中国石化采购制度

PAGE中国石化采购制度一、总则（一）目的本采购制度旨在规范中国石化（以下简称“公司”）的采购活动，确保采购工作合法、合规、高效进行，保障公司生产经营的顺利开展，实现采购成本的合理控制，提高公司整体经济效益，同时维护公司利益和供应商合法权益。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各企事业单位的采购活动，包括但不限于物资采购、工程采购、服务采购等各类采购项目。（三）基本原则1.合法性原则采购活动必须严格遵守国家法律法规、政策以及行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则对待所有供应商一视同仁，在采购过程中遵循公平、公正的竞争机制，不偏袒任何一方，保障市场竞争的公平性。3.公开透明原则采购信息应及时、准确、完整地公开，采购流程应透明化，接受公司内部监督和社会公众监督，确保采购活动阳光操作。4.效益优先原则在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本、采购效率等因素，实现采购效益最大化，为公司创造更大的价值。5.诚实守信原则公司与供应商之间应诚实守信，严格履行采购合同约定，维护双方良好的合作关系。二、采购组织与职责（一）采购管理部门1.公司层面采购管理部门职责负责制定和完善公司采购管理制度、流程和标准，并监督执行。统筹规划公司采购战略，指导所属企事业单位采购工作。建立和管理供应商数据库，组织供应商评估与准入。审核重大采购项目的采购方案，协调解决采购过程中的重大问题。定期对公司采购工作进行统计分析和绩效评估，提出改进措施和建议。2.所属企事业单位采购管理部门职责贯彻执行公司采购管理制度和流程，结合本单位实际情况制定具体实施细则。负责本单位采购项目的组织实施，包括采购计划编制、采购文件准备、采购活动执行、合同签订与执行等。负责本单位供应商的日常管理，包括供应商联系、采购业务沟通、供应商评价等。定期向上级采购管理部门报告本单位采购工作进展情况和存在的问题。（二）需求部门1.提出采购需求根据本部门生产经营、项目建设等实际需要，准确、及时地提出采购需求，包括物资规格型号、数量、技术要求、服务内容等详细信息。2.参与采购过程协助采购管理部门开展采购活动，提供技术支持和商务谈判协助，参与采购合同的评审和验收工作。（三）其他相关部门1.财务部门负责审核采购预算，监督采购资金的使用，确保采购资金的合理安排和安全支付。参与采购合同的评审，对合同中的财务条款进行审核把关。负责采购项目的财务核算和成本分析。2.审计部门对采购活动进行审计监督，检查采购流程的合规性、采购行为的合法性以及采购效益情况。对采购项目进行专项审计，及时发现和纠正采购过程中的违规问题。3.法务部门为采购活动提供法律咨询和支持，审核采购合同等法律文件，确保采购活动符合法律法规要求。处理采购过程中的法律纠纷和争议，维护公司合法权益。三、采购流程（一）采购计划编制与审批1.需求部门根据生产经营计划、项目进度安排等，提前编制采购计划采购计划应明确采购物资或服务的名称、规格型号、数量、预计采购时间、预算金额等详细信息。2.采购计划经需求部门负责人审核后，提交至采购管理部门采购管理部门对采购计划的合理性、必要性、合规性等进行审核，重点审核采购需求是否与公司生产经营实际相符，采购预算是否合理，采购时间安排是否得当等。3.采购管理部门审核通过的采购计划，报公司分管领导审批对于重大采购项目的采购计划，需报公司主要领导审批。经审批后的采购计划作为采购活动的依据。（二）供应商选择与管理1.供应商开发采购管理部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。对于潜在供应商，采购管理部门组织相关人员进行实地考察和评估，了解供应商的生产能力、技术水平、质量管理、售后服务等情况，评估合格的供应商纳入供应商数据库。2.供应商准入需求部门根据采购项目的具体要求，从供应商数据库中选择合适的供应商，并填写供应商准入申请表。采购管理部门对供应商准入申请进行审核，审核内容包括供应商资质、业绩、信誉、产品质量、价格水平等。审核通过的供应商成为合格供应商，进入采购项目的供应商选择范围。3.供应商评价与考核采购管理部门定期组织对供应商进行评价和考核，评价内容包括交货及时性、产品质量、售后服务、价格水平、合作配合度等方面。根据评价结果对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励和优先合作机会，对于表现不佳的供应商进行警告、整改或淘汰处理。（三）采购文件准备1.采购管理部门根据采购项目特点和需求，编制采购文件采购文件包括招标文件、询价文件、谈判文件等，明确采购项目的技术要求、商务条款、评标标准、合同条款等内容。2.