审计服务采购制度

PAGE审计服务采购制度一、总则（一）目的为规范公司审计服务采购行为，确保采购过程的公平、公正、公开，提高审计服务质量，保障公司利益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门、子公司涉及的各类审计服务采购活动，包括但不限于财务审计、内部审计、专项审计等。（三）基本原则1.合法性原则：审计服务采购活动必须遵守国家法律法规和相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，对待所有参与采购的供应商，不得偏袒任何一方。3.公开透明原则：采购信息应及时、准确地公开，接受公司内部监督和相关部门的检查。4.效益原则：在保证审计服务质量的前提下，合理控制采购成本，提高采购效益。二、采购需求确定（一）需求提出1.各部门、子公司根据工作需要，提前向公司审计管理部门提出审计服务采购需求。需求应明确审计的范围、目的、时间要求等具体内容。2.审计管理部门对各部门、子公司提出的需求进行汇总、整理和分析，结合公司整体战略和业务发展情况，确定年度审计服务采购计划。（二）需求评审1.审计管理部门组织相关部门对采购需求进行评审，评审内容包括需求的合理性、必要性、可行性等。2.对于重大审计项目的需求，应邀请公司内部专家、法律顾问等进行论证，确保需求符合公司实际情况和法律法规要求。（三）需求变更1.在采购过程中，如因特殊情况需要变更采购需求，需求提出部门应及时向审计管理部门提交变更申请，并说明变更的原因、内容和影响。2.审计管理部门对变更申请进行审核，必要时组织相关部门进行评审，根据评审结果决定是否同意变更。如同意变更，应及时通知供应商，并对采购合同等相关文件进行修订。三、供应商选择与管理（一）供应商准入1.建立供应商准入机制，明确供应商的资质要求、业绩要求、信誉要求等准入条件。2.审计管理部门负责收集、整理供应商信息，建立供应商数据库。对申请准入的供应商进行资格审查，符合准入条件且经审批通过的供应商方可进入公司供应商名录。（二）供应商选择1.根据采购需求和供应商名录，审计管理部门制定供应商选择方案。选择方案应包括选择方式、评价标准、评审流程等内容。2.常见的供应商选择方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购等。具体选择方式应根据采购项目的特点和相关法律法规要求确定。3.成立评审小组，负责对供应商的投标文件或响应文件进行评审。评审小组由审计管理部门、财务部门、法务部门等相关人员组成，必要时可邀请外部专家参与。4.评审小组按照评价标准对供应商进行综合评价，确定中标供应商或成交供应商。评价标准应包括审计服务质量、价格、信誉、服务承诺等方面。（三）供应商管理1.与中标供应商或成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。合同应包括审计服务的内容、标准、价格、付款方式、服务期限、违约责任等条款。2.审计管理部门负责对供应商的服务过程进行监督和管理，定期对供应商的服务质量进行评估。如发现供应商存在服务质量问题或违反合同约定的行为，应及时采取措施进行处理，包括要求供应商整改、扣除服务费用、终止合同等。3.建立供应商绩效评价机制，对供应商的年度服务绩效进行评价，并根据评价结果对供应商进行奖惩。绩效评价内容包括审计服务质量、工作效率、客户满意度等方面。四、采购流程（一）采购申请各部门、子公司根据确定的采购需求，填写《审计服务采购申请表》，详细说明采购项目的名称、内容、预算金额、时间要求等信息，并提交至审计管理部门。（二）采购审批1.审计管理部门对采购申请表进行初审，审核采购需求的合理性、必要性等。初审通过后，提交至公司相关领导进行审批。2.公司相关领导根据审批权限对采购申请进行审批。审批通过后，采购申请进入采购实施阶段；审批不通过的，应说明原因，并返回采购申请部门。（三）采购实施1.根据采购审批结果，审计管理部门按照确定的供应商选择方式组织采购活动。2.公开招标方式：发布招标公告，邀请潜在供应商投标；发售招标文件，组织开标、评标活动；确定中标供应商，发出中标通知书。3.邀请招标方式：向符合条件的供应商发出投标邀请书；发售招标文件，组织开标、评标活动；确定中标供应商，发出中标通知书。4.竞争性谈判方式：成立谈判小组，与符合资格条件的供应商进行谈判；确定成交供应商，发出成交通知书。5.单一来源采购方式：与单一供应商进行协商，确定成交价格和服务条款；发出成交通知书。（四）合同签订1.采购活动结束后，审计管理部门与中标供应商或成交供应商签订采购合同。合同签订前，应确保合同条款符合公司利益和法律法规要求，并经法务部门审核。2.合同签订后，审计管理部门将合同副本分发给相关部门，各部门应按照合同约定履行各自的职责。（五）采购验收1.审计服务完成后，审计管理部门组织相关部门对审计服务进行验收。验收内容包括审计报告的质量、审计工作的完成情况、审计发现问题的整改情况等。2.验收合格后，填写《审计服务采购验收报告》，并由验收人员签字确认。验收不合格的，应要求供应商进行整改，直至验收合格为止。（六）付款结算1.财务部门根据采购合同约定和验收报告，办理付款结算手续。付款前，应审核相关凭证的真实性、合法性和完整性。2.对于符合付款条件的采购项目，财务部门按照合同约定的付款方式和时间向供应商支付款项。五、采购监督与风险管理（一）采购监督1.公司内部审计部门负责对审计服务采购活动进行监督检查，定期对采购项目进行审计，检查采购过程是否合规、采购合同是否履行等。2.审计管理部门应建立采购项目档案，将采购申请、采购审批、采购实施、合同签订、验收报告、付款结算等相关文件资料进行归档保存，以备监督检查和查阅。3.公司设立举报信箱和举报电话，接受公司员工对采购活动中违规行为的举报。对于举报事项，应及时进行调查处理，并将处理结果反馈给举报人。（二）风险管理1.识别采购过程中的风险因素，如供应商违约风险、采购价格波动风险、法律法规风险等。2.针对识别出的风险因素，制定相应的风险应对措施。如加强供应商管理，降低供应商违约风险；建立价格预警机制