审计局档案管理管理制度

PAGE审计局档案管理管理制度一、总则（一）目的为加强审计局档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在审计工作及各项事业发展中的作用，根据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合本局实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于审计局机关各科室及下属事业单位在工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：档案工作实行集中统一领导，由局办公室负责档案的综合管理，各科室和下属事业单位明确专人负责档案的收集、整理和移交。2.真实完整原则：确保档案内容真实、准确，全面反映审计工作及相关活动的全过程，保证档案的完整性。3.便于利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索和利用效率，为审计工作、决策参考及社会利用提供便利。4.安全保密原则：采取有效措施，保障档案实体和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理机构与职责（一）档案管理领导小组成立以局领导为组长，各科室负责人为成员的档案管理领导小组，负责统筹协调档案管理工作，研究解决档案管理中的重大问题，指导档案管理工作的开展。（二）办公室作为档案管理的综合部门，具体职责如下：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本局档案管理制度并组织实施。2.负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等日常管理工作。3.指导各科室和下属事业单位的档案工作，开展档案业务培训和监督检查。4.负责档案信息化建设，推进档案数字化管理，建立和维护档案信息系统。5.做好档案的安全保密工作，制定安全保密制度，落实安全防范措施。（三）各科室及下属事业单位1.负责本科室（单位）形成档案的收集、整理和初步立卷工作，确保档案材料的齐全、完整。2.按照规定的时间和要求，将整理好的档案移交局办公室。3.配合局办公室做好档案的查阅、利用等工作，提供必要的协助。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.审计业务档案：包括审计通知书、审计工作方案、审计证据、审计工作底稿、审计报告、审计决定书、审计移送处理书等与审计项目相关的各类文件材料。2.行政管理档案：涵盖局机关制定的各项规章制度、工作计划、工作总结、会议记录、重要文件、人事档案、财务档案、固定资产档案等。3.党群工作档案：如党组织建设、党员管理、群团活动等方面形成的文件材料。4.其他档案：本局在履行职能过程中形成的具有保存价值的各类文件、资料、图表、声像等材料。（二）收集要求1.各科室和下属事业单位应明确专人负责档案收集工作，确保档案材料及时、完整地收集。2.收集的档案材料应真实、准确、完整，字迹清晰，载体完好。3.对电子文件，应同时收集其元数据、背景信息等相关资料，并确保其可读性和完整性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于保管和利用。3.分类科学、组卷合理、排列有序、编号规范。（四）整理方法1.审计业务档案按照审计项目立卷，一个审计项目的文件材料组成一卷或数卷。2.行政管理档案、党群工作档案等按照年度机构问题分类法进行整理，即先按年度分开，再按内设机构或问题进行分类，最后将同一类别的文件材料组成一卷或数卷。3.卷内文件材料按照重要程度和时间顺序排列，编号采用阿拉伯数字，标注在文件首页右上角。4.编制卷内文件目录，目录应包括顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号等项目。5.填写备考表，注明卷内文件的缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。6.装订应牢固、整齐，便于保管和利用。四、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害生物等功能。2.库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，确保档案存放有序。（二）档案保管期限1.审计业务档案保管期限分为永久、长期（10年）和短期（3年）。永久保管的档案主要包括：上级主管部门颁发的涉及审计工作的重要法规、规章、制度；本局制定的重要规章制度；重大审计项目的审计报告、审计决定书、审计移送处理书等。长期保管的档案主要包括：一般审计项目的审计报告、审计决定书等；年度审计工作计划、总结等。短期保管的档案主要包括：一般性文件材料、临时性审计项目的相关材料等。2.行政管理档案、党群工作档案等保管期限根据其重要程度和实际需要确定，一般分为永久、长期（10年）和短期（3年）。（三）档案保管措施1.建立档案保管账目，对档案的收进、移出、保管等情况进行详细登记，做到账物相符。2.定期对档案进行清查盘点，每年至少一次，发现问题及时采取措施解决。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。4.加强对电子档案的保管，定期进行备份，存储介质应妥善保管，防止数据丢失。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由局办公室牵头，各相关科室负责人参加，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.根据档案保管期限表，结合档案的实际价值，对档案进行全面审查。2.重点审查档案的内容是否涉及重要业务、重大决策、历史记录等，以及是否具有查考利用价值。（三）鉴定程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。2.填写档案鉴定审批表，注明档案的名称、数量、保管期限、鉴定意见等，经局领导审批后，方可进行销毁。（四）销毁1.对批准销毁的档案，应采用适当的方式进行销毁，如粉碎、焚烧等，确保档案信息无法恢复。2.销毁档案时，应指定专人负责监销，并在销毁清册上签字确认。3.销毁清册应永久保存，作为档案管理工作的重要记录。六、档案的利用（一）利用范围1.本局工作人员因工作需要查阅档案。2.上级主管部门、其他单位及社会有关方面因工作需要查阅档案。（二）利用手续1.本局工作人员查阅档案，需填写档案查阅申请表，经所在科室负责人签字同意后，到局办公室办理查阅手续。2.上级主管部门、其他单位及社会有关方面查阅档案，应出具单位介绍信或查阅公函，经局领导批准后，方可查阅。3.查阅档案应在指定场所进行，查阅人员不得擅自将档案带出档案库房，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、批注等。（三）利用方式1.提供原件查阅：对一般性档案，可直接提供原件供查阅人员查阅。2.复制：对不宜提供原件查阅的档案，经局办公室同意后，可为查阅人员提供复制件，并加盖档案查阅专用章。3.摘录：查阅人员可根据需要摘录档案内容，但摘录内容应经档案管理人员核对无误，并注明出处。（四）利用登记对档案的查阅、复制、摘录等利用情况进行详细登记，登记内容包括查阅日期、查阅人姓名、所在单位、查阅目的、查阅档案名称及数量、利用方式等。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）数字化扫描1.对具有保存价值的纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应不低于200dpi，图像格式应为JPEG或TIFF。2.扫描后的电子文件应进行图像处理，确保图像清晰、完整，无黑边、白边、偏斜等现象。（三）数据录入与挂接1.按照档案整理要求，对扫描后的电子文件进行数据录入，包括文件题名、文号、责任者、日期、页号等信息。2.将录入的数据与电子文件进行挂接，建立准确的索引关系，便于档案的检索和利用。（四）系统功能1.档案管理系统应具备档案录入、存储、检索、借阅、统计、鉴定、销毁等功能，实现档案管理工作的全过程信息化。2.提供多种检索方式，如按题名、文号、责任者、日期、关键词等进行检索，方便快捷地获取所需档案信息。3.对档案利用情况进行实时统计分析，生成各类统计报表，为档案管理决策提供依据。（五）安全管理1.加强档案信息化系统的安全防护，设置用户权限管理，确保不同人员只能访问其权限范