县审计局合同管理制度

PAGE县审计局合同管理制度一、总则（一）目的为加强县审计局合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护单位合法权益，根据国家法律法规及相关政策规定，结合本局实际，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于县审计局对外签订的各类合同，包括但不限于审计业务委托合同、采购合同、租赁合同、服务合同等。（三）基本原则1.合法合规原则：合同的签订、履行等应符合国家法律法规及相关政策要求。2.审慎严谨原则：在合同签订前，应进行充分的调查、评估和审核，确保合同条款合理、明确，风险可控。3.职责明确原则：明确合同管理各环节的职责分工，确保合同管理工作有序开展。4.全程监管原则：对合同签订、履行、变更、终止等全过程进行监督管理，及时发现和解决问题。二、合同管理职责分工（一）合同承办部门1.负责合同项目的发起、调研、谈判等前期工作。2.组织起草合同文本，确保合同条款符合业务需求和法律法规要求。3.对合同相对方的主体资格、信用状况、履约能力等进行调查核实。4.负责合同的履行，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。5.负责合同履行情况的跟踪、反馈，按要求提交相关报告。（二）法规审核部门1.对合同文本进行合法性审核，重点审查合同条款是否符合法律法规规定，是否存在法律风险。2.提出法律意见和建议，协助合同承办部门完善合同条款。3.参与重大合同的谈判、起草等工作，从法律角度提供专业支持。（三）财务部门1.对合同涉及的资金预算、支付方式、结算条款等进行审核。2.负责合同款项的支付审核和账务处理，确保资金支付的合规性和准确性。3.协助合同承办部门对合同履行情况进行财务监督。（四）办公室1.负责合同的统一编号、登记、归档等工作。2.按照档案管理规定，妥善保管合同档案，确保档案的完整、安全。3.负责合同专用章的管理和使用。（五）局领导1.对重大合同进行审批，决策合同签订、变更、终止等事项。2.协调解决合同管理工作中的重大问题。三、合同签订管理（一）合同立项1.合同承办部门根据工作需要，提出合同立项申请，填写《合同立项申请表》，详细说明合同项目名称、内容、金额、相对方等信息，并附相关背景资料和初步调研情况。2.申请表经部门负责人审核签字后，报分管领导审批。分管领导根据实际情况进行审批，同意立项的，下达《合同立项批复》。（二）合同起草1.合同承办部门根据立项批复，组织起草合同文本。合同文本应具备以下主要条款：当事人的名称或者姓名和住所；标的；数量；质量；价款或者报酬；履行期限、地点和方式；违约责任；解决争议的方法。2.合同条款应明确、具体、清晰，避免模糊不清或歧义性表述。对于格式合同，应仔细审查格式条款，确保其符合法律法规要求，对我方有利。3.合同文本起草完成后，由合同承办部门负责人审核签字，提交法规审核部门进行合法性审核。（三）合法性审核1.法规审核部门收到合同文本后，应在规定时间内完成合法性审核工作。审核内容包括：合同主体是否合法，是否具备签订合同的资格和能力。合同内容是否符合法律法规规定，是否存在违法违规条款。合同条款是否公平合理，是否存在显失公平、加重我方责任等问题。合同的形式是否符合要求，是否需要采用书面形式、是否需要办理批准、登记等手续。2.法规审核部门审核后，出具《合同合法性审核意见书》。如审核意见为无异议，合同承办部门可根据审核意见对合同文本进行完善后，提交分管领导审批；如审核意见为有异议，合同承办部门应根据审核意见对合同文本进行修改，再次提交法规审核部门审核，直至审核通过。（四）合同审批1.合同承办部门将经合法性审核且完善后的合同文本提交分管领导审批。分管领导应对合同的必要性、可行性、合法性等进行全面审查，并签署审批意见。2.对于重大合同（金额较大、涉及重要事项、法律关系复杂等），分管领导审批后，还需提交局领导办公会审议，由局领导做出最终审批决定。3.合同审批通过后，合同承办部门应在合同文本上加盖“同意签订”章，并注明审批意见和审批日期。（五）合同签订1.合同承办部门根据审批意见，与合同相对方签订合同。合同签订应使用局统一印制的合同文本，一式多份，确保各方留存的合同文本内容一致。2.合同文本应加盖单位合同专用章。合同专用章由办公室专人保管，使用时应严格履行审批手续。合同承办部门填写《合同专用章使用申请表》，经部门负责人、分管领导签字后，到办公室办理盖章手续。3.