中国电信电商采购制度

PAGE中国电信电商采购制度一、总则（一）目的为规范中国电信电商采购活动，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，依据国家相关法律法规和中国电信的有关规定，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于中国电信各级单位通过电商平台进行的物资采购、服务采购等活动。（三）基本原则1.依法合规原则：采购活动必须遵守国家法律法规和中国电信的规章制度，确保采购行为合法合规。2.公开公平公正原则：采购过程应公开透明，公平对待所有供应商，确保采购结果公正合理。3.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本、效率和效益，实现资源的优化配置。4.诚实守信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，维护良好的市场秩序。二、采购管理职责（一）采购管理部门职责1.负责制定和完善电商采购管理制度、流程和标准。2.组织实施电商采购活动，包括采购需求的汇总、采购计划的制定、采购订单的下达等。3.对电商采购供应商进行管理，包括供应商的准入、评估、考核等。4.协调处理电商采购过程中的争议和问题，保障采购活动的顺利进行。5.负责电商采购数据的统计、分析和报告，为采购决策提供支持。（二）需求部门职责1.提出准确、详细的采购需求，包括物资的规格、型号、数量、服务的内容和要求等。2.配合采购管理部门进行供应商的选择和评估，提供相关技术支持和意见。3.参与采购合同的签订和履行，对采购物资和服务的质量进行验收。4.及时反馈采购过程中出现的问题和需求变化，协助采购管理部门进行调整和处理。（三）财务部门职责1.负责电商采购预算的编制、审核和执行监督。2.按照合同约定及时支付采购款项，确保资金安全。3.对采购成本进行核算和分析，提供财务方面的建议和支持。4.参与采购合同的审核，对合同中的财务条款进行把关。（四）审计部门职责1.对电商采购活动进行审计监督，检查采购制度的执行情况。2.审查采购项目的合规性、合法性和效益性，防范采购风险。3.对采购过程中的违规行为进行调查和处理，提出审计意见和建议。三、采购流程（一）采购需求提出1.需求部门根据业务发展需要，结合库存情况和实际工作要求，填写采购需求申请表，详细说明采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、技术要求、交货时间、验收标准等内容。2.采购需求申请表经需求部门负责人审核签字后，提交至采购管理部门。（二）采购计划制定1.采购管理部门收到采购需求申请表后，进行汇总和分析。根据采购需求的紧急程度、重要性等因素，制定采购计划，明确采购方式、采购时间、采购预算等。2.采购计划经采购管理部门负责人审核后，报分管领导审批。（三）供应商选择与管理1.采购管理部门根据采购计划，通过电商平台发布采购公告，邀请符合条件的供应商参与投标或报价。2.供应商应按照采购公告要求，提供相关资质证明、产品或服务介绍、报价等文件。采购管理部门对供应商提交的文件进行审核，筛选出符合要求的供应商。3.采购管理部门组织对入围供应商进行实地考察或评估，了解供应商的生产能力、技术水平、质量控制、售后服务等情况。根据考察或评估结果，确定最终的供应商名单。4.采购管理部门与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购物资或服务的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式、违约责任等条款。5.采购管理部门建立供应商档案，对供应商的基本信息、采购业绩、合同履行情况、售后服务等进行记录和管理。定期对供应商进行评估和考核，根据考核结果对供应商进行奖惩，如调整采购份额、暂停合作、解除合同等。（四）采购订单下达1.采购管理部门根据采购合同，在电商平台上生成采购订单，明确采购物资或服务的详细信息、交货时间、交货地点等要求。2.采购订单经采购管理部门负责人审核后，发送给供应商。供应商应确认采购订单，并按照订单要求组织生产或提供服务。（五）采购合同履行与验收1.供应商按照采购合同约定的时间、地点和方式，将采购物资或服务交付给中国电信。采购管理部门应及时跟踪供应商的交货情况，确保按时到货。2.需求部门负责对采购物资或服务进行验收。验收应按照合同约定的质量标准和验收程序进行，包括外观检查、数量核对、性能测试、功能验证等。验收合格后，需求部门填写验收报告，签字确认。3.如验收发现问题，需求部门应及时通知采购管理部门，采购管理部门协调供应商进行整改或退换货。整改或退换货完成后，重新进行验收，直至验收合格。（六）采购付款1.财务部门根据采购合同和验收报告，审核采购款项的支付申请。审核无误后，按照合同约定的付款方式和时间，办理付款手续。2.采购付款应严格按照财务管理制度执行，确保资金支付的安全和准确。对于不符合合同约定或验收不合格的采购项目，财务部门有权拒绝付款。四、采购方式（一）公开招标1.适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的采购项目。2.采购管理部门按照相关法律法规和中国电信的招标管理规定，编制招标文件，发布招标公告，邀请潜在供应商投标。3.开标、评标过程应严格按照规定程序进行，确保公平、公正、公开。评标委员会根据招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审，推荐中标候选人。4.采购管理部门根据评标结果，确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书，签订采购合同。（二）邀请招标1.适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占项目合同金额的比例过大的项目。2.采购管理部门根据项目特点和供应商情况，选择若干家潜在供应商，向其发出投标邀请书。3.投标、开标、评标等程序与公开招标相同，但参与投标的供应商数量相对较少。（三）竞争性谈判1.适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。2.采购管理部门成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、价格、服务等条款进行谈判。3.谈判小组根据谈判情况，要求供应商进行报价和二次报价。谈判结束后，谈判小组按照谈判文件规定的成交标准，确定成交供应商，并签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。2.采购管理部门应提供充分的理由和证明材料，说明采用单一来源采购的必要性和合理性。经审批后，与单一供应商进行协商，签订采购合同。（五）询价1.适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.采购管理部门向多家供应商发出询价通知书，要求供应商在规定时间内报价。3.采购管理部门根据供应商的报价情况，进行比较和分析，选择报价合理、满足要求的供应商，签订采购合同。五、采购风险管理（一）风险识别与评估1..采购管理部门应定期对电商采购活动进行风险识别和评估，分析可能面临的风险因素，如供应商违约、质量问题、价格波动、法律法规风险等。2.采用定性和定量相结合的方法，对风险发生的可能性和影响程度进行评估，确定风险等级。（二）风险应对措施1.针对不同等级的风险，制定相应的风险应对措施。对于高风险事项，应采取重点监控、制定应急预案等措施；对于中风险事项，应加强管理和控制，定期进行检查和评估；对于低风险事项，可采取适当的防范措施，进行日常关注。2.加强供应商管理，建立供应商信用评价体系，对供应商的信用状况进行跟踪和评估。对于信用不良的供应商，应采取限制合作、加强监督等措施，降低供应商违约风险。（三）风险监控与预警1.建立风险监控机制，对采购过程中的风险进行实时监控。采购管理部门应定期收集和分析采购数据，及时发现风险变化情况。2.设定风险预警指标和阈值，当风险指标达到预警阈值时，及时发出预警信号。采购管理部门应根据预警信号，迅速采取相应的措施，对风险进行控制和处理。六、监督与检查（一）内部监督1.审计部门定期对电商采购活动进行审计，检查采购制度的执行情况、采购流程的合规性、采购合同的履行情况等。2.采购管理部门应建立内部监督机制，加强对采购人员的管理和监督，防止采购过程中的违规行为。采购人员应定期进行轮岗，避免长期负责同一供应商或