东川采购制度

PAGE东川采购制度一、总则（一）目的为了规范东川公司的采购行为，加强采购管理，确保采购工作的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证公司生产经营活动的顺利进行，特制定本采购制度。（二）适用范围本制度适用于东川公司及所属各部门、子公司的采购活动，包括物资采购、工程采购、服务采购等各类采购事项。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：在采购过程中，要公平对待所有供应商，不得偏袒任何一方，保证采购结果的公正性。3.公开透明原则：采购信息应及时、准确、完整地公开，接受公司内部和外部的监督。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。5.诚实守信原则：采购人员和供应商应诚实守信，履行各自的责任和义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。采购决策委员会负责审议重大采购项目，制定采购政策和战略，监督采购工作的执行情况。（二）采购执行部门公司设立采购部，作为采购活动的执行部门。采购部负责具体的采购业务操作，包括采购计划制定、供应商选择与管理、采购合同签订与执行、采购物资验收等工作。采购部应根据公司需求，合理安排采购人员，明确各岗位职责。（三）相关部门职责1.需求部门：负责提出采购需求，明确采购物资的规格、型号、数量、质量要求等，并对采购物资的使用和验收负责。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的支付，参与采购合同的审核，对采购成本进行核算和分析。3.质量部门：负责对采购物资的质量进行检验和监督，参与供应商的质量管理评估，确保采购物资符合质量要求。4.法务部门：负责审核采购合同，提供法律咨询和服务，确保采购合同的合法性和有效性。三、采购流程（一）采购计划制定1.需求部门应根据公司生产经营计划、库存情况等，定期编制采购需求计划，并提交给采购部。采购需求计划应明确采购物资的名称、规格、型号、数量、需求时间等详细信息。2.采购部收到需求部门的采购需求计划后，应进行汇总和分析，结合市场供应情况、库存水平等因素，制定采购计划。采购计划应包括采购物资的种类、数量、采购时间、采购方式等内容。3.采购计划应报采购决策委员会审批。采购决策委员会根据公司战略目标、资金状况等因素，对采购计划进行审议和批准。（二）供应商选择与管理1.供应商开发：采购部应建立供应商信息库，通过多种渠道收集供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对潜在供应商进行调查和评估，了解其生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等情况。2.供应商筛选：根据供应商的调查评估结果，采购部对供应商进行筛选，确定合格供应商名单。合格供应商应具备良好的信誉、稳定的生产能力、优质的产品质量、合理的价格水平和完善的售后服务体系。3.供应商考核：采购部应定期对供应商进行考核，考核内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。根据考核结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于表现不佳的供应商进行警告或淘汰。4.供应商关系维护：采购部应与供应商保持良好的沟通和合作关系，定期与供应商进行交流，了解其生产经营情况和市场动态。及时解决与供应商之间的问题和纠纷，维护双方的合法权益。（三）采购方式选择1.招标采购：对于金额较大、技术复杂、竞争激烈的采购项目，应采用招标采购方式。招标采购应按照国家有关法律法规和公司内部规定的程序进行，包括发布招标公告/邀请书、发售招标文件、开标、评标、定标等环节。2.询价采购：对于金额较小、规格标准统一、市场货源充足的采购项目，可采用询价采购方式。询价采购应向多家供应商发出询价函，要求其报价，并根据报价情况进行比较和选择。3.竞争性谈判采购：对于采购项目具有一定的特殊性，无法通过招标采购方式确定供应商的，可采用竞争性谈判采购方式。竞争性谈判采购应邀请不少于三家供应商进行谈判，通过谈判确定成交供应商。4.单一来源采购：对于只能从唯一供应商处采购的物资或服务，可采用单一来源采购方式。单一来源采购应在采购前进行充分的论证，并报采购决策委员会批准后实施。（四）采购合同签订1.采购部根据采购决策确定的供应商和采购方式，与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购物资的名称、规格、型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同签订前，应提交给法务部门进行审核。法务部门应重点审核合同的合法性、有效性、完整性等方面，确保合同符合法律法规和公司内部规定的要求。3.采购合同签订后，应及时将合同副本分发给需求部门、财务部门、质量部门等相关部门，以便各部门按照合同要求履行各自的职责。（五）采购物资验收1.采购物资到货前，采购部应通知需求部门和质量部门做好验收准备工作。需求部门应组织相关人员对采购物资的数量、规格、型号等进行核对，并对物资的外观、包装等进行检查。2.质量部门应按照合同约定和相关质量标准，对采购物资的质量进行检验。检验方式可包括抽检、全检等多种形式。对于重要物资或关键设备，应进行严格的质量检验。3.验收合格的采购物资，需求部门应及时办理入库手续，并填写入库单。入库单应注明采购物资的名称、规格、型号、数量、供应商等信息。验收不合格的采购物资，采购部应及时与供应商沟通协商，要求其采取补货、换货、退货等措施，直至采购物资符合要求。(六)采购付款1.采购物资验收合格后，需求部门应根据采购合同的约定，填写付款申请单，并提交给财务部门。付款申请单应注明采购物资名称、规格、型号、数量、金额、供应商等信息，并附上采购合同、验收报告、发票等相关凭证。2.财务部门收到付款申请单后，应进行审核。审核内容包括采购合同的执行情况、验收报告的真实性、发票的合法性等方面。审核无误后，按照公司财务管理制度的规定办理付款手续。3.对于预付款项，采购部应在签订采购合同后，按照合同约定的比例和时间，填写预付款申请单，并提交给财务部门。财务部门审核后办理预付款支付手续。四、采购风险管理（一）风险识别与评估采购部应定期对采购活动中可能存在的风险进行识别和评估，包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、付款风险等。通过风险识别和评估，确定风险的等级和影响程度，为制定风险应对措施提供依据。（二）风险应对措施1.市场风险应对：密切关注市场动态，及时了解市场价格波动、供应情况等信息，合理安排采购计划，采取套期保值、签订长期合同等方式降低市场风险。2.供应商风险应对加强供应商管理，建立供应商评估和考核机制，选择信誉良好、实力雄厚的供应商合作。与供应商签订详细的合同，明确双方的权利和义务，降低供应商违约风险。3.质量风险应对：严格按照质量标准进行采购物资验收，加强对供应商质量管理的监督。对于重要物资或关键设备，可要求供应商提供质量保函或进行质量保险，降低质量风险。4.合同风险应对：加强采购合同管理前，对合同条款进行严格审核，确保合同的合法性和有效性。在合同履行过程中，及时跟踪合同执行情况，发现问题及时解决，降低合同风险。5.付款风险应对：建立健全采购付款审批制度，严格审核付款申请，确保付款依据充分、手续齐全。加强对供应商的信用管理，避免提前付款造成资金损失。对于逾期付款的供应商采取相应的措施，维护公司的合法权益。五、采购监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购制度的执行情况、采购流程的合规性、采购合同的履行情况等。审计部门应出具审计报告，提出改进意见和建议。2.采购部应定期向公司管理层汇报采购工作情况，包括采购计划执行情况、采购成本控制情况、供应商管理情况等。接受公司管理层的监督和指导（二）外部监督1.采