政府采购内控管理制度

PAGE政府采购内控管理制度一、总则（一）目的为了加强本公司/组织政府采购活动的内部控制，规范采购行为，防范采购风险，提高采购资金使用效益，确保采购活动合法合规、公正透明、高效有序，依据《中华人民共和国政府采购法》及其实施条例等相关法律法规，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内所有涉及政府采购的项目，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则政府采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公正性原则采购过程应遵循公开、公平、公正的原则，保障所有潜在供应商平等参与竞争的权利。3.效益性原则在保证采购质量的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高采购资金使用效益。4.内部控制原则建立健全内部控制机制，对采购活动的各个环节进行有效监控和管理，防范采购风险。二、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据本部门业务需求和工作计划编制年度政府采购预算，明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容。2.采购预算应与本公司/组织的年度预算相衔接，确保采购资金的合理安排。（二）预算审核1.财务部门负责对各部门提交的采购预算进行审核，审核内容包括预算金额的合理性、资金来源的合规性等。2.对于重大采购项目的预算，应组织相关部门进行联合审核，确保预算编制的科学性和准确性。（三）预算调整1.在采购项目实施过程中，如因特殊原因需要调整采购预算，应按照规定的程序进行审批。2.预算调整申请应详细说明调整的原因、调整金额及对项目的影响等，经相关部门审核后报公司/组织领导审批。三、采购需求管理（一）需求提出1.各部门根据业务需要提出采购需求，明确采购项目的功能、技术要求、服务标准等内容。2.采购需求应符合法律法规和行业标准的要求，避免提出不合理或歧视性的条款。（二）需求论证1.对于技术复杂、专业性强的采购项目，应组织相关专家进行需求论证，确保采购需求的合理性和可行性。2.需求论证报告应包括项目背景、采购需求分析及论证意见等内容，作为采购文件编制的重要依据。（三）需求变更1.在采购项目实施过程中，如因特殊情况需要变更采购需求，应按照规定的程序进行审批。2.需求变更申请应详细说明变更的原因、变更内容及对项目的影响等，经相关部门审核后报公司/组织领导审批。四、采购方式选择（一）公开招标1.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用公开招标方式采购：采购货物、服务达到公开招标数额标准的；采购人采购货物或者服务达到公开招标数额标准，拟采用非公开招标方式的，应当在采购活动开始前，报经主管预算单位同意后，向设区的市、自治州以上人民政府财政部门申请批准。2.公开招标应按照法定程序进行，发布招标公告、编制招标文件、组织开标、评标、定标等。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.邀请招标应通过随机方式从符合相应资格条件的供应商中选择不少于三家的供应商，并向其发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.竞争性谈判应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购货物、工程和服务事宜进行谈判，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套性的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购应进行公示，并在公示期内无异议后，按照规定的程序确定成交供应商。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价应成立询价小组，向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。