学校第三方采购管理制度

PAGE学校第三方采购管理制度一、总则（一）目的为规范学校第三方采购行为，加强采购管理，提高采购效益，保证采购质量，维护学校利益，依据国家相关法律法规及行业标准，结合学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校通过第三方进行的各类采购活动，包括但不限于物资采购、服务采购、工程采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规，符合相关政策要求。2.公正性原则：采购过程应公平、公正、公开，确保所有潜在供应商享有平等机会。3.效益性原则：追求采购资金的合理使用和采购效益的最大化，降低采购成本。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校设立采购决策机构，负责对重大采购事项进行决策。采购决策机构由学校领导、相关部门负责人等组成，其职责包括：1.审议采购政策、制度和流程。2.审批采购计划和预算。3.决策重大采购项目的采购方式、供应商选择等。（二）采购执行部门学校指定专门的采购执行部门，负责具体采购活动的组织实施。采购执行部门的职责包括：1.编制采购计划和预算。2.制定采购方案，选择采购方式。3.发布采购信息，组织招标、谈判等采购活动。4.与供应商签订采购合同，跟踪合同执行情况。5.整理采购文件，进行采购项目的验收和结算。（三）其他相关部门1.需求部门：提出采购需求，参与采购项目的技术规格制定、验收等工作。2.财务部门：负责采购预算的审核、资金支付和财务核算等工作。3.审计部门：对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性和采购资金的使用效益。三、采购计划与预算（一）采购计划编制1.需求部门应根据学校教学、科研、管理等工作需要，提前编制采购需求计划。采购需求计划应明确采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、预算金额等内容。2.采购执行部门汇总各需求部门的采购需求计划，结合学校年度工作计划和资金状况，编制年度采购计划。年度采购计划应报采购决策机构审批。（二）采购预算管理1.财务部门根据学校年度预算安排，对采购执行部门编制的采购计划进行预算审核，确定采购预算金额。2.采购预算一经批准，必须严格执行。因特殊情况需要调整采购预算的，应按照学校预算调整程序进行审批。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的采购项目，应当采用公开招标方式：货物或服务采购项目，单项或批量采购金额一次性达到100万元以上的。工程采购项目合同估算价在200万元以上的。3.采用公开招标方式采购的，采购执行部门应按照相关法律法规和学校规定，编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等活动。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3.采用邀请招标方式采购的，采购执行部门应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的多家供应商分别进行谈判，从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.采用竞争性谈判方式采购的，采购执行部门应成立谈判小组，与供应商进行谈判。谈判小组应按照谈判文件规定的谈判程序、评定成交的标准等事项与供应商进行谈判，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程或服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式采购的，采购执行部门应组织相关人员进行论证，并报采购决策机构批准。采购执行部门应与供应商就采购价格、技术、服务等条款进行协商，签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采用询价方式采购的，采购执行部门应向三家以上供应商发出询价单，供应商应在规定时间内报价。采购执行部门根据报价情况，确定成交供应商。五、采购程序（一）采购申请与审批1.需求部门填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、预算金额、采购理由等内容，并提交相关证明材料。2.采购申请表经需求部门负责人审核签字后，报采购执行部门。3.采购执行部门对采购申请表进行初审，审核通过后报采购决策机构审批。采购决策机构根据学校相关规定和实际情况，对采购申请进行审批。（二）采购文件编制1.采购执行部门根据采购项目的特点和采购方式，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价文件等。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件的完整性、准确性和公正性。（三）采购信息发布1.对于公开招标和邀请招标项目，采购执行部门应在规定的媒体上发布采购公告或投标邀请书，公布采购项目的相关信息。2.采购公告或投标邀请书应包括采购项目的名称、编号、采购人、采购内容、采购预算、采购方式、供应商资格要求、获取采购文件的时间和方式、投标截止时间、开标时间及地点等内容。（四）供应商选择与确定1.采购执行部门按照采购文件规定的供应商资格要求，对报名参加采购项目的供应商进行资格审查。2.对于通过资格审查的供应商，采购执行部门根据采购方式的不同，组织招标、谈判、询价等活动，确定成交供应商。3.在确定成交供应商后，采购执行部门应向成交供应商发出成交通知书，并将采购结果通知所有参与采购活动的供应商。（五）采购合同签订1.采购执行部门应与成交供应商按照采购文件和谈判结果签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、售后服务等条款。2.采购合同签订后，采购执行部门应将采购合同副本送财务部门、需求部门等相关部门备案。（六）采购项目验收1.采购项目完成后，需求部门应组织相关人员对采购项目进行验收。验收人员应根据采购合同和相关标准，对采购项目的数量、质量、规格型号等进行检查和测试。2.验收合格的，验收人员应签署验收报告。验收报告应包括采购项目的名称、规格型号数量、供应商名称、验收日期、验收结论等内容。3.验收不合格的，需求部门应及时通知采购执行部门，采购执行部门应与供应商协商解决问题。如供应商不能解决问题，采购执行部门应按照合同约定追究供应商的违约责任。（七）采购项目结算1.采购项目验收合格后，采购执行部门应按照采购合同约定，办理采购项目的结算手续。2.财务部门根据采购合同和验收报告，审核采购执行部门提交的结算申请，办理资金支付手续。六、采购监督与管理（一）内部监督1.审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购合同的履行情况、采购资金的使用效益等。2.学校纪检监察部门应加强对采购活动的监督，受理有关采购活动的投诉和举报，查处采购活动中的违规违纪行为。（二）供应商管理1.采购执行部门应建立供应商档案，记录供应商的基本信息、参与采购项目情况、信用评价等内容。2.采购执行部门应定期对供应商进行信用评价，对于信用良好的供应商，在今后的采购活动中可以给予优先考虑；对于信用不良的供应商，应限制其参与学校采购活动。（三）采购档案管理