采购文件编制完成后，经采购管理部门负责人审核，报公司分管领导审批对于重大采购项目的采购文件，需报公司主要领导审批。审批通过后的采购文件作为采购活动中的正式文件。（四）采购活动实施1.招标采购采购管理部门发布招标公告（邀请招标则向特定供应商发出邀请），吸引潜在供应商参与投标。供应商按照招标文件要求编制投标文件，并在规定时间内提交。采购管理部门组织开标、评标会议，按照评标标准对投标文件进行评审，确定中标候选人。采购管理部门将中标候选人名单报公司分管领导审批，确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书。采购管理部门与中标供应商签订采购合同。2.询价采购采购管理部门向多家供应商发出询价文件，要求供应商在规定时间内报价。采购管理部门对供应商的报价进行比较和分析，选择报价合理、满足采购要求的供应商进行商务谈判。采购管理部门与选定的供应商进行商务谈判，确定最终采购价格、交货期、质量标准等条款。采购管理部门将谈判结果报公司分管领导审批，签订采购合同。3.谈判采购采购管理部门与少数特定供应商就采购项目进行一对一谈判。在谈判过程中，双方就采购价格、技术要求、服务内容、合同条款等进行协商，达成一致意见。采购管理部门将谈判结果报公司分管领导审批，签订采购合同。（五）合同签订与执行1.采购合同签订采购管理部门根据采购活动结果，与中标供应商或选定供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物资或服务的名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。采购合同签订前，需经法务部门审核和公司分管领导审批。2.采购合同执行供应商按照采购合同约定组织生产、供货或提供服务。需求部门负责对采购物资或服务进行验收，验收内容包括数量、质量、规格型号等方面。验收合格后填写验收报告。采购管理部门根据合同约定和验收报告，办理付款手续。财务部门按照公司财务制度和采购合同约定，审核付款申请并支付款项。（六）采购项目验收1.验收组织需求部门负责采购项目的验收工作，对于重大采购项目或技术复杂的采购项目，可邀请专业技术人员、质量管理人员等组成验收小组进行验收。2.验收标准采购项目的验收应按照采购合同约定的质量标准、技术要求等进行，同时应符合国家相关法律法规和行业标准。3.验收程序供应商完成交货或服务提供后，向需求部门提交验收申请。需求部门组织验收小组对采购项目进行实地检查、测试、评估等验收工作。验收小组根据验收情况填写验收报告，验收合格的采购项目签署验收意见，验收不合格的采购项目应明确整改要求和期限，要求供应商限期整改后重新验收。（七）采购项目结算与付款1.结算申请供应商在完成采购项目交货或服务提供，并经需求部门验收合格后，向采购管理部门提交结算申请，结算申请应包括采购合同编号、采购物资或服务明细、金额、付款方式等信息。2.结算审核采购管理部门对供应商的结算申请进行审核，重点审核采购合同执行情况、验收报告、发票等相关资料。审核无误后，将结算申请提交至财务部门。3.付款审批财务部门对结算申请进行财务审核，审核通过后报公司分管领导审批。对于重大采购项目的付款，需报公司主要领导审批。4.款项支付财务部门根据审批结果，按照采购合同约定的付款方式和时间，及时支付采购款项。四、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购管理部门定期组织对采购活动进行风险识别和评估识别范围包括采购计划风险、供应商风险、采购文件风险、采购活动执行风险、合同风险、验收风险、付款风险等方面。2.采用定性与定量相结合的方法对采购风险进行评估确定风险发生的可能性和影响程度，将采购风险分为高风险、中风险、低风险三个等级。（二）风险应对措施1.针对不同等级的采购风险，制定相应的风险应对措施对于高风险，采取风险规避、风险转移等措施，如放弃采购项目、购买保险等。对于中风险，采取风险减轻、风险监控等措施，如加强供应商管理、增加验收环节等。对于低风险，采取风险接受等措施，如保持现有采购流程和管理方式。2.建立采购风险预警机制采购管理部门定期对采购风险进行监测和分析，当风险指标达到预警值时，及时发出预警信号，采取相应的风险应对措施，防止风险扩大。五、采购监督与审计（一）内部监督1.采购管理部门定期对采购活动进行自查检查采购流程的执行情况、采购文件的编制与审批情况、供应商选择与管理情况、采购合同签订与执行情况等，发现问题及时整改。2.公司审计部门定期对采购项目进行审计审计内容包括采购项目的合规性、采购成本的合理性、采购效益情况等，对审计发现的问题提出审计意见和建议，督促相关部门整改落实。（二）外部监督1.接受政府相关部门的监督检查公司采购活动应遵守国家法律法规，接受政府财政、审计、监察等部门的监督检查，积极配合相关部门的工作，及时整改存在的问题。2.接受社会公众监督公司采购信息应