五、采购文件编制（一）招标文件编制1.招标文件应包括招标公告、投标人须知、评标办法、合同条款及格式、采购需求、投标文件格式等内容。招标公告应明确招标项目的基本情况、投标人资格要求、获取招标文件的时间、地点、方式等。投标人须知应明确投标文件的编制要求、投标报价要求、投标有效期、开标时间、地点等。评标办法应明确评标标准和评标方法，确保评标过程的公正、公平。合同条款及格式应明确采购人与中标人的权利和义务，合同的主要条款、付款方式等。采购需求应详细说明采购项目的技术要求、服务标准等内容。投标文件格式应规范投标文件的编制内容和格式，便于评标委员会评审。2.招标文件应符合法律法规和行业标准的要求，不得含有不合理的条件或者歧视性条款。（二）谈判文件编制1.谈判文件应包括谈判邀请书、谈判供应商须知、谈判程序、合同草案条款、技术规格、谈判文件格式等内容。谈判邀请书应明确谈判项目的基本情况、谈判供应商资格要求、获取谈判文件的时间、地点、方式等。谈判供应商须知应明确谈判文件的编制要求、谈判报价要求、谈判有效期、谈判时间、地点等。谈判程序应明确谈判的流程和规则，包括谈判小组与谈判供应商的谈判过程、谈判文件提交、澄清、最终报价等环节。合同草案条款应明确采购人与成交供应商的权利和义务，合同的主要条款、付款方式等。技术规格应详细说明采购项目的技术要求、服务标准等内容。谈判文件格式应规范谈判文件的编制内容和格式便于谈判小组评审。2.谈判文件应根据谈判项目的特点和需求进行编制，确保谈判过程的顺利进行。（三）询价文件编制1.询价文件应包括询价通知书、采购需求、报价表、合同条款及格式等内容。询价通知书应明确询价项目的基本情况、询价供应商资格要求、获取询价文件的时间、地点、方式等。采购需求应详细说明采购项目的技术要求、服务标准等内容。报价表应明确报价的内容和格式，包括货物名称、规格型号、数量、单价、总价等。合同条款及格式应明确采购人与成交供应商的权利和义务，合同的主要条款、付款方式等。2.询价文件应简洁明了，便于询价供应商理解和报价。六、采购活动组织（一）招标活动组织1.成立招标工作小组，负责招标活动的组织和实施。招标工作小组应包括采购人代表及相关技术、经济等方面的专家。招标工作小组应明确各成员的职责分工，确保招标活动的顺利进行。2.发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。招标公告应在指定的媒体上发布，确保潜在供应商能够及时获取招标信息。招标公告应明确招标项目的基本情况、投标人资格要求获取招标文件的时间、地点、方式等。3.发售招标文件，对潜在供应商进行资格审查。招标文件应按照规定的价格和方式发售，确保潜在供应商能够获取招标文件。对潜在供应商进行资格审查，确保其符合招标文件规定的资格要求。4.组织开标、评标、定标等活动。开标应按照规定的时间、地点进行，由招标人主持，邀请所有投标人参加。评标应按照招标文件规定的评标标准和评标方法进行，评标委员会由采购人代表及相关技术、经济等方面的专家组成。定标应根据评标委员会的评标结果，确定中标供应商。（二）谈判活动组织1.成立谈判工作小组，负责谈判活动的组织和实施。谈判工作小组应包括采购人代表及相关技术、经济等方面的专家。谈判工作小组应明确各成员的职责分工，确保谈判活动的顺利进行。2.发出谈判邀请书，邀请符合资格条件的供应商参与谈判。谈判邀请书应明确谈判项目的基本情况、谈判供应商资格要求、获取谈判文件的时间、地点、方式等。谈判邀请书应向不少于三家的供应商发出。3.组织谈判，与供应商就采购项目的技术要求、服务标准、价格等内容进行谈判。谈判应按照规定的程序进行，谈判小组与供应商进行面对面的谈判，要求供应商对谈判文件的有关内容进行澄清、说明或者更正。谈判过程中，谈判小组应做好记录，确保谈判过程的公正、公平。4.确定成交供应商，与成交供应商签订采购合同。谈判结束后，谈判小组应根据谈判结果，确定成交供应商。采购人与成交供应商应按照谈判文件和供应商的响应文件签订采购合同（三〕询价活动组织1.成立询价工作小组，负责询价活动的组织和实施。询价工作小组应包括采购人代表及相关技术、经济等方面的专家。