档案室安全与消防制度

档案室安全与消防制度一、总则第一条【制定目的】为切实加强档案室的安全与消防管理，预防和杜绝火灾、盗窃、破坏、泄密等安全事故的发生，保障档案实体与信息资源的绝对安全，维护单位正常的工作秩序和档案工作的连续性，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本单位实际情况，制定本制度。第二条【制定依据】本制度依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国消防法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》、《机关、团体、企业、事业单位消防安全管理规定》、《档案馆建筑设计规范》、《档案馆安全风险评估指标体系》以及上级主管部门关于档案安全工作的相关要求制定。第三条【适用范围】本制度适用于本单位所有档案库房、档案整理室、档案阅览室、档案技术用房及档案办公区域（以下统称“档案室”）的安全与消防管理工作。凡进入档案室区域的本单位员工、外来人员以及承担相关服务的第三方机构人员，均须严格遵守本制度。第四条【基本原则】档案室安全与消防工作遵循“预防为主、防治结合、突出重点、保障安全”的基本原则。坚持“谁主管、谁负责，谁在岗、谁负责，谁使用、谁负责”的责任落实机制，确保各项安全措施落到实处。第五条【定义与术语】档案实体安全：指档案原件（包括纸质、声像、实物等载体）的物理安全，防止其损毁、丢失、被盗。档案信息安全：指档案内容信息的保密性、完整性和可用性，防止信息泄露、篡改和破坏。消防安全：指预防火灾发生和减少火灾危害，保障人员生命安全与档案财产安全。八防要求：档案保管的基本要求，即防火、防盗、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防光。应急预案：为应对档案室可能发生的突发事件而预先制定的处置方案。二、组织架构与职责分工第六条【领导机构】单位成立档案安全工作领导小组，由单位分管领导任组长，办公室主任、档案部门负责人任副组长，成员包括后勤、保卫、信息、人事等相关职能部门负责人。领导小组是档案室安全与消防工作的最高决策与协调机构，主要职责包括：审定档案室安全与消防工作规划、年度计划和经费预算。听取档案安全工作情况汇报，研究解决重大安全问题。组织或授权组织对重大安全事故的调查与处理。督促检查各相关部门安全职责的履行情况。第七条【管理责任部门】档案部门是档案室安全与消防工作的直接管理部门，部门负责人为第一责任人。主要职责包括：具体负责本制度的起草、修订与宣传落实。制定并组织实施档案室日常安全管理细则和操作规程。负责档案室“八防”设施的日常检查、维护与管理。组织开展档案室日常安全巡查和隐患排查。负责档案室工作人员的岗位安全培训和教育。管理档案室门禁、监控系统，控制人员进出。配合保卫部门做好消防安全管理工作。在发生安全事件时，负责现场先期处置并按规定报告。第八条【协作部门职责】保卫部门：负责档案室区域的外部治安巡逻、监控中心值守、消防设施设备的专业维保与检查、组织消防演练、对进出档案室的外来人员进行身份核验与登记。后勤/物业部门：负责档案室建筑结构安全、供电线路、给排水管道、空调新风系统、防雷接地系统的定期检查与维修；负责档案室周边环境的清洁与秩序维护。信息化部门：负责档案室涉及的网络、服务器、存储设备、安防监控系统、门禁系统的技术维护与安全管理，保障档案数字资源的安全。各业务部门：负责对本部门移交归档档案实体的安全负责，配合档案部门做好档案利用过程中的安全保密工作。第九条【岗位人员职责】档案室负责人：全面负责本档案室的安全工作，落实各项安全制度，组织日常检查，及时报告安全隐患。专职档案管理员：负责所管辖档案库房及区域内的日常安全巡查，正确操作和维护安全设施设备，发现异常立即处理并报告。兼职档案员/利用接待人员：负责档案利用接待场所的安全管理，监督利用者遵守安全规定，确保档案在利用环节不失密、不损毁。三、建筑与环境安全第十条【选址与布局】档案室应设置在独立的建筑或建筑的独立区域，远离易燃、易爆、腐蚀性物品仓库、食堂、锅炉房、配电间等危险源。库房区、办公区、技术用房区、阅览区应相对独立，分区明确，流线合理。第十一条【建筑结构安全档案室建筑应符合国家有关档案馆建筑设计规范，具备相应的耐火等级。库房楼面均布活荷载标准值不应小于规定值。