合同签订过程中，如对方提出修改合同文本的要求，合同承办部门应及时与法规审核部门沟通，经审核同意后，方可进行修改，并重新履行审批手续。4.合同签订后，合同承办部门应及时将合同副本送办公室、法规审核部门、财务部门等相关部门备案。四、合同履行管理（一）履行计划制定1.合同签订后，合同承办部门应制定详细的合同履行计划，明确合同履行的步骤、时间节点、责任人等。履行计划应具有可操作性，确保合同能够按时、全面履行。2.履行计划经部门负责人审核签字后，报分管领导备案。（二）履行跟踪与监督1.合同承办部门应按照履行计划组织合同的履行，定期对合同履行情况进行跟踪检查，及时发现和解决履行过程中出现的问题。2.对于合同履行过程中涉及的重要事项、变更事项等，合同承办部门应及时向分管领导汇报，并做好记录。3.财务部门应根据合同约定和履行情况，及时办理款项支付手续，并对资金使用情况进行监督。发现款项支付存在问题或异常情况时，应及时与合同承办部门沟通，采取相应措施。4.法规审核部门应对合同履行情况进行法律监督，对可能涉及法律风险的事项及时提出法律意见和建议。（三）变更管理1.合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同内容的，合同承办部门应及时与对方协商，并签订书面的合同变更协议。2.合同变更协议的签订程序参照合同签订管理的相关规定执行，即先由合同承办部门起草变更协议文本，经法规审核部门合法性审核、分管领导审批后，再与对方签订。3.合同变更协议签订后，合同承办部门应及时将变更情况通知相关部门，并调整合同履行计划。（四）终止管理1.合同履行完毕或提前终止时，合同承办部门应及时组织验收或清理工作，确保合同事项全部完成。2.合同终止后，合同承办部门应填写《合同终止情况报告表》，详细说明合同履行情况、终止原因、款项结算情况等，报分管领导审批。3.财务部门应在合同终止后，及时核对款项收支情况，办理相关财务手续。4.办公室应将合同终止后的相关资料整理归档，妥善保管。五、合同档案管理（一）档案收集1.合同签订后，合同承办部门应及时将合同文本、相关审批文件、履行过程中的资料（如往来函件、会议纪要、验收报告等）收集齐全，移交办公室进行统一归档。2.移交时，双方应填写《合同档案移交清单》，明确移交的资料名称、数量、日期等，双方签字确认。（二）档案整理与归档1.办公室收到合同档案后，应按照档案管理的要求进行整理。对合同文本及相关资料进行分类、编号、装订，确保档案的完整性和规范性。2.整理后的合同档案应按照年度、类别等进行归档存放，便于查阅和管理。同时，应建立电子档案，实现档案的信息化管理。（三）档案查阅与借阅1.本局工作人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容等，经部门负责人签字后，到办公室办理查阅手续。2.查阅档案时，应在办公室指定地点进行，不得擅自将档案带出或复制。如需复制档案资料，应经办公室负责人批准，并按照规定办理复制手续。3.外单位人员因工作需要查阅合同档案的，应持单位介绍信，经局领导批准后，方可查阅。查阅过程中，应安排专人陪同，并严格遵守档案查阅规定。4.本局工作人员因工作需要借阅合同档案的，应填写《合同档案借阅申请表》，注明借阅期限、借阅用途等，经部门负责人、分管领导签字后，到办公室办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。5.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损等。借阅期满后，应及时归还档案。六、合同风险管理（一）风险识别与评估1.建立合同风险识别与评估机制，定期对合同进行风险排查。合同承办部门、法规审核部门、财务部门等相关部门应结合各自职责，对合同可能存在的风险进行识别和分析。2.风险识别的内容包括但不限于合同主体风险、合同条款风险、履行风险、变更风险、终止风险、法律风险、财务风险等。3.根据风险识别结果，对合同风险进行评估，确定风险等级（高、中、低）。评估结果作为制定风险应对措施的依据。（二）风险应对措施1.针对不同等级的风险，制定相应的风险应对措施。对于高风险合同，应采取重点监控、加强审核、提前防范等措施；对于中风险合同，应加强跟踪管理、及时沟通协调；对于低风险合同，可适当简化管理流程，但仍需保持关注。2.在合同签订前，通过对合同相对方的尽职调查、要求对方提供担保等方式，降低主体风险；通过完善合同条款、明确权利义务、约定违约责任等方式，防范合同条款风险。3.在