华为内部审计联络员制度

PAGE华为内部审计联络员制度一、总则（一）目的本制度旨在加强华为内部审计工作的有效性和及时性，通过建立内部审计联络员制度，促进公司各部门与内部审计机构之间的沟通协作，及时发现和解决问题，保障公司运营的合规性、风险可控性以及财务信息的真实性，推动公司健康稳定发展。（二）适用范围本制度适用于华为公司总部及各分支机构的所有部门和员工。（三）基本原则1.独立性原则：内部审计联络员应独立于其所在部门的日常业务活动，确保能够客观公正地履行职责，向内部审计机构提供真实、准确的信息。2.沟通协作原则：内部审计联络员作为部门与内部审计机构之间的桥梁，应积极促进双方的沟通与协作，及时反馈信息，共同推动内部审计工作顺利开展。3.保密原则：内部审计联络员在工作过程中接触到的公司机密信息，应严格遵守保密规定，不得泄露给任何无关人员。二、内部审计联络员的职责与任职条件（一）职责1.信息沟通负责所在部门与内部审计机构之间的日常信息传递，及时向部门员工传达内部审计工作的要求、流程和相关政策。定期收集所在部门的业务信息、财务数据、内部控制情况等，整理后反馈给内部审计机构，为内部审计工作提供基础资料。2.协助审计工作开展在内部审计机构开展审计项目时，协助审计人员获取所需的文件、资料和数据，安排相关人员配合审计工作，确保审计工作顺利进行。对于审计过程中发现的问题，及时与所在部门沟通协调，协助内部审计机构了解问题背景和原因，推动问题的整改落实。3.反馈意见与建议收集所在部门员工对内部审计工作的意见和建议，及时反馈给内部审计机构，以便内部审计机构不断改进工作方法和流程。根据所在部门的业务特点和实际情况，向内部审计机构提出关于审计重点、审计范围等方面的合理化建议，提高内部审计工作的针对性和有效性。4.培训与宣传协助内部审计机构开展内部审计相关知识和技能的培训工作，提高所在部门员工对内部审计工作的认识和理解。向所在部门宣传内部审计的重要性和作用，增强员工的合规意识和风险防范意识。（二）任职条件1.品德要求具有良好的职业道德和操守，诚实守信，廉洁奉公，保守公司机密。工作认真负责，具备较强的责任心和敬业精神，能够积极主动地履行职责。2.专业能力熟悉所在部门的业务流程和相关法律法规、政策制度，具备一定的专业知识和技能。具有较强的沟通协调能力、组织能力和文字表达能力，能够有效地与不同部门和人员进行沟通协作。3.工作经验原则上应在所在部门工作满[X]年以上，对部门业务有较为深入的了解。有过参与公司内部管理或相关项目工作经验者优先考虑。4.其他条件能够保证投入足够的时间和精力履行内部审计联络员职责。所在部门负责人推荐并经内部审计机构审核通过。三、内部审计联络员的选拔与聘任（一）选拔程序1.部门推荐：各部门负责人根据内部审计联络员的任职条件，推荐本部门符合要求的员工担任内部审计联络员候选人。2.资格审核：内部审计机构对各部门推荐的候选人进行资格审核，审查其是否满足任职条件。3.面试评估：对于通过资格审核的候选人，内部审计机构组织面试评估，重点考察其沟通能力、组织协调能力、对内部审计工作的理解以及责任心等方面。4.确定人选：根据面试评估结果，内部审计机构确定内部审计联络员人选，并报公司管理层备案。（二）聘任1.聘任期限：内部审计联络员的聘任期限为[X]年，期满后根据工作表现和实际需要进行续聘或解聘。2.聘任方式：由公司管理层发布聘任通知，明确内部审计联络员的工作职责、权利和义务等。四、内部审计联络员的工作流程与规范（一）信息沟通流程1.定期沟通内部审计联络员应每月与内部审计机构进行一次定期沟通，汇报所在部门上月的业务进展情况、财务状况、内部控制执行情况等。内部审计机构应向内部审计联络员反馈近期的审计工作重点、计划安排以及对所在部门的审计建议等。2.临时沟通在日常工作中，如遇重大事项或紧急情况，内部审计联络员应及时与内部审计机构进行临时沟通，确保信息传递的及时性和准确性。内部审计机构在开展审计项目过程中，如有需要了解所在部门的具体情况，可随时与内部审计联络员进行沟通。（二）协助审计工作流程1.审计准备阶段内部审计机构确定审计项目后，提前向内部审计联络员发送审计通知书，告知审计的范围、时间、要求等。内部审计联络员收到审计通知书后，及时通知所在部门负责人，并协助准备相关文件、资料和数据，确保在审计进场前准备就绪。2.审计实施阶段审计人员进场后，内部审计联络员应全程协助审计工作，根据审计人员的要求，安排相关人员配合审计工作，包括提供文件资料、解答疑问、组织会议等。