政府单位内部采购制度

PAGE政府单位内部采购制度一、总则（一）目的为了规范政府单位内部采购行为，加强内部采购管理，提高采购资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和政策规定，结合本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于政府单位内部各部门、各下属单位使用财政性资金及自有资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应全面、准确、及时地向社会公开，接受社会监督，保证采购过程的透明度。3.公平竞争原则：通过公平竞争，选择最优的供应商、承包商或服务提供商，确保采购项目的质量和效益。4.公正原则：采购活动应遵循公正的程序和标准，对所有参与采购的供应商、承包商或服务提供商一视同仁，不偏袒任何一方。5.诚实信用原则：采购活动各方当事人应诚实守信，履行各自的权利和义务，不得隐瞒真实情况、提供虚假信息或进行欺诈行为。（四）职责分工1.采购管理部门负责制定和完善本单位内部采购制度，并组织实施。审核采购需求，编制采购预算，制定采购计划。组织采购活动，包括招标文件编制、采购公告发布、供应商资格审查、开标评标、合同签订等。负责采购项目的验收工作，对采购项目的质量、数量、规格等进行检查和评估。建立采购档案，对采购项目的相关文件、资料进行整理、归档和保管。2.使用部门根据工作需要，提出采购需求，明确采购项目的规格型号、技术参数、数量、质量要求等。参与采购项目的需求论证、招标文件编制、评标等工作，提供专业意见和建议。负责采购项目验收的具体实施工作，配合采购管理部门完成验收工作。对采购项目的使用情况进行跟踪和反馈，及时发现问题并提出改进意见。3.财务部门负责审核采购预算，安排采购资金，确保采购资金的及时足额支付。对采购项目的资金使用情况进行监督和检查，确保资金使用合规、安全、有效。参与采购合同的审核，对合同中的付款条款等进行把关。4.审计部门对采购活动进行审计监督，检查采购制度的执行情况，防范采购风险。对采购项目的预算执行情况、资金使用情况进行审计，确保采购资金合理使用。对采购项目中的违规违纪行为进行调查和处理，提出审计意见和建议。二采购预算管理（一）预算编制1.各使用部门应根据本部门的工作任务和事业发展规划，结合当年实际需求，在每年规定时间内提出下一年度的采购需求计划。采购需求计划应详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术参数、质量要求、预计采购时间等内容。2.采购管理部门对各使用部门提交的采购需求计划进行汇总、审核和分析，结合单位的财力状况和事业发展需要编制采购预算草案。采购预算草案应明确采购项目的预算金额、资金来源等内容。3.财务部门对采购预算草案进行审核，根据单位的年度财务收支计划和资金状况，提出调整意见，报单位领导审批后下达采购预算指标。（二）预算执行1.采购管理部门应严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得擅自突破预算。如因特殊情况需要调整采购预算的，应按照规定的程序报经批准。2.各使用部门应严格按照采购预算执行采购项目，不得随意变更采购内容和预算金额。如因工作需要确需变更的，应及时向采购管理部门提出申请，经审核同意并报单位领导批准后进行调整。3.财务部门应加强对采购预算执行情况的监督和管理，定期对采购项目的资金使用情况进行检查和分析，确保采购资金专款专用，提高资金使用效益。（三）预算调整1.在采购预算执行过程中，如遇下列情形之一的，可以申请调整采购预算：国家政策发生重大变化，导致采购项目的预算金额发生较大变动的。因不可抗力因素，如自然灾害、突发事件等造成采购项目无法按原计划实施，需要调整采购内容或预算金额的。因工作需要，确需增加或减少采购项目，调整采购预算金额的。2.采购预算调整申请应由使用部门提出，经采购管理部门审核后报单位领导审批。采购管理部门应根据批准的预算调整申请，及时调整采购计划和采购合同。3.财务部门应根据批准的预算调整申请，及时调整采购项目的预算指标，确保采购预算的准确性和严肃性。三采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式采购。公开招标数额标准按照国家有关规定执行。3.采购管理部门应按照规定的程序组织公开招标活动，包括编制招标文件、发布招标公告、资格审查、开标评标、中标公示等。招标文件应明确采购项目的技术规格、商务条款及评标标准等内容，确保招标活动的公平、公正、公开。（二）邀请招标1.修改邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.在采用邀请招标方式采购时，采购管理部门应按照规定的程序确定邀请供应商名单，并向其发出投标邀请书。投标邀请书应明确采购项目的基本情况、投标截止时间、开标时间及地点等内容。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.采购管理部门应按照规定的程序组织竞争性谈判活动，包括成立谈判小组、制定谈判文件、确定邀请供应商名单、组织谈判、确定成交供应商等。谈判文件应明确采购项目的技术规格、商务条款、谈判程序及成交标准等内容，确保谈判活动的顺利进行。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式采购：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.在采用单一来源采购方式采购时，采购管理部门应按照规定的程序进行审批，并与供应商就采购项目的价格、条件等进行协商，签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采购管理部门应按照规定的程序组织询价活动，包括成立询价小组、确定被询价的供应商名单、向其发出询价通知书让其报价、对报价进行比较并确定成交供应商等。询价通知书应明确采购项目的技术规格、商务条款、询价程序及成交标准等内容，确保询价活动的公平、公正、公开。