门窗应坚固、密封性能好，库房窗户应设置遮阳设施，防止日光直射。第十二条【出入管理1.门禁管理：档案库房及重要技术用房应安装电子门禁系统，实行权限管理。进出记录应自动保存，保存时间不少于180天。2.人员控制：非档案工作人员未经批准不得进入档案库房。因工作需要进入的，须经档案部门负责人批准，并由档案工作人员陪同，履行登记手续。3.钥匙管理：档案库房、柜架钥匙由专人保管，并登记备案。严禁私自配制或转借钥匙。人员调离岗位，必须立即交回钥匙。第十三条**【周边环境】档案室周边应保持整洁、通畅，不得堆放杂物、垃圾，确保消防通道和安全出口不被占用、堵塞。夜间应有足够的照明。四、设施设备安全第十四条【消防设施1.档案室必须按照国家规范配置足量、有效的消防设施和器材，包括但不限于：火灾自动报警系统、自动灭火系统（推荐采用洁净气体灭火系统）、消火栓、灭火器（通常配置二氧化碳或干粉灭火器，禁止使用水基灭火器扑救档案火灾）、应急照明灯、疏散指示标志、防火门等。2.消防设施设备应设置明显标识，不得被遮挡、圈占或挪作他用。3.灭火器应放置在明显和便于取用的地点，其铭牌必须朝外。第十五条【安防设施1.监控系统：档案室公共区域、走廊、出入口及库房内部（根据保密要求设置）应安装视频监控系统，实行24小时不间断录像，录像资料保存期限不少于90天。2.入侵报警：档案库房及重要部位应安装红外入侵探测器、震动探测器等报警装置，并与单位保卫部门或专业安防公司联网。3.防盗设施：档案库房外墙窗户应安装防盗网或防爆膜，通风口应加装防盗格栅。第十六条【“八防”设施1.温湿度调控：档案库房应配备独立的恒温恒湿空调系统或专用除湿机、加湿器，确保库房温度控制在14-24℃（±2℃），相对湿度控制在45%-60%（±5%）。应配备温湿度自动监测记录仪，每日巡查记录。2.防虫防鼠：档案装具应采用防虫防鼠材料。库房入口处应设置挡鼠板，定期投放安全有效的防虫防鼠药物，并建立药品使用台账。新入库档案必须进行消毒杀虫处理。3.防光防尘：库房窗户应使用防紫外线窗帘或贴膜。库房内应保持清洁，定期除尘。档案装具应配备防尘罩或采用密闭柜架。4.防水防潮：库房不得设置在地下室最底层或顶层易漏雨部位。管道不得穿越库房上空，如必须穿越，应采取有效防护措施。库房地面应做防潮处理。第十七条【电气安全1.档案库房内除照明和必需的动力线路外，不得敷设其他线路。照明灯具应采用防爆灯或LED冷光源，并与档案柜架保持安全距离。2.库房内严禁使用电炉、电暖器、电水壶等大功率电器，严禁私拉乱接电线。3.所有电气线路、开关、插座应定期由专业电工进行检查，防止老化、短路。第十八条【设备维护所有安全设施设备应建立维护保养台账，由责任部门或委托专业机构进行定期检查、测试和维护，确保其始终处于良好有效状态。消防、安防系统的年度检测报告应归档备查。五、日常安全管理第十九条【安全巡查1.日巡查：档案工作人员每日下班前应对所负责区域进行安全检查，包括：门窗是否锁好、电源是否关闭（除必要设备外）、有无异常气味或声响、消防器材是否完好、温湿度是否正常等，并填写《档案室安全巡查日志》。2.周检查：档案部门负责人每周组织一次全面安全检查，重点检查设施设备运行状态、安全隐患整改情况。3.月检查：单位保卫部门会同档案部门每月对档案室进行一次消防安全专项检查。4.节假日前检查：长假前，必须进行彻底的安全大检查，落实节假日值班安排。第二十条【隐患整改对检查中发现的安全隐患，应立即采取措施消除；不能立即消除的，要下达《安全隐患整改通知书》，明确整改责任部门、责任人和整改时限，并采取临时防护措施。整改完成后，须进行复查验收，形成闭环管理。第二十一条【用电管理严格执行人走电断制度。除监控、报警、冰箱等需要24小时运行的设备外，其他办公设备、照明灯具下班后必须关闭电源。充电设备不得在无人值守状态下长时间充电。第二十二条【火源管理档案室区域内严禁吸烟，严禁携带火种、易燃易爆物品进入。因施工等特殊情况需动火作业的，必须提前向保卫部门和档案部门申请，办理动火许可证，落实现场监护和防火措施后方可进行。第二十三条【物品管理档案室内不得存放与档案工作无关的个人物品和杂物。废弃纸张、包装物等可燃物应及时清理。档案消毒杀虫药品应专柜存放，专人管理，明确标识。第二十四条【档案流转安全1.接收与移交：档案接收和移交应履行清点、核对、签字手续，确保账实相符，交接过程应有安全保障。2.库内管理：档案上架排列应符合规范，便于存取和应急疏散。