政协机关采购制度

PAGE政协机关采购制度一、总则（一）目的为了规范政协机关采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保障政协机关各项工作的顺利开展，依据国家相关法律法规和政策规定，结合政协机关实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于政协机关各部门及所属事业单位使用财政性资金和自有资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.依法依规原则采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则采购信息应及时、准确、完整地向社会公开，接受社会监督，保证采购过程的透明度。3.公平竞争原则通过公平竞争机制，鼓励符合条件的供应商参与采购活动，确保采购项目能够获得优质的货物、工程和服务，同时降低采购成本。4.公正诚信原则采购活动应公正对待所有参与供应商，维护供应商的合法权益，建立诚信的采购环境。二、采购组织与职责（一）采购管理部门政协机关设立专门的采购管理部门，负责采购制度的制定、组织实施和监督管理。其主要职责包括：1.研究制定采购管理制度、流程和操作规范，并根据实际情况进行修订和完善。2.编制年度采购预算，审核各部门采购计划，汇总平衡后报领导审批。3.组织实施采购活动，包括采购项目的策划、采购文件编制、供应商选择、合同签订等。4.建立和管理采购供应商库，对供应商进行资格审查、信用评价和动态管理。5.协调处理采购过程中的争议和纠纷，监督采购合同的履行情况。6.定期对采购工作进行总结和分析，提出改进建议和措施。(二)采购需求部门各部门负责提出本部门的采购需求，包括采购项目的名称、规格、数量、技术要求、预算金额等，并对采购需求的合理性和准确性负责。在采购过程中，采购需求部门应积极配合采购管理部门，提供必要的技术支持和协助，参与采购项目的评审和验收工作。(三)财务部门财务部门负责采购资金的预算管理、支付审核和账务处理。其主要职责包括：1.审核采购预算安排，确保采购资金的合理使用。2.根据采购合同和验收报告，办理采购资金的支付手续，对采购资金的支付进行严格审核和监督。3.负责采购项目的财务核算和资产管理，定期对采购项目的资金使用情况进行分析和报告。(四)监督部门政协机关设立监督部门，对采购活动进行全程监督。监督部门的主要职责包括：1.制定采购监督检查制度，明确监督检查的内容、方式和程序。2.对采购活动的合法性、合规性进行监督检查，及时发现和纠正采购过程中的违规行为，并提出处理意见。3.受理供应商和其他利害关系人的投诉举报，对投诉举报事项进行调查处理。4.定期对采购监督工作进行总结和分析，提出加强采购监督管理的建议和措施。三、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据本部门工作需要和事业发展规划，在每年规定时间内编制下一年度采购预算。采购预算应包括采购项目名称、规格、数量、预计金额、资金来源等内容，并详细说明采购项目的必要性和可行性。2.采购管理部门负责对各部门提交的采购预算进行汇总、审核和平衡，结合政协机关年度工作计划和财力状况，编制政协机关年度采购预算草案，报领导审批后下达执行。3.采购预算一经批准，必须严格执行。各部门不得擅自调整采购预算项目和金额。如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定程序报经批准。（二）预算执行1.采购管理部门应按照批准的采购预算组织实施采购活动，严格控制采购成本，确保采购项目在预算范围内完成。2.财务部门应加强对采购资金的管理，严格按照预算安排和合同约定支付采购资金，对超预算或无预算的采购项目不予支付。3.采购项目完成后，采购管理部门应及时办理项目结算手续，财务部门应根据结算情况进行账务处理，确保采购预算的准确执行。（三）预算调整1.在采购预算执行过程中，如遇国家政策调整、市场价格波动、不可抗力等因素影响，导致采购预算无法执行或需要调整的，采购管理部门应及时提出预算调整申请，并附相关证明材料。2.预算调整申请经采购管理部门审核、财务部门会签后，报领导审批。预算调整申请批准后，采购管理部门应按照调整后的预算组织实施采购活动。四、采购方式及适用范围（一）公开招标公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。适用于采购货物、工程和服务数额较大、技术复杂、有较多潜在供应商可供选择的项目，但按照规定应当进行公开招标的项目，因特殊情况需要采用其他采购方式的，应当在采购活动开始前获得设区的市、自治州以上人民政府采购监督管理部门或者政府有关部门批准。