企业工会采购相关制度

PAGE企业工会采购相关制度一、总则（一）目的为规范企业工会采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，维护企业工会和职工的合法权益，依据相关法律法规及行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于企业工会组织的各类采购活动，包括但不限于办公用品、劳保用品、职工福利物资、活动用品等的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，不得偏袒或歧视任何一方。3.公开透明原则：采购信息应及时、准确、完整地公开，接受工会会员及相关部门的监督。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高采购效益。二、采购职责分工（一）工会委员会职责1.负责审议和批准年度采购计划及重大采购项目。2.监督采购制度的执行情况，对采购过程中的重大问题进行决策。（二）采购工作小组职责1.制定具体的采购实施方案，组织实施采购活动。2.负责供应商的选择、评估和管理。3.参与采购合同的起草、审核和签订。4.协调采购过程中的各项工作，处理采购过程中的争议和问题。（三）财务部门职责1.负责采购资金的预算编制、审核和支付。2.对采购费用进行核算和监督，确保资金使用合规。（四）审计部门职责1.对采购活动进行审计监督，检查采购程序的执行情况和采购结果的真实性、合法性。2.对采购项目的经济效益进行评价，提出审计意见和建议。三、采购计划管理（一）采购需求调研1.每年定期开展采购需求调研工作，收集各部门及职工的采购需求信息。2.调研内容包括但不限于所需物资的种类、规格、数量、质量要求、预计使用时间等。（二）采购计划编制1.根据采购需求调研结果，结合工会年度工作计划和预算安排，由采购工作小组编制年度采购计划。2.年度采购计划应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等内容。（三）采购计划审批1.年度采购计划报工会委员会审议批准后实施。对于重大采购项目，需经职工代表大会审议通过。2.采购计划一经批准，应严格执行。如遇特殊情况需要调整采购计划，应按规定程序重新审批。四、供应商管理（一）供应商选择1.通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等方式选择供应商。2.建立供应商库，对供应商的资质、信誉、业绩、产品质量、价格、售后服务等方面进行综合评估，确定合格供应商名单。（二）供应商评估与考核1.定期对供应商进行评估和考核，评估内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格等方面。2.根据评估和考核结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于不符合要求的供应商及时淘汰。（三）供应商信息管理1.建立供应商信息档案，记录供应商的基本信息、资质证明、业绩情况、合作记录等内容。2.定期更新供应商信息档案，确保信息的准确性和完整性。五、采购流程（一）采购申请1.各部门及职工根据实际需求填写采购申请表，注明采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、申请理由等内容。2.采购申请表经部门负责人审核签字后提交至采购工作小组。（二）采购审批1.采购工作小组对采购申请表进行审核，并根据采购金额大小按照相应审批权限进行审批。2.对于预算金额较小的采购项目由采购工作小组组长审批；对于预算金额较大的采购项目，需报工会委员会审批。（三）采购实施1.根据采购审批结果，采购工作小组选择合适的采购方式组织实施采购活动。2.采用招标方式采购的，应按照相关法律法规和招标程序进行操作；采用竞争性谈判、询价等方式采购的，应组织相关人员与供应商进行谈判或询价，确定成交供应商。（四）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购工作小组应及时与供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款，确保双方权利义务明确。（五）验收付款1.采购物资到货后，采购工作小组应组织相关人员按照合同要求进行验收。验收内容包括物资的数量、规格型号、质量等方面。2.验收合格后，由财务部门按照合同约定支付采购款项。付款前，财务部门应审核采购合同、验收报告、发票等相关凭证，确保付款手续齐全、合规。六、采购监督与审计（一）内部监督1.工会委员会定期对采购制度的执行情况进行检查，发现问题及时督促整改。2.审计部门定期对采购项目进行审计，重点检查采购程序的合规性、采购结果的真实性和效益性等方面，并出具审计报告。（二）职工监督1.鼓励职工对采购活动进行监督，对于职工反映的问题，采购工作小组应及时进行处理和反馈。2.定期向职工公开采购信息，包括采购项目名称、采购方式、成交供应商、采购金额等内容，接受职工监督。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购申请、采购审批文件、采购合同、验收报告、发票、供应商报价单、谈判记录、询价记录等相关资料。（二）档案整理与保管1.采购工作结束后，采购人员应及时将采购档案进行整理归档，确