定期清点核对档案数量。3.借阅利用：严格执行档案借阅利用制度。档案原则上不得外借，确需外借须经严格审批。在阅览室利用档案，应有工作人员在场监督，利用者不得擅自拍摄、抄录涉密或敏感内容。六、消防安全特别规定第二十五条【消防重点部位档案库房、数字化加工场所、档案修复室、中心机房被确定为消防安全重点部位，实行更加严格的管理，设置明显的“消防安全重点部位”标志，并建立专项防火档案。第二十六条【灭火与疏散预案档案部门应制定具体的《档案室灭火和应急疏散预案》，明确火灾报警、扑救初起火灾、组织人员疏散、抢救重要档案的程序和方法。预案应在醒目位置张贴。第二十七条【消防培训与演练1.所有档案工作人员必须接受消防安全培训，熟悉消防设施的位置和使用方法，掌握扑救初起火灾和疏散逃生的技能。2.档案部门应每年至少组织一次全员消防演练，演练应包括报警、灭火、疏散、档案抢救等环节。演练记录和评估报告应存档。第二十八条【火灾处置程序1.立即报警：任何人员发现火情，应立即拨打火警电话，并按下手动火灾报警按钮。2.扑救初火：在确保自身安全的前提下，利用现场灭火器材迅速扑救初起火灾。3.组织疏散：档案室负责人或现场最高职务者应立即组织室内所有人员沿疏散通道有序撤离。4.抢救档案：在人身安全得到保障的前提下，根据预案，组织力量优先抢救珍贵、重要档案。抢救时应使用防烟面具，并判断火势与疏散路径。5.配合消防：撤离到安全区域后，应派人引导消防车，并向消防指挥人员说明起火部位、有无人员被困、档案分布及重要程度等情况。七、信息安全与保密第二十九条【保密管理涉密档案的管理严格遵循国家保密法律法规和单位保密制度，实行专库、专柜、专人管理，配备符合国家保密标准的防护设施。涉密档案的数字化、利用、销毁等环节必须履行严格的审批和监销手续。第三十条【数字档案安全1.档案管理信息系统应部署在安全可靠的网络环境中，设置防火墙、入侵检测等安全设备。2.实行严格的用户权限管理和访问控制策略，定期审查用户权限。3.对档案数字资源实行定期备份制度，重要数据实行异地备份。4.用于处理档案信息的计算机应专机专用，安装防病毒软件，定期升级，严禁连接互联网或使用未经安全检测的移动存储设备。第三十一条【人员保密要求档案工作人员应签订保密承诺书，严格遵守保密纪律，不得泄露档案内容。离职、离岗时，必须清退所有涉密文件、资料和设备访问权限。八、应急管理与事故处理第三十二条【应急预案体系单位应建立涵盖火灾、水灾、盗窃、信息系统故障、突发公共卫生事件等各类风险的档案安全应急预案体系。档案部门负责制定针对档案室的专项应急预案和现场处置方案。第三十三条【应急物资档案室应配备必要的应急物资，如应急照明灯、防烟面具、急救包、防水雨布、塑料整理箱、手套等，并定期检查更新。第三十四条【事故报告发生档案安全事故后，现场人员应立即采取控制措施，并第一时间向档案部门负责人和单位保卫部门报告。档案部门负责人应立即向单位分管领导和档案安全工作领导小组报告。报告内容应包括：事故发生时间、地点、概况、原因初步判断、已采取措施、损失预估等。严禁瞒报、迟报、漏报。第三十五条【事故调查与处理安全事故发生后，由档案安全工作领导小组牵头，组织相关部门成立调查组，查明事故原因、性质和责任，提出处理意见和整改措施，形成书面调查报告。对责任部门和责任人，依据单位规定予以处理。第三十六条【灾后恢复事故处置完毕后，应尽快评估档案损毁情况，制定并实施档案抢救与恢复计划。对水浸、污染等受损档案，应及时联系专业机构进行修复。同时，应全面检查安全漏洞，完善制度，防止类似事故再次发生。九、考核与奖惩第三十七条【考核内容将档案室安全与消防管理工作纳入相关部门和人员的年度绩效考核体系。考核内容包括：安全制度执行情况、安全隐患排查整改情况、安全培训与演练参与情况、安全设施设备管理状况、安全责任事故发生率等。第三十八条【奖励对在档案安全工作中做出显著成绩，及时发现并消除重大安全隐患，或在抢险救灾中表现突出的部门和个人，给予通报表扬和物质奖励。第三十九条【惩处违反本制度，有下列行为之一的，视情节轻重给予批评教育、通报批评、经济处罚或行政处分；造成档案损毁、丢失或安全事故的，依法追究其经济责任和法律责任：不履行安全职责，玩忽职守的。违反安全操作规程，造成隐患的。擅自挪用、损坏、拆除安全设施设备的。在档案室内吸烟或违规使用明火的。私自携带档案外出或泄露档案内容的。发生事故隐瞒不报或谎报的。其他危害档案安