（二）邀请招标邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用邀请招标方式采购：1.具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；2..采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。（三）竞争性谈判竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购：1.招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；2.技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；3.采用招标所需时间不能满足用户紧急需要得得；4.不能事先计算出价格总额的。（四）单一来源采购单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源方式采购：1.只能从唯一供应商处采购的；2.发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；3.必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（五）询价询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。五、采购程序（一）采购申请与审批1.各部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、技术要求、预算金额、采购方式建议等内容，并提交本部门负责人审核。2.部门负责人对采购申请的必要性、合理性和准确性进行审核，签署意见后报采购管理部门。3.采购管理部门收到采购申请后，对采购申请进行进一步审核，审核内容包括采购项目是否符合预算安排、采购方式是否合规、采购需求是否明确合理等。审核通过后，报领导审批。领导根据采购项目的重要性、金额大小等因素进行审批，批准后的采购申请交采购管理部门组织实施。（二）采购文件编制1.采购管理部门根据采购项目特点和采购方式，编制采购文件。采购文件应包括采购公告（招标公告、谈判文件、询价通知书等）、采购需求、采购合同草案、评标标准（谈判文件、询价通知书等）等内容。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、质量要求以及供应商资格条件、报价要求、交货期限、售后服务等条款，确保采购文件的完整性、准确性和公正性。3.采购文件编制完成后，采购管理部门应组织相关人员进行审核，确保采购文件符合法律法规和政策要求，避免出现歧视性条款或不合理要求。审核通过后的采购文件报领导审批。（三）供应商选择与确定1.采购管理部门根据采购文件规定的供应商资格条件，通过发布采购公告、邀请供应商等方式，广泛征集供应商参与采购项目。2.对报名参加采购项目的供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、信誉状况等。资格审查合格的供应商进入采购评审环节。3.根据采购方式的不同，组织相应评审活动确定成交供应商。公开招标项目，按照招标文件规定的评标标准和方法，组建评标委员会进行评标，评标委员会由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。评标委员会按照评标标准对投标文件进行评审，推荐中标候选人，采购人根据评标委员会推荐的中标候选人确定中标供应商。邀请招标项目，参照公开招标的评标程序，由谈判小组或询价小组对供应商的响应文件进行评审，确定成交供应商。竞争性谈判项目，谈判小组与供应商分别进行谈判，谈判小组根据谈判情况和采购需求，要求供应商对响应文件进行澄清、承诺或重新报价，最终确定成交供应商。单一来源采购项目，由采购管理部门与唯一供应商进行协商，确定成交价格和合同条款等内容。询价项目，询价小组要求供应商一次报出不得更改的价格，询价小组根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。四）合同签订1..采购管理部门应在确定成交供应商后，及时与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货期限、质量标准、售后服务等条款，确保合同内容符合采购文件要求和双方协商一致的结果。