中国通号采购制度

PAGE中国通号采购制度一、总则（一）目的本采购制度旨在规范中国通号（以下简称“公司”）的采购活动，确保采购工作合法、合规、高效、有序进行，保障公司生产经营的顺利开展，提高公司经济效益，维护公司利益。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各单位的物资采购、工程采购、服务采购等各类采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，不偏袒、不歧视，保证竞争环境公平。3.公开透明原则：采购信息应公开透明，采购流程应清晰可查，便于监督和管理。4.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的合理性，提高采购效益。5.诚实守信原则：公司与供应商应诚实守信，严格履行合同约定，维护双方合法权益。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购决策委员会由公司领导、相关部门负责人等组成，其职责包括：1.审议采购战略规划、年度采购计划等重要采购文件。2.对重大采购项目的采购方式、供应商选择等进行决策。3.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行部门公司设立采购部门，作为采购活动的执行机构，负责具体采购工作的实施。采购部门职责如下：1.制定和执行采购计划，组织采购项目的实施。2.寻找、筛选、评估和管理供应商资源，建立供应商库。3.组织采购谈判，签订采购合同。4.协调采购项目的验收工作，处理采购过程中的问题和纠纷。5.负责采购文件的编制、归档和保管。（三）相关部门职责1.需求部门：提出采购需求，提供技术规格、质量标准等相关要求，参与采购项目的技术评审和验收工作。2.技术部门：协助采购部门进行技术规格的制定和评审，提供技术支持，参与采购项目的验收工作。3.财务部门：负责采购资金的预算安排、支付审核和财务核算，对采购成本进行分析和控制。4.审计部门：对采购活动进行审计监督，检查采购流程的合规性、采购合同的执行情况等。三、采购流程（一）采购需求提出1.需求部门根据生产经营计划和实际工作需要，填写《采购需求申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、交货时间等内容。2.《采购需求申请表》经需求部门负责人审核签字后，提交给采购部门。（二）采购计划制定1.采购部门收到《采购需求申请表》后，进行汇总和分析，结合库存情况，制定采购计划。2.采购计划应明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额、采购时间等内容，并报采购决策委员会审批。（三）供应商选择与管理1.供应商寻找：采购部门通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.供应商筛选：采购部门对潜在供应商进行初步筛选和评估，收集供应商的资质证明、业绩情况、产品质量、价格水平、售后服务等信息，建立供应商档案。3.供应商评估：采购部门组织相关部门对符合条件的供应商进行实地考察和综合评估，评估内容包括供应商的生产能力、技术水平、质量管理体系、信誉状况等。4.供应商选择：采购部门根据评估结果，选择合适的供应商，并与其签订《供应商合作协议》，明确双方的权利和义务。5.供应商管理：采购部门定期对供应商进行考核和评价，根据考核结果调整供应商合作关系，对表现优秀的供应商给予奖励，对不符合要求的供应商进行淘汰。（四）采购谈判与合同签订根据采购项目的特点和要求，采购部门组织相关部门与选定的供应商进行采购谈判。谈判内容包括采购价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。谈判达成一致后，签订采购合同。采购合同应明确合同双方的权利和义务，确保采购项目的顺利实施。（五）采购项目实施1.采购部门按照采购合同的要求，及时向供应商下达采购订单，跟踪采购项目的进度，确保供应商按时、按质、按量交货。2.供应商交货前，采购部门应通知需求部门、技术部门等相关部门做好验收准备工作。（六）采购验收1.采购项目到货后，需求部门组织技术部门、质量部门等相关部门按照采购合同和相关标准进行验收。2.验收合格的，由验收人员签字确认；验收不合格的，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取整改措施或重新供货，直至验收合格。（七）采购付款1.采购项目验收合格后，供应商提交付款申请，采购部门审核后提交财务部门。2.财务部门按照采购合同的约定和公司财务制度进行付款审核和支付，确保采购资金安全、合理使用。四、采购方式根据采购项目的性质、金额、市场情况等因素，公司采用以下采购方式：1.招标采购：适用于金额较大、技术复杂、有多家潜在供应商可供选择的采购项目。招标采购应按照国家有关法律法规和公司招标管理规定进行，通过公开招标、邀请招标等方式确定中标供应商。2.竞争性谈判采购：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目。竞争性谈判采购应按照公司竞争性谈判管理规定进行，通过谈判确定成交供应商。3.询价采购：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。询价采购应按照公司询价管理规定进行，向不少于三家供应商发出询价通知书，通过比较供应商的报价确定成交供应商。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。单一来源采购应按照公司单一来源采购管理规定进行，与供应商协商确定采购价格和其他条款。五、采购预算与成本控制（一）采购预算编制采购部门应根据采购计划和市场价格情况，编制采购预算。采购预算应明确采购项目的预算金额、资金来源等内容，并报财务部门审核。财务部门应结合公司年度预算安排，对采购预算进行审核和调整，确保采购预算合理、准确。（二）采购成本控制1.采购部门应在保证采购质量的前提下，通过优化采购流程、选择合适的采购方式、与供应商进行谈判等措施降低采购成本。2.财务部门应加强对采购成本支出的监控和分析，定期对采购成本进行核算和评估，提出成本控制建议。3.审计部门应加强对采购成本的审计监督，检查采购成本的真实性、合理性和合规性。六、采购风险管理（一）风险识别与评估采购部门应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约、质量问题、价格波动、法律法规风险等，并评估风险发生的可能性和影响程度。（二）风险应对措施针对识别出的风险，采购部门应制定相应的风险应对措施，如选择信誉良好的供应商、签订详细的采购合同、建立质量检验制度、加强市场价格监测、关注法律法规变化等，降低风险发生的可能性和影响程度。（三）风险监控与预警采购部门应建立风险监控机制，定期对采购风险进行监控和评估，及时发现风险变化情况。当风险达到预警标准时，应及时发出预警信号，采取相应的风险应对措施，确保采购活动的顺利进行。七、采购信息管理（一）采购信息收集采购部门应收集与采购活动相关的各类信息，如供应商信息、市场价格信息、采购政策法规信息等，并建立采购信息数据库。(二）采购信息共享采购部门应定期将采购信息向需求部门、技术部门、财务部门等相关部门进行共享，确保各部门及时了解采购情况，协同开展工作。（三）采购信息保密采购部门应对涉及公司商业秘密、供应商信息等采购信息进行保密管理，防止信息泄露。八、监督与检查（一）内部监督检查1.审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程的合规性、采购合同的执行情况、采购资