审计局审计档案管理制度

PAGE审计局审计档案管理制度一、总则（一）目的为了加强审计局审计档案的管理，保证审计档案的真实、完整、有效和安全，充分发挥审计档案在审计工作及其他各项工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国审计法》以及国家有关档案管理的规定，结合本局实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于审计局在履行审计监督职责过程中形成的各种门类和载体的审计档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则审计档案由审计局档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整、系统和安全。2.真实性原则审计档案应如实反映审计工作的全过程，保证档案内容的真实性。3.完整性原则审计档案应涵盖审计项目从立项到结案的各个环节，包括审计计划、审计工作底稿、审计证据、审计报告等相关资料，确保档案的完整性。4.保密性原则对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的审计档案，应严格保密，防止档案信息的泄露。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善审计档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理审计局的审计档案，对档案进行分类、整理、编目、装订、保管和利用。3.定期对审计档案进行检查、鉴定和统计，确保档案的质量和安全。4.组织开展审计档案的信息化建设，提高档案管理的效率和水平。5.对档案管理人员进行业务培训和指导，提高档案管理队伍的素质。（二）审计项目承办部门职责1.负责本部门审计项目档案的收集、整理和立卷工作，并在审计项目结束后及时向档案管理部门移交。2.对本部门形成的审计档案材料的真实性、完整性和准确性负责，确保档案符合归档要求。3.配合档案管理部门做好审计档案的检查、鉴定、统计和利用等工作。（三）档案管理人员职责1.认真贯彻执行档案管理的法律法规和规章制度，严格遵守档案管理工作流程。2.负责审计档案的日常管理工作，包括档案的接收、登记、整理、编目、装订、保管、借阅和归还等。3.对档案进行定期检查和盘点，发现问题及时报告并采取相应措施。4.积极参与档案信息化建设，熟练掌握档案管理软件的操作，提高档案管理工作效率。5.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容。三、档案的收集与整理（一）收集范围审计项目承办部门应将审计项目从立项到结案过程中形成的具有保存价值的各种文件材料收集齐全，包括但不限于以下内容：1.审计通知书、审计实施方案、审计工作底稿、审计证据、审计报告及被审计单位反馈意见等。2.审计项目的相关会议记录、纪要、请示、报告等文件。3.与审计项目有关的证明材料、照片、录音、录像等资料。4.审计项目的后续跟踪检查资料。（二）收集要求1.审计项目承办部门应指定专人负责档案材料的收集工作，确保档案材料的及时、完整收集。2.收集的档案材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对电子文件应按照相关规定进行收集和整理，确保电子文件的可读性和完整性。（三）整理原则1.遵循审计项目的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系。2.按照文件材料的重要程度和时间顺序进行排列，便于查找和利用。3.区分不同保管期限，分别进行整理和立卷。（四）整理方法1.审计工作底稿应按照审计事项分类，同一审计事项的工作底稿应集中在一起，并按照审计程序的先后顺序排列。2.审计证据应与对应的审计工作底稿相匹配，按照证据的重要程度和关联性进行排列。3.审计报告及相关文件应按照发文时间顺序排列，附件应与正文一并整理。4.对整理好的档案材料进行编目，编制卷内目录、备考表等，注明档案的编号、题名、日期、保管期限等信息。四、档案的立卷与归档（一）立卷要求1.审计项目承办部门应在审计项目结束后[X]个工作日内完成档案的立卷工作，并向档案管理部门移交。2.立卷应遵循一案一卷、一卷多册的原则，将同一审计项目的文件材料组成一个案卷。3.案卷应采用统一规格的档案盒进行装订，档案盒应标明案卷编号、题名、保管期限等信息。（二）归档程序1.审计项目承办部门将立卷后的档案整理成册，填写档案移交清单，一式两份，一份由移交部门留存，一份随档案移交档案管理部门。2.在档案管理部门接收档案时，双方应按照档案移交清单进行核对，确保档案的数量、质量和完整性。3.档案管理部门对接收的档案进行审核，对不符合归档要求的档案，应及时通知移交部门进行补充或整改。4.审核通过后，档案管理部门将档案进行分类存放，并建立档案台账，记录档案的入库时间、编号、题名、保管期限等信息。五、档案的保管（一）保管场所1.审计局应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家有关规定。（二）保管期限审计档案的保管期限分为永久、长期（[X]年）和短期（[X]年）三种。具体保管期限根据审计项目的重要程度和性质确定，一般按照以下原则划分：1.涉及重大经济案件、重要政策执行情况审计等具有重要历史价值和现实意义的审计项目档案，应列为永久保管。2.对一般审计项目，如年度预算执行审计、专项资金审计等，档案保管期限为长期。3.对一些临时性、阶段性审计项目，档案保管期限为短期。（三）档案保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和盘点，发现档案有损坏、变质等情况，应及时采取措施进行修复或处理。2.对电子档案应定期进行备份，存储在安全可靠的介质上，并异地存放，防止数据丢失。3.严格遵守档案查阅、借阅制度，防止档案丢失、损坏或泄密。4.对超过保管期限的档案，应按照规定进行鉴定和销毁，确保档案库房的整洁和安全。六、档案的利用（一）利用范围审计档案的利用主要包括内部查阅、外部查阅和借阅等。内部查阅主要是指审计局内部工作人员因工作需要查阅审计档案；外部查阅主要是指有关部门或单位因工作需要查阅审计档案；借阅主要是指因特殊情况需要将审计档案借出使用。（二）利用程序1.内部查阅审计局内部工作人员因工作需要查阅审计档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。档案管理人员应根据查阅申请表提供相应的档案，并在查阅现场进行监督，确保档案的安全和完整。查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制档案内容，如需复制档案，应经档案管理部门负责人批准。2.外部查阅有关部门或单位因工作需要查阅审计档案，应出具正式的查阅函，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并加盖单位公章。查阅函经审计局分管领导批准后，档案管理部门按照规定提供档案。外部查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，查阅过程中应遵守档案管理规定，不得擅自将档案带出指定地点。如需复制档案，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定办理复制手续。3.借阅因特殊情况需要将审计档案借出使用，应填写档案借阅申请表，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间、归还时间等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自扩大借阅范围，不得在档案上涂改、抽取、复制等。借阅期满后，应及时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并追究借阅人员的责任。（三）利用限制1.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的审计档案，未经批准不得查阅、借阅和公开。2.正在进行审计或涉及法律诉讼的审计项目档案，在审计工作结束或法律诉讼终结前，不得对外提供查阅和借阅。3.查阅、借阅审计档案应严格遵守档案管理规定，不得擅自更改、销毁档案内容。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织审计局应成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、审计业务骨干等组成，负责对审计档案进行定期鉴定。（二）鉴定内容档案鉴定工作小组应根据审计档案的保管期限和实际利用价值，对档案进行全面审查，确定档案的存毁。鉴定内容主要包括档案的完整性、准确性、时效性、机密性等方面。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐一审查，提出销毁意见，并填写档案销毁清册，注明档案的编号、题名、保管期限、销毁原因等信息。2