2.采购合同签订前，采购管理部门应将合同草案提交财务部门、法律顾问等相关人员进行审核，审核合同的合法性及合规性、资金支付条款、违约责任等内容。审核通过后的合同报领导审批。3.采购合同经领导审批后，由采购管理部门与成交供应商正式签订。合同签订后，采购管理部门应将合同副本分送财务部门、监督部门等相关部门备案。（五）采购项目验收1.采购项目完成后，采购需求部门应及时组织验收。验收人员应根据采购合同和采购文件要求，对采购项目的数量、质量、规格、性能等进行全面验收。2.验收人员应填写《采购项目验收报告》，详细记录验收情况，包括验收项目、验收标准、验收结果等内容。验收合格的，验收人员应在验收报告上签字确认；验收不合格的，应明确指出问题所在，并要求供应商限期整改或采取其他补救措施。3.采购需求部门将验收报告提交采购管理部门备案。采购管理部门应跟踪验收情况，督促供应商履行售后服务承诺，确保采购项目正常使用。4.财务部门根据验收报告和采购合同办理采购资金支付手续。对验收不合格的采购项目，财务部门应暂停支付采购资金，待问题解决后再行支付。六、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购管理部门应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，包括政策风险、市场风险、供应商风险、合同风险、验收风险等。2.根据风险发生的可能性和影响程度，对识别出的风险进行评估，确定风险等级。对于高风险等级的风险因素，应制定针对性的风险应对措施。（二）风险应对措施1.政策风险应对密切关注国家法律法规和政策变化，及时调整采购策略和操作流程，确保采购活动符合政策要求。加强与政府有关部门的沟通协调，及时了解政策动态，争取政策支持。2.市场风险应对建立市场价格监测机制，定期收集市场价格信息，分析价格走势，为采购决策提供参考。在采购合同中合理约定价格调整条款，降低市场价格波动对采购成本的影响。对于价格波动较大的采购项目，可以采用套期保值等金融工具进行风险管理。3.供应商风险应对加强对供应商的资格审查和信用评价，选择信誉良好、实力较强的供应商合作。建立供应商动态管理机制，定期对供应商进行考核评价，对出现问题的供应商及时进行调整或淘汰。在采购合同中明确供应商的违约责任，加大对供应商违约行为的约束力度。4.合同风险应对加强采购合同管理，严格按照合同签订流程进行合同起草、审核、签订和履行。在合同中明确双方的权利义务、违约责任、争议解决方式等条款，确保合同的合法性、完整性和可操作性。定期对合同履行情况进行检查和监督，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。5.验收风险应对明确采购项目验收标准和程序，加强验收人员培训，提高验收人员的专业素质和责任意识。在验收过程中，严格按照验收标准进行验收，确保采购项目质量符合要求。对验收不合格的采购项目，及时与供应商沟通协商，要求供应商限期整改或采取其他补救措施，直至验收合格。七、监督与检查（一）内部监督1.监督部门应定期对采购活动进行内部监督检查，检查内容包括采购制度执行情况、采购程序合规性、采购文件编制质量、供应商选择与管理、合同签订与履行、采购项目验收等方面。2.监督部门可通过查阅采购文件、合同、验收报告等资料，实地查看采购项目实施情况,询问相关人员等方式进行监督检查，并形成监督检查报告。对监督检查中发现的问题，应及时提出整改意见，要求责任部门限期整改。3.采购管理部门应主动接受内部监督，积极配合监督部门的工作，及时向监督部门报告采购工作进展情况和存在的问题，并按照监督部门的要求进行整改。（二）外部监督1.政协机关采购活动应接受社会公众的监督，采购信息应按照规定及时向社会公开，包括采购项目公告、采购文件、中标成交结果、采购合同等内容,方便社会公众查询和监督。2.接受财政、审计等政府部门的监督检查。财政部门负责对采购资金使用情况进行监督管理，审计部门负责对采购项目进行审计监督。政协机关应积极配合财政、审计等部门的工作，如实提供采购相关资料，对监督检查中提出的问题及时进行整改。八、信息管理（一）采购信息收集采购管理部门应建立采购信息收集渠道，广泛收集与采购活动相关的信息，包括政策法规、市场动态、供应商信息、采购项目需求等。通过政府网站、行业协会、专业媒体、供应商推荐等方式，及时获取最新的采购信息，为采购决策提供参考依据。（二）采购信息整理与分析采购管理部门应定期对收集到的采购信息进行整理和分析，形成采购信息报告。采购信息报告应包括政策法规解读、市场价格走势分析、供应商情况分析、采购项目进展情