审计档案怎样管理制度

PAGE审计档案怎样管理制度一、总则（一）目的为了加强公司审计档案的管理，确保审计档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥审计档案在公司经营管理中的作用，根据国家有关法律法规和行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部审计机构开展审计工作形成的各类审计档案，包括审计计划、审计工作底稿、审计报告、审计决定书、审计移送处理书以及与审计项目相关的其他资料。（三）管理原则1.集中统一管理原则公司审计档案实行集中统一管理，由公司审计部门负责审计档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作，确保审计档案管理的规范化和标准化。2.谁审计谁立卷原则审计项目负责人对审计项目档案的立卷工作负总责，审计人员应及时将审计过程中形成的各类资料收集齐全、整理规范，按照立卷要求进行组卷。3.完整准确原则审计档案应全面、准确地反映审计项目的实施过程和结果，确保档案内容真实、可靠，数据准确、完整。4.安全保密原则加强审计档案的安全保密管理，采取必要的安全防护措施，防止档案信息泄露、损毁和丢失。严格限制审计档案的查阅和使用范围，确保档案信息的安全。二、审计档案的收集与整理（一）收集要求1.审计项目实施过程中，审计人员应及时收集与审计项目相关的各种文件、资料、证据等，确保资料的完整性。2.收集的审计资料应包括但不限于审计通知书、审计工作方案、审计证据、审计工作底稿、审计报告征求意见稿、被审计单位反馈意见及说明、审计报告、审计决定书、审计移送处理书等。3.审计人员应按照审计项目的进展情况，及时将收集到的资料移交审计项目负责人，由项目负责人进行集中整理。（二）整理方法1.审计项目负责人应按照审计档案的形成规律和内在联系，对收集到的审计资料进行分类、排序、编号、编目等整理工作。2.审计档案应按照审计项目进行立卷，一个审计项目可立一卷或数卷，不得将不同审计项目的资料混在一起立卷。3.每卷审计档案应编制卷内目录，卷内目录应包括序号、文件题名、日期、页号、备注等内容，序号应按照文件排列顺序编写，文件题名应准确反映文件内容，日期应填写文件的形成日期，页号应填写文件在卷内的起止页码，备注应填写需要说明的事项。4.卷内文件应按照重要程度和形成时间顺序排列，正件在前，附件在后；定稿在前，修改稿在后；批复在前，请示在后；批示在前，报告在后。5.对于纸张规格不一致的文件，应采用A4纸进行复印或粘贴，使其规格统一。对于破损的文件，应进行修复或复制，确保文件的完整性。三、审计档案的归档（一）归档时间审计项目结束后，审计项目负责人应在[X]个工作日内将整理好的审计档案移交公司审计部门档案管理人员进行归档。（二）归档程序1.档案管理人员应对移交的审计档案进行核对，检查档案的完整性、准确性和整理质量，如发现问题应及时与审计项目负责人沟通并要求补充或更正。2.核对无误后，档案管理人员应按照档案管理的要求，将审计档案装入档案盒，并在档案盒上标明审计项目名称、年度、保管期限等信息。3.档案管理人员应将归档后的审计档案按照类别和保管期限进行排列上架，建立档案索引目录，便于查找和利用。四、审计档案的保管（一）保管期限审计档案的保管期限分为永久、定期两种。定期保管期限分为[X]年、[X]年和[X]年。1.永久保管的审计档案包括：公司年度审计报告；涉及公司重大经济决策、重要经济事项的审计档案；审计决定书中涉及对公司重大违规行为进行处理的档案；审计移送处理书中涉及违法违纪问题移送司法机关或有关部门处理的档案；其他需要永久保管的审计档案。2.定期保管的审计档案：[X]年保管期限的审计档案包括：一般性审计项目的审计档案，审计决定书中涉及对公司一般性违规行为进行处理的档案等。[X]年保管期限的审计档案包括：对公司内部管理部门审计形成的档案等。[X]年保管期限的审计档案包括：对公司下属分支机构审计形成的档案等。（二）保管要求1.公司应设立专门的审计档案保管库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保审计档案的安全保管。2.档案管理人员应定期对审计档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好检查记录。3.对于电子审计档案，应进行备份存储，并定期进行数据维护，确保数据的安全性和完整性。备份存储介质应与原始数据分开存放，并异地保管。4.审计档案保管库房应保持清洁、整齐，温度、湿度应符合国家有关标准要求，防止档案因环境因素受损。五、审计档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员查阅审计档案，需填写《审计档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，方可查阅。查阅涉及公司重大机密或敏感信息的审计档案，需经公司审计部门负责人批准。2.公司外部单位或个人查阅审计档案，应持有单位介绍信或相关证明文件，经公司审计部门负责人批准，并办理查阅登记手续后，方可查阅。查阅涉及公司商业秘密或国家机密的审计档案，需经公司分管领导批准，并严格按照保密规定进行查阅。（二）查阅程序1.查阅人应在档案管理人员的陪同下查阅审计档案，查阅过程中不得擅自涂改、抽取、撤换、销毁档案资料。2.查阅人如需复印或摘录审计档案内容，应经档案管理人员同意，并按照规定办理相关手续。复印或摘录的内容应与原件一致，并注明出处。3.查阅人查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理人员，并在《审计档案查阅登记表》上签字确认。（三）借阅权限1.公司内部人员借阅审计档案，需填写《审计档案借阅申请表》，经所在部门负责人和公司审计部门负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。2.公司外部单位或个人借阅审计档案，原则上不予办理。如因特殊情况确需借阅的，应持有单位介绍信或相关证明文件，经公司审计部门负责人和公司分管领导批准，并办理借阅登记手续后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。（四）借阅程序1.借阅人应按照批准的借阅期限及时归还审计档案，如需延期，应提前向档案管理人员提出申请，经批准后方可延期。2.借阅人借阅档案期间，应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自将档案带出公司或用于其他非规定用途。如因保管不善造成档案丢失、损毁的，借阅人应承担相应的责任。3.借阅人归还档案时，档案管理人员应认真核对档案的完整性和准确性，如发现问题应及时与借阅人沟通并要求解决。六、审计档案的保密与销毁（一）保密措施1.公司审计部门应加强对审计档案保密工作的管理，制定保密制度，明确保密责任，对涉及公司商业秘密、国家机密等敏感信息的审计档案，应采取严格的保密措施。2.审计人员在审计工作中应严格遵守保密纪律，不得泄露审计过程中获取的任何信息。对因工作需要接触审计档案的人员，应进行保密教育，签订保密协议，明确保密责任。3.审计档案管理人员应妥善保管审计档案，严格控制档案的查阅和使用范围，对查阅和借阅审计档案的人员进行登记，确保档案信息的安全。（二）销毁程序1.审计档案保管期满，需要销毁时，由档案管理人员提出销毁意见，编制《审计档案销毁清册》，详细列出拟销毁档案的名称、年度、保管期限、卷号等信息。2.《审计档案销毁清册》经公司审计部门负责人审核后，报公司分管领导批准。3.经批准后，由档案管理人员会同审计部门相关人员共