框架采购制度

PAGE框架采购制度一、总则（一）目的为规范公司采购行为，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，加强对采购活动的内部控制，特制定本框架采购制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门涉及的各类物资、服务及工程项目的采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：在采购过程中，应公平对待所有供应商，确保采购程序公正透明，不偏袒任何一方。3.效益原则：通过科学合理的采购流程和方法，实现采购成本的降低和公司效益的最大化。4.诚实守信原则：采购人员及相关部门应诚实守信，履行合同约定，维护公司良好形象。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。其职责为：1.审议重大采购项目的采购策略、预算及供应商选择等重要事项。2.对采购过程中的重大问题进行决策，确保采购活动符合公司整体利益。（二）采购执行部门采购部门作为公司采购活动的执行主体，负责具体采购业务的实施。其主要职责包括：1.根据公司需求，制定采购计划，明确采购物资、服务或工程项目的规格、数量、质量要求等。w2.开展供应商调查与评估，建立供应商数据库，选择合格供应商并与之签订采购合同。3.组织采购谈判，争取有利的采购价格、交货期及售后服务等条款。4.跟踪采购合同执行情况，协调解决合同执行过程中的问题，确保物资按时、按质、按量供应。5.负责采购文件的整理、归档，建立采购档案，以备查阅。（三）需求部门各需求部门负责提出采购需求，明确采购物资、服务或工程项目的详细规格、数量、质量要求及交货时间等，并对采购结果进行验收。其职责如下：1.根据业务发展需要，及时准确地向采购部门提交采购申请。2.参与采购过程中的技术规格、质量标准等方面的讨论，提供专业意见。3.负责对采购物资、服务或工程项目进行验收，出具验收报告。（四）监督部门公司内部审计部门或其他指定监督部门负责对采购活动进行全程监督。其主要职责包括：1.审查采购制度的执行情况，检查采购流程是否合规。2.对采购项目进行审计，核实采购价格、质量、合同执行等情况，防止违规行为发生。3.受理采购活动中的投诉举报，对违规行为进行调查处理，并提出改进建议。三？采购流程（一）采购申请1.需求部门根据业务需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物资或服务名称、规格型号、数量、预算金额、预计交货日期、技术要求及用途等信息。2.《采购申请表》经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。对于金额较大或重要的采购项目，需经采购决策委员会审批。（二）采购计划制定采购部门收到采购申请后，进行汇总分析，结合公司库存情况、市场供应状况等因素，制定采购计划。采购计划应明确采购物资或服务的名称、规格、数量、采购时间、采购方式等内容。（三）供应商选择与管理1.供应商调查采购部门通过多种渠道收集供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等，对潜在供应商进行初步调查，了解其基本情况、生产能力？质量控制水平？价格水平？售后服务等方面的情况。2.供应商评估采购部门会同相关部门（如技术部门？质量部门等）对调查合格的供应商进行评估。评估内容包括供应商的资质信誉？生产经营状况？产品质量？价格竞争力？交货能力？售后服务等方面。根据评估结果，建立供应商评估档案，对供应商进行分级管理。3.供应商选择采购部门根据采购项目的需求和供应商评估结果，选择合适的供应商。对于重要采购项目，应采用招标、邀请招标、竞争性谈判等方式确定供应商；对于一般性采购项目，可采用询价、单一来源采购等方式。在选择供应商时，应遵循公平、公正、公开的原则，确保选择过程透明、合规。4.供应商管理采购部门与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。在合同执行过程中，采购部门应定期对供应商进行跟踪评估，检查其供货质量？交货期？售后服务等情况。对于表现优秀的供应商，可以给予适当的奖励和更多的合作机会；对于表现不佳的供应商，应及时采取措施进行整改或淘汰。（四）采购谈判采购人员与供应商就采购价格？交货期？质量标准？售后服务等条款进行谈判。谈判过程中应充分了解市场行情，掌握谈判技巧，争取有利的采购条件。谈判结果应形成谈判记录，并作为采购合同的附件。（五）采购合同签订采购部门根据谈判结果，起草采购合同。采购合同应明确采购物资或服务的名称？规格？数量？价格？交货期？质量标准？付款方式？违约责任等条款。采购合同经双方审核签字盖章后生效。对于重要采购合同，应报采购决策委员会备案。（六）采购执行与跟踪1.采购部门按照采购合同要求，及时向供应商下达订单，并跟踪订单执行情况。确保供应商按时、按质、按量供应物资或服务。2.在采购过程中，如出现合同变更、交货延迟等问题，采购部门应及时与供应商沟通协调，采取相应的措施进行解决，并将情况及时反馈给需求部门和相关领导。（七）验收与付款1.需求部门负责组织对采购物资或服务进行验收。验收内容包括物资的数量？质量？规格？型号等是否符合合同要求。验收合格后，需求部门应出具《验收报告》。2.采购部门根据合同约定和验收报告，办理付款手续。付款时应严格审核相关凭证，确保付款金额准确无误。对于不符合付款条件的，应拒绝付款，并及时与供应商沟通解决。四、采购方式（一）招标采购1.适用范围：适用于金额较大、技术复杂、市场竞争充分的采购项目。2.招标程序：采购部门发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。供应商报名并领取招标文件，按照招标文件要求编制投标文件。采购部门组织开标、评标会议，按照评标标准对投标文件进行评审，确定中标供应商。