对于审计过程中发现的问题，内部审计联络员应及时记录，并与所在部门相关人员进行初步沟通，了解问题的背景和原因，为审计人员提供必要的协助。3.审计报告阶段审计工作结束后，内部审计机构出具审计报告初稿。内部审计联络员应及时将审计报告初稿反馈给所在部门负责人，并协助组织部门内部会议，讨论审计报告中提出的问题和建议。所在部门如有异议，内部审计联络员应协助与内部审计机构进行沟通协调，确保问题得到妥善解决。最终审计报告定稿后，内部审计联络员应负责将审计报告传达给所在部门全体员工，并组织学习和讨论。（三）反馈意见与建议流程1.意见收集内部审计联络员应定期收集所在部门员工对内部审计工作的意见和建议，可通过问卷调查、座谈会、个别沟通等方式进行。对于员工提出的意见和建议，内部审计联络员应认真记录，并进行分类整理。2.反馈沟通内部审计联络员将收集到的意见和建议进行汇总后反馈给内部审计机构，与内部审计机构相关人员进行沟通讨论，分析意见和建议的合理性和可行性。内部审计机构根据反馈情况，对内部审计工作进行评估和改进，并及时将改进情况反馈给内部审计联络员。3.持续跟踪内部审计联络员负责跟踪内部审计机构对意见和建议的处理情况，并及时向所在部门员工反馈，确保员工的意见和建议得到重视和回应。（四）培训与宣传流程1.培训计划制定内部审计机构根据公司内部审计工作的需要和员工的培训需求，制定年度内部审计培训计划，明确培训的内容、方式、时间和对象等。培训计划应征求内部审计联络员的意见和建议，确保培训内容与所在部门的实际情况相结合。2.培训组织实施内部审计机构负责组织实施内部审计培训工作，可邀请公司内部专家、外部专业机构或内部审计人员进行授课。内部审计联络员协助内部审计机构做好培训的组织工作，包括通知培训人员、安排培训场地、准备培训资料等。3.宣传推广内部审计联络员负责向所在部门宣传内部审计的重要性和作用，通过内部会议、宣传栏、邮件等方式，及时传达内部审计工作的最新动态和成果。鼓励所在部门员工积极参与内部审计工作，提高员工的合规意识和风险防范意识。（五）工作规范1.工作记录内部审计联络员应建立工作记录制度，对与内部审计机构沟通的事项、协助审计工作的过程、收集反馈的意见和建议等进行详细记录，形成工作台账。工作记录应真实、准确、完整，以备查阅和追溯。2.工作汇报内部审计联络员应定期向所在部门负责人汇报内部审计工作的进展情况、存在的问题以及需要部门支持的事项等。同时，内部审计联络员应按照内部审计机构的要求，定期提交工作总结报告，总结工作经验，提出改进措施和建议。3.保密要求内部审计联络员在工作过程中接触到的公司机密信息，如财务数据、业务计划、内部控制文件等，必须严格保密，不得泄露给任何无关人员。内部审计联络员应妥善保管涉及公司机密的文件和资料，防止丢失或损坏。如因工作需要使用机密信息，应按照公司的保密规定办理相关手续，并在使用完毕后及时归还。五、内部审计联络员的考核与激励（一）考核内容1.工作业绩考核内部审计联络员在信息沟通、协助审计工作、反馈意见与建议、培训与宣传等方面的工作完成情况，包括信息传递的及时性和准确性、审计协助工作的质量和效率、反馈意见的有效性以及培训宣传工作的效果等。2.沟通协作能力评估内部审计联络员与所在部门员工、内部审计机构人员之间的沟通协作情况，包括沟通的顺畅性、协调解决问题的能力、团队合作精神等。3.专业知识与技能考察内部审计联络员对所在部门业务知识、内部审计相关法律法规和政策制度的掌握程度，以及在协助审计工作过程中所表现出的专业技能水平。4.工作态度评价内部审计联络员的工作责任心、敬业精神、工作积极性和主动性等方面的表现。（二）考核方式1.定期考核：每半年对内部审计联络员进行一次定期考核，由内部审计机构会同所在部门负责人共同组织实施。考核采用自评、上级评价、同事评价和客户评价相结合的方式，综合评价内部审计联络员的工作表现。2.不定期考核：根据工作需要，内部审计机构可对内部审计联络员进行不定期考核，重点考察其在特定工作任务或项目中的表现。（三）激励措施1.表彰奖励：对于考核优秀的内部审计联络员，公司给予表彰和奖励，如颁发荣誉证书、给予奖金奖励等，以激励其继续发挥模范带头作用。2.职业发展支持：在内部审计联络员的职业发展方面，公司给予一定的支持和倾斜。对于表现突出的内部审计联络员，在晋升、培训、岗位轮换等方面优先考虑，为其提供更多的发