相关手续。（三）各科室各科室负责本科室档案的形成、积累和初步整理工作，指定专人作为兼职档案员，负责本科室档案材料的收集、整理，并定期移交至局办公室。兼职档案员应接受档案管理部门的业务指导和培训，履行以下职责：1.负责本科室在审计工作中形成的各类文件材料的收集、整理和归档，确保档案材料的齐全、完整。2.按照档案管理要求，对本科室档案进行分类整理，编制目录，便于查找和利用。3.及时将整理好的档案移交至局办公室，并办理交接手续。4.协助局办公室做好档案的查阅、借阅等利用工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围审计局档案收集范围主要包括以下几类：1.上级机关下发的与审计工作相关的文件、指示、规定等。2.本局形成的各类审计业务文件，如审计通知书、审计工作方案、审计报告、审计决定书等。3.本局召开的重要会议文件、记录、纪要等。4.本局制定的各项规章制度、工作计划、总结等。5.本局工作人员在审计工作中形成的各类工作记录、调查材料、取证文件等。6.本局获得的各类荣誉证书、奖励文件等。7.其他与审计工作相关的有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各科室兼职档案员应及时收集本科室在工作中形成的各类文件材料，确保档案材料的真实性、完整性和准确性。2.对于重要文件材料，应采取复印、扫描等方式进行备份，以防原件丢失或损坏。3.收集的文件材料应保持其原始状态，不得擅自涂改、剪裁或损毁。（三）整理方法1.分类按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，一般分为综合类、审计业务类、行政事务类、人事档案类等。2.编号对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于管理和查找。3.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容，确保目录清晰、准确。4.装订对纸质档案进行装订，装订应整齐、牢固，便于长期保存。四、档案的保管（一）档案库房建设1.档案库房应选择干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠的地点，确保档案存放环境安全。2.库房应配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，装具应符合档案保管要求，便于档案的存放和管理。3.库房应设置温湿度调节设备，将温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案保管措施1.建立档案入库登记制度，对档案的入库时间、数量、类别等进行详细记录。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。4.加强对电子档案的保管，定期进行备份，存储介质应妥善保管，防止数据丢失。5.严格遵守档案保密规定，非档案管理人员未经批准不得进入档案库房。（三）档案保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案（1）本局制定的重要规章制度、规范性文件等。（2）本局获得的省部级以上荣誉证书、奖励文件等。（3）涉及重大审计项目的审计业务文件、审计报告等。（4）其他具有重要历史价值和查考利用价值的档案。2.长期保管的档案（1）本局制定的一般性规章制度、工作计划、总结等。（2）本局召开的重要会议文件、记录、纪要等。（3）审计业务文件中具有一定查考利用价值的文件材料。（4）本局工作人员的年度考核、晋升、奖惩等人事档案材料。（5）其他需要长期保存的档案，保管期限一般为15年至50年。3.短期保管的档案（1）本局形成的一般性文件材料，如一般性通知、简报等。（2）审计业务文件中查考利用价值较小的文件材料。（3）其他需要短期保存的档案，保管期限一般为5年至15年。五、档案的利用（一）利用原则1.依法利用原则档案利用应遵守国家法律法规和本局档案管理制度规定，不得损害国家利益和他人合法权益。2.服务审计原则档案利用应紧密围绕审计工作需求，为审计业务开展、决策支持等提供有效服务。3.规范审批原则严格履行档案利用审批手续，确保档案利用过程的规范、安全。（二）利用范围1.本局工作人员因工作需要查阅、借阅档案。2.上级机关、其他单位因工作需要查阅本局相关档案。3.司法机关、纪检监察机关等依法查阅本局相关档案。（三）利用手续1.本局工作人员查阅、借阅档案，应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，注明查阅或借阅的档案名称、日期、用途等，经所在科室负责人签字同意后，报局办公室审批。2.上级机关、其他单位查阅本局档案，应出具单位介绍信，并填写《档案查阅申请表》，经局办公室审核后，报局领导审批。3.司法机关、纪检监察机关等依法查阅本局档案，应出具相关法律文书，并填写《档案查阅申请表》，经局办公室审核后，报局领导审批。（四）利用方式1.查阅档案管理人员应根据审批后的申请表，提供相应的档案供利用者查阅。查阅档案应在档案查阅室进行，不得擅自将档案带出查阅室。利用者查阅档案时应保持安静，不得在档案上涂改、标记、污损。2.借阅借阅档案应严格控制借阅期限，一般不得超过[X]个工作日。借阅者应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容。借阅期满后，借阅者应及时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并追究借阅者责任。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由局办公室负责人、档案管理人员及相关业务科室人员组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出档案存毁意见。（二）鉴定标准1.对保管期限已满的档案，鉴定小组应根据档案的重要程度、查考利用价值等因素进行综合鉴定。2.对已失去保存价值的档案，如一般性文件材料、过期的审计工作底稿等，可予以销毁。3.对仍有查考利用价值的档案，应继续保存。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审核，确定销毁清单。2.销毁清单经局领导批准后，由档案管理人员按照规定的程序进行销毁。3.档案销毁应采用焚烧、粉碎等方式进行，确保档案信息无法恢复。4.档案销毁过程应进行记录，记录内容包括销毁时间、地点、档案名称、数量等，记录由档案管理人员和监销人员签字确认后存档。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的审计局档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理流程1.档案数字化对纸质档案进行扫描，形成电子档案，并按照档案整理要求进行分类、编号、编目等处理。2.数据录入将档案目录及相关信息录入档案信息化管理系统，建立档案数据库。3.系统维护定期对档案信息化管理系统进行维护和更新，确保系统的正常运行和数据安全可靠。4.信息利用利用档案信息化管理系统，实现档案的快速检索和高效利用。工作人员可通过系统查询、下载所需档案信息，提高工作效率。（三）安全管理1.加强对档案信息化管理系统用户的权限管理，设置不同的用户角色和权限，确保用户只能访问和操作其权限范围内的档案信息。2.采取数据备份、加密存储等安全措施，防止数据丢失和泄露。定期对系统数据进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放。3.安装防火墙、杀毒软件等安全防护软件，防止网络攻击和病毒入侵，确保档案信息化管理系统的安全稳定运行。八、监督与检查（一）监督检查机制建立健全档案管理监督检查机制，定期对档案管理工作进行检查和评估，及时发现问题并督促整改。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案收集、整理、保管、利用、鉴定与销毁等环节的操作是否符合规定。2.档案管理工作的质量，如档案的完整性、准确性、系统性等。3.档案信息化管理系统的运行情况，包括数据录入、存储、检索、利用等方面是否正常。4.档案库房的安全管理情况，如温湿度控制、防火防盗防潮防虫等措施是否落实到位。（三）检查方式1.定期检查每[X]年组织一次全面的档案管理工作检查，对档案管理各环节进行详细检查。2.不定期抽查根据