询价工作小组应明确各成员的职责分工，确保询价活动的顺利进行。2.发出询价通知书邀请符合资格条件的供应商参与询价。询价通知书应明确询价项目的基本情况、询价供应商资格要求、获取询价文件的时间、地点、方式等。询价通知书应向不少于三家的供应商发出。3.组织询价，要求供应商一次报出不得更改的价格。询价应按照规定的程序进行，询价小组向供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。询价过程中，询价小组应做好记录，确保询价过程的公正、公平。4.确定成交供应商，与成交供应商签订采购合同。询价结束后，询价小组应根据询价结果，确定成交供应商。采购人与成交供应商应按照询价通知书和供应商的报价文件签订采购合同。七、采购合同管理（一）合同签订1.采购人与中标、成交供应商应在中标、成交通知书发出之日起三十日内，按照采购文件确定的事项签订政府采购合同。政府采购合同应当采用书面形式。政府采购合同的主要条款应当与采购文件一致。2.签订政府采购合同前，采购人应将合同草案报经本公司/组织领导审批。审批内容包括合同的条款是否符合法律法规和采购文件的要求、合同的金额是否在预算范围内等。经审批同意后的合同草案方可签订正式合同。（二）合同履行1.采购人与供应商应按照政府采购合同的约定履行各自的义务。采购人应按照合同约定及时支付采购资金确保供应商能够按时履行合同义务。供应商应按照合同约定提供货物、工程和服务，确保货物的质量、工程的进度和服务的标准符合合同要求。2.在合同履行过程中，如发生合同变更、中止或者终止等情况，应按照规定的程序进行审批。合同变更申请应详细说明变更的原因、变更内容及对项目的影响等，经相关部门审核后报公司/组织领导审批。合同中止或者终止应按照法律法规和合同约定的程序进行处理，确保双方的合法权益不受损害。（三）合同验收1.采购项目完成后，采购人应组织相关部门对供应商提供的货物、工程和服务进行验收。验收应按照政府采购合同约定的标准和要求进行，确保采购项目的质量符合要求。验收过程中，采购人应做好记录，对验收结果进行签字确认。2.如验收不合格，采购人应要求供应商限期整改，直至验收合格为止。供应商整改后仍不符合要求的，采购人有权按照合同约定追究供应商的违约责任。八、采购资金支付（一）支付申请1.供应商按照政府采购合同约定履行完义务后，应向采购人提交支付申请。支付申请应包括采购项目名称、合同编号、支付金额明细、发票号码等内容。支付申请应附合同复印件、发票复印件等相关证明材料。2.采购人应对供应商提交的支付申请进行审核，审核内容包括合同约定的付款条件是否满足、支付金额是否准确、相关证明材料是否齐全等。（二）支付审批1.采购人审核通过后，应将支付申请报经本公司/组织财务部门审批。财务部门应对支付申请进行审核，审核内容包括资金来源是否合规、支付金额是否在预算范围内等。经财务部门审批同意后的支付申请方可进行支付。2.对于重大采购项目的支付，应报经本公司/组织领导审批。领导审批内容包括支付申请的真实性、合理性、必要性等。经领导审批同意后的支付申请方可进行支付。（三）资金支付1.财务部门应按照审批后的支付申请及时支付采购资金。支付方式应符合法律法规和合同约定的要求，确保资金支付的安全、准确、及时。财务部门应做好资金支付记录，对支付情况进行跟踪和管理。2.在资金支付过程中，如发现问题应及时与采购人、供应商沟通协调，采取相应的措施进行处理。九、采购监督管理（一）内部监督1.本公司/组织内部审计部门应定期对政府采购活动进行审计监督，检查采购活动是否符合法律法规和本制度的要求。审计内容包括采购预算的执行情况、采购方式选择的合理性、采购文件的编制情况、采购合同的签订和履行情况、采购资金的支付情况等。审计部门应出具审计报告，对发现的问题提出整改意见和建议。2.本公司/组织纪检监察部门应加强对政府采购活动的纪律监督，对采购过程中的违规违纪行为进行严肃查处。监督内容包括采购人员是否遵守廉洁自律规定、是否存在滥用职权、徇私舞弊等行为。纪检监察部门应及时受理群众举报和投诉，对违规违纪行为进行调查处理。（二）外部监督1.接受财政部门等相关部门的监督检查，积极配合财政部门等相关部门的工作按照要求提供有关资料和信息。财政部门等相关部门有权对本公司/组织政府采购活动进行