审计局制度出台档案制度

PAGE审计局制度出台档案制度审计局档案管理制度一、总则（一）目的为加强审计局档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，为审计工作提供有效支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于审计局机关各部门及全体工作人员在履行职责过程中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则。审计局档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁和利用等工作。2.真实性原则。档案应如实反映审计工作的实际情况，确保档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则。档案应全面、系统地记录审计工作的全过程，保证档案的完整性。4.保密性原则。对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格保密，防止档案信息的泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门审计局设立专门的档案管理部门，配备专职档案管理人员，负责档案管理的日常工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定本局档案管理制度并组织实施。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，确保档案的规范化管理。3.建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，方便档案的查阅和利用。4.负责档案的安全保管，做好档案库房的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，确保档案的安全与完整。5.定期对档案进行鉴定，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行销毁。6.组织开展档案信息化建设，推进档案管理的数字化、网络化，提高档案管理效率和服务水平。7.负责向同级国家综合档案馆移交应进馆的档案，并办理相关手续。8.对本局各部门的档案管理工作进行监督、指导和检查，开展档案业务培训，提高档案管理人员的业务素质。（三）各部门职责1.各部门应指定一名档案兼职管理员，负责本部门档案的收集、整理和移交工作。2.档案兼职管理员应按照档案管理部门的要求，及时将本部门在工作中形成的各类文件材料收集齐全、整理规范，并定期移交档案管理部门。3.各部门应积极配合档案管理部门的工作，支持档案管理人员开展档案管理业务，确保档案管理工作的顺利进行。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与审计工作相关的文件、指示、规定等。2.本局制定的各种规章制度、工作计划、总结、报告、统计报表等。3.审计项目档案，包括审计通知书、审计工作方案、审计证据、审计工作底稿、审计报告、审计决定书等。4.各类会议文件、记录、纪要等材料。5.人事档案，包括干部职工的履历表、任免文件、考核材料、工资档案等。6.财务档案，包括会计凭证、账簿、报表等。7.其他与审计工作有关的文件材料，如合同、协议、信函等。（二）收集要求1.各部门应按照档案收集范围，及时收集本部门在工作中形成的各类文件材料，确保档案的齐全完整。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，纸张应符合档案保存要求。3.对电子文件，应按照相关规定进行收集和整理，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。（三）整理方法1.档案管理部门应按照档案的形成规律和特点，对收集到的档案进行分类整理。2.档案分类应遵循科学性、系统性和实用性原则，一般可分为文书档案、审计项目档案、人事档案、财务档案等类别。3.文书档案应按照年度保管期限机构（问题）进行分类，审计项目档案应按照审计项目进行分类，人事档案应按照干部职工个人进行分类，财务档案应按照会计年度进行分类。4.对每一份档案应进行编号、编目，编制档案目录，建立档案检索体系，方便档案的查阅和利用。四、档案的保管（一）档案库房建设1.档案库房应选择地势较高、干燥通风、排水良好的地方，远离火源、水源和污染源。2.档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光等功能，配备必要的消防器材、防盗设备、温湿度调节设备、防虫防鼠药品等。3.档案库房应设置专门的档案架、档案柜等存储设备，档案架、档案柜应排列整齐，便于档案的存放和查找。（二）档案保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，确保档案的安全与完整。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应措施。2.档案应按照分类编号顺序存放，不同类别、不同保管期限的档案应分开存放，便于管理和查阅。3.对电子档案，应定期进行备份，存储在安全可靠的存储介质上，并异地存放，防止电子档案因意外事件丢失或损坏。4.档案库房应保持清洁卫生，温湿度应控制在适宜的范围内，温度一般为14℃24℃，相对湿度一般为45%60%。（三）档案的借阅与归还1.本局工作人员因工作需要查阅档案，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理借阅手续。2.档案管理人员应按照《档案借阅申请表》的内容，为借阅人员提供相应的档案，并登记借阅档案的名称、数量、借阅时间等信息。3.借阅人员应在规定的时间内归还档案，如需延期借阅，应办理续借手续。4.借阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、抽换、污损等，如发现档案有损坏情况，应及时报告档案管理部门。5.借阅人员不得将档案转借他人，不得擅自将档案带出本局或泄露档案内容。（四）档案的查阅与利用1.外单位人员因工作需要查阅本局档案，应持有单位介绍信，经本局分管领导批准后，到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理人员应按照批准的查阅范围，为查阅人员提供相应的档案，并对查阅情况进行登记。3.查阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，查阅人员不得擅自摘抄、复制档案内容，如需摘抄、复制，应经档案管理部门负责人同意。4.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，未经批准不得查阅和利用。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、区别对待、保持历史联系的原则，确保鉴定结果的准确性和客观性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成，负责档案的鉴定工作。（三）鉴定内容1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行全面审查，判断档案是否具有保存价值。2.根据档案的保存价值，确定档案的保管期限，保管期限一般分为永久、长期（16年至50年）和短期（15年以下）三种。（四）鉴定程序1.档案管理部门定期对档案进行清理，将已到保管期限的档案列出清单，送交档案鉴定小组进行鉴定。2.档案鉴定小组对清单中的档案进行逐一审查，根据鉴定原则和标准，确定档案的存毁意见。3.对拟销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，详细记录档案的名称数量、保管期限、销毁原因等信息。4.《档案销毁清册》经档案鉴定小组组长签字、本局分管领导批准后，方可进行销毁。（五）销毁方法1.档案销毁应采用安全可靠的方式进行，一般可采用焚烧、粉碎等方法，确保档案信息无法恢复。2.档案销毁时，应指定专人负责监销，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认。3.销毁后的《档案销毁清册》应永久保存，作为档案管理工作的重要记录。六、档案的统计与移交（一）档案统计1.档案管理部门应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.档案统计报表应准确、及时、完整，统计数据应真实可靠，不得虚报、瞒报、漏报。3.档案统计结果应定期向上级主管部门和同级国家综合档案馆报送，并作为档案管理工作考核的重要依据。（二）档案移交1.审计局应按照国家有关规定，定期向同级国家综合档案馆移交应进馆的档案。2.档案移交前，档案管理部门应按照国家综合档案馆的要求，对拟移交的档