四采购程序（一）采购申请1.使用部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号及技术参数、数量、质量要求、预算金额、采购时间等内容，并由部门负责人签字确认。2.《采购申请表》应附相关的技术文件、市场调研资料等，以便采购管理部门进行审核和评估。（二）需求论证1.采购管理部门收到《采购申请表》后，对采购项目的必要性、可行性、合理性进行审核，并组织相关专家或专业人员进行需求论证。2.需求论证应重点审查采购项目的技术规格、数量、质量要求等是否符合实际工作需要，是否存在浪费或不合理的情况，是否有更优化的采购方案等，并形成需求论证报告。（三）采购预算审核1.财务部门收到采购管理部门提交的采购项目相关资料后，对采购预算进行审核，确保采购预算的合理性和准确性。2.财务部门应根据单位的财务状况和资金安排，对采购预算进行审核把关，如发现预算不合理或超支情况，应及时提出调整意见。（四）采购计划制定1.采购管理部门根据需求论证报告和采购预算审核意见，结合采购项目的特点和实际情况，制定采购计划。2.采购计划应明确采购方式、采购时间安排、采购流程、采购责任人等内容，确保采购活动有序进行。（五）采购文件编制1.根据采购计划，采购管理部门组织编制采购文件，包括招标文件、谈判文件、询价通知书等。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件的完整性和准确性。（六）信息发布1.对于公开招标、邀请招标等采购方式，采购管理部门应按照规定在指定的媒体上发布采购公告，公布采购项目的基本情况、采购文件获取方式、投标截止时间、开标时间及地点等信息。2.采购公告应确保信息的准确性和完整性，以便潜在供应商及时获取采购信息，参与采购活动。（七）供应商资格审查1.采购管理部门对报名参加采购活动的供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、信誉状况等。2.只有通过资格审查的供应商才能参与采购活动，确保供应商具备履行合同能力。（八）采购评审1.采购管理部门组织评审小组对供应商的投标文件、谈判响应文件、询价报价文件等进行评审，按照评审标准进行打分或排序。2.评审小组应由采购人代表和有关专家组成，人数应符合规定要求，评审过程应严格按照规定的程序进行，确保评审结果的公平、公正、公开。（九）中标（成交）供应商确定1.根据评审结果，采购管理部门确定中标（成交）供应商，并向其发出中标（成交）通知书。2.中标（成交）通知书应明确采购项目的名称、中标（成交）金额、中标（成交）供应商名称及地址等内容，作为采购合同签订的依据。（十）合同签订1.采购管理部门与中标（成交）供应商按照中标（成交）通知书的要求，签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、价格、交货时间及地点、付款方式、违约责任等内容，确保合同条款的完整性和合法性。（十一）合同履行及验收1.中标成交供应商应按照采购合同的约定履行义务，按时、按质、按量提供货物、工程或服务。2.使用部门负责采购项目的验收工作，应在合同约定的时间内组织相关人员对采购项目进行验收。验收合格后，出具验收报告。3.采购管理部门应对验收情况进行监督和检查，确保采购项目符合合同要求。（十二）资金支付1.财务部门根据采购合同和验收报告，按照规定的程序办理采购资金支付手续。2.采购资金支付应严格按照合同约定的付款方式和时间进行，确保资金支付的安全和合规。五采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，由采购管理部门与中标（成交）供应商签订。合同签订前，采购管理部门应将合同文本送财务部门、审计部门等相关部门进行审核，确保合同条款符合法律法规和单位利益要求。2.审核后的合同文本应加盖单位公章和法定代表人印章或授权代表印章，并由双方签字确认。合同签订后，采购管理部门应及时将合同副本分送相关部门存档。（二）合同履行1.采购管理部门应跟踪采购合同的履行情况，及时了解供应商的供货进度、质量状况等，协调解决合同履行过程中出现的问题。2.中标（成交）供应商应严格按照采购合同的约定履行义务，按时、按质、按量提供货物、工程或服务。如因特殊原因需要变更合同条款的，应及时与采购管理部门协商，并签订书面补充协议。（三）合同变更1.在采购合同履行过程中，如遇下列情形之一的，可以变更合同：因不可抗力因素，如自然灾害、突发事件等造成合同无法按原约定履行的。因国家政策调整、法律法规变化等原因，需要变更合同条款的。经双方协商一致，需要变更合同内容的。2.合同变更申请应由采购管理部门或中标（成交）供应商提出，经双方协商一致后签订书面补充协议。补充协议作为采购合同的组成部分，具有同等法律效力。（四）合同终止1.在采购合同履行完毕或出现下列情形之一的，可以终止合同：合同双方协商一致，同意终止合同的。因不可抗力因素，如自然灾害、突发事件等造成合同无法继续履行的。因一方违约，导致合同无法继续履行的。2.合同终止后，采购管理部门应及时清理合同执行情况，办理相关手续，如验收结算、资产交接等，并将合同终止情况通知相关部门。（五）合同纠纷处理1.在采购合同履行过程中，如发生合同纠纷，合同双方应首先通过协商解决。协商不成的，可以按照合同约定的争议解决方式进行处理，如申请仲裁或提起诉讼。2.采购管理部门应积极配合合同纠纷的处理工作，提供相关证据和资料，维护单位的合法权益。六采购监督与管理（一）内部监督1.审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购制度的执行情况，包括采购程序是否合规、采购文件是否规范、采购合同是否合法等。2.审计部门应重点关注采购项目的预算执行情况、资金使用情况、采购效益等，对发现的问题及时提出审计意见和建议，并督促相关部门进行整改。（二）外部监督1.采购活动应接受社会监督，采购管理部门应按照规定及时公开采购信息包括采购项目名称、采购方式、采购预算、采购结果等，方便社会公众查询和监督。2.财政部门、监察