采购部门向中标供应商发出中标通知书，并签订采购合同。（二）邀请招标采购1.适用范围：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大而不值得的项目。2.邀请程序：采购部门根据项目需求，选择若干家符合条件的供应商，向其发出邀请招标邀请函。被邀请供应商按照邀请函要求编制投标文件，并在规定时间内提交。采购部门组织开标、评标会议，确定中标供应商，并签订采购合同。（三）竞争性谈判采购1.适用范围：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额进行采购的项目。2.谈判程序：采购部门成立谈判小组，由采购人代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。谈判小组与符合资格条件的供应商进行谈判，在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求？质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并与之签订采购合同。（四）询价采购1.适用范围：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.询价程序：采购部门向多家供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价。供应商按照询价通知书要求，向采购部门提交报价文件。采购部门对各供应商的报价进行比较，选择报价最低且满足采购需求的供应商作为成交供应商，并签订采购合同。（五）单一来源采购1.适用范围：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。2.采购程序：采购部门填写《单一来源采购申请表》，说明采购项目的名称、理由、预算金额等信息，并附上相关证明材料。《单一来源采购申请表》经采购决策委员会审批通过后，采购部门与单一供应商进行谈判，确定采购价格、交货期等条款，并签订采购合同。五、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门根据年度业务计划和工作安排，结合历史采购数据，编制本部门的采购预算草案。采购预算草案应明确采购项目名称、规格、数量、预算金额等内容。2.采购部门对各需求部门的采购预算草案进行汇总审核，结合公司整体预算安排，编制公司年度采购预算方案。采购预算方案经公司财务部门审核、公司管理层审批后，作为年度采购活动的控制依据。在预算执行过程中，如因业务发展需要调整采购预算，需求部门应提出书面申请，经采购决策委员会审批后，由采购部门调整采购预算，并通知相关部门。（二）预算执行1.采购部门严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得超预算采购。在采购过程中，如因市场价格波动等原因导致采购成本超过预算，采购部门应及时向采购决策委员会报告，并说明原因及解决方案。2.财务部门负责对采购预算执行情况进行监控，定期对采购支出进行统计分析？与预算进行对比，发现问题及时督促采购部门整改。（三）预算调整1.当出现以下情况时，可对采购预算进行调整：国家政策法规发生重大变化，影响采购项目的实施。公司业务发展需要，增加或减少采购项目。市场价格波动较大，导致原采购预算无法执行。2.预算调整程序：需求部门或采购部门提出预算调整申请，说明调整原因、调整内容及调整金额等。采购决策委员会对预算调整申请进行审议，根据实际情况决定是否批准调整。如预算调整申请获得批准，采购部门根据调整后的预算组织采购活动，财务部门相应调整预算控制指标。六、采购风险管理（一）风险识别1.采购部门会同相关部门对采购活动中可能存在的风险进行识别，包括但不限于以下方面：供应商风险：如供应商破产、违约、产品质量问题等。市场风险：如市场价格波动？供应短缺等。合同风险：如合同条款不合理？合同执行过程中的纠纷等。内部管理风险：如采购流程不规范？采购人员违规操作等。2.针对识别出的风险，分析其发生的可能性和影响程度，确定风险等级。（二）风险应对1.对于供应商风险，采购部门应加强对供应商的管理和评估，建立供应商风险预警机制，及时发现并解决供应商存在的问题。同时，可以通过与多家供应商建立合作关系，降低对单一供应商的依赖。2.对于市场风险，采购部门应密切关注市场动态，加强市场调研，及时掌握市场价格变化和供应情况。通过合理安排采购计划？签订套期保值合同等方式，降低市场风险对采购活动的影响。3.对于合同风险，采购部门应加强合同管理，严格审核合同条款，确保合同的合法性？完整性和有效性。在合同执行过程中，加强与供应商的沟通协调，及时解决合同纠纷。4.对于内部管理风险，公司应加强采购制度建设，规范采购流程，加强对采购人员的培训和监督，提高采购人员的业务素质和职业道德水平，防止违规行为发生。（三）风险监控1.建立采购风险监控机制，定期对采购风险进行评估和监控，及时发现风险变化情况。2.采购部门应定期向采购决策委员会报告采购风险监控情况，对于重大风险事件，应及时采取措施进行处理，并向公司管理层汇报。七、采购绩效评估（一）评估指标1.采购成本：包括采购价格、运输费用、仓储费用等，评估采购成本是否合理降低。2.采购质量：通过验收合格率等指标，评估采购物资或服务的质量是否符合要求。3.交货期：考核供应商是否按时交货，计算交货延迟率等指标。4.售后服务：评价供应商在售后服务方面的表现，如响应速度？解决问题的能力等。5.合规性：检查采购活动是否符合法律法规和公司制度要求。（二）评估方法1.定期评估：采购部门定期（如每月？每季度）对采购绩效进行自我评估，填写采购绩效评估报告，总结采购工作的成绩与不足。2.综合评估：采购决策委员会或相关部门定期对采购部门的采购绩效进行综合评估，结合采购部门的自我评估报告、需求部门的反馈意见、供应商评价等