央企工会采购制度

PAGE央企工会采购制度一、总则（一）目的为加强央企工会采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，防范采购风险，促进廉政建设，依据国家有关法律法规和央企相关规定，结合央企工会实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于央企工会组织的各类采购活动，包括但不限于办公用品、设备设施、服务项目等采购事项。（三）基本原则1.依法合规原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，严格按照规定的程序和方式进行。2.公开透明原则：采购信息应全面、及时、准确地公开，采购过程应接受各方监督，确保公平公正。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，鼓励符合条件的供应商参与采购活动，择优选取。4.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，注重采购成本控制，提高采购资金使用效益。5.廉洁自律原则：采购人员应严格遵守廉洁自律规定，杜绝不正当交易行为。二、采购组织与职责（一）采购决策机构央企工会设立采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购决策委员会由工会领导、相关部门负责人等组成。其职责包括：1.审议采购制度、采购计划和采购预算。2.审批重大采购项目的采购方案、采购文件。3.监督采购过程，协调解决采购中的重大问题。（二）采购执行部门央企工会指定具体的部门或岗位作为采购执行部门，负责采购活动的组织实施。采购执行部门职责如下：1.制定采购计划和采购预算，报采购决策委员会审批。2.组织编制采购文件，发布采购信息，邀请供应商参与采购活动。3.对供应商进行资格审查、考察和评估。4.组织开标、评标、谈判等采购活动，确定中标供应商或成交供应商。5.签订采购合同，跟踪合同执行情况，协调解决合同履行中的问题。6.整理和归档采购文件及相关资料。（三）监督部门央企工会设立监督部门，对采购活动进行全程监督。监督部门职责包括：1.监督采购制度的执行情况。2.检查采购过程的合法性、合规性和公正性。3.受理对采购活动的投诉举报，调查处理违规行为。三、采购计划与预算管理（一）采购计划编制采购执行部门应根据工会工作需要和实际情况，每年定期编制采购计划。采购计划应包括采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等内容。采购计划编制应遵循以下程序：1.各部门根据工作需求，提出采购申请，明确采购项目的详细要求。2.采购执行部门对各部门的采购申请进行汇总、审核和分析，结合工会年度工作计划和资金状况，编制采购计划草案。3.采购计划草案报采购决策委员会审批，经批准后的采购计划作为采购活动的依据。（二）采购预算管理采购预算是采购计划的资金安排，应与工会财务预算相衔接。采购执行部门应根据采购计划编制采购预算，报财务部门审核。采购预算经批准后，应严格执行，不得随意调整。如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定程序报采购决策委员会审批。四、采购方式与程序（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、有众多潜在供应商可供选择的项目。通过公开招标，能够充分引入竞争，确保采购质量和效益。2.邀请招标：对于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大且不值得的项目，可采用邀请招标方式。3.竞争性谈判：采购项目技术复杂或性质特殊，不能确定详细规格或具体要求的，或招标后没有供应商投标或没有合格标的，或重新招标未能成立的，可采用竞争性谈判方式。4.单一来源采购：只能从唯一供应商处采购的，或发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的，或必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目，采用单一来源采购方式。5.询价：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可采用询价方式。（二）采购程序1.公开招标程序采购执行部门编制招标文件，明确招标项目的技术要求、商务条款、评标标准等内容。发布招标公告，通过央企内部网站、专业采购平台等渠道向社会公开招标信息，邀请潜在供应商投标。对报名参加投标的供应商进行资格审查，确定合格投标人名单。组织开标、评标活动，按照招标文件规定的评标标准进行评标，推荐中标候选人。采购决策委员会根据评标结果确定中标供应商，向中标供应商发出中标通知书，并同时将中标结果通知所有未中标的投标人。采购执行部门与中标供应商签订采购合同。2.邀请招标程序采购执行部门根据采购项目特点和需求，确定邀请供应商的范围，向被邀请的供应商发出投标邀请书。被邀请的供应商按照投标邀请书的要求编制投标文件，在规定时间内送达指定地点。采购执行部门组织开标、评标活动，评标方法和标准同公开招标。采购决策委员会确定中标供应商，后续程序同公开招标。3.竞争性谈判程序采购执行部门成立谈判小组，谈判小组由工会相关人员和有关技术、经济等方面的专家组成。谈判小组制定谈判文件，明确谈判项目的技术、服务要求以及合同草案条款等。从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判，并向其发出谈判文件。组织谈判活动，谈判小组与供应商逐一进行谈判，供应商应根据谈判文件的要求进行报价和提供相关资料。谈判过程中，谈判小组可以要求供应商对其报价和方案进行澄清、说明或调整。谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。采购执行部门与成交供应商签订采购合同。4.单一来源采购程序采购执行部门提出单一来源采购申请，说明采购项目的名称、内容、预算金额以及拟采用单一来源采购方式的原因等。采购决策委员会对单一来源采购申请进行审核，必要时可组织相关人员进行论证。经批准后，采购执行部门与单一来源供应商进行协商，确定采购价格、技术要求、服务条款等内容，并签订采购合同。5.询价程序采购执行部门成立询价小组，询价小组由工会相关人员和有关技术、经济等方面的专家组成。询价小组向符合相应资格条件的供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价。供应商按照询价通知书的要求提供报价文件，包括货物名称、规格型号、数量、价格、交货期等内容。询价小组对供应商的报价进行比较，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的供应商。采购执行部门与成交供应商签订采购合同。五、供应商管理（一）供应商准入1.采购执行部门建立供应商信息库，对供应商的基本情况、经营业绩、产品质量、售后服务等信息进行记录和管理。2.制定供应商准入标准，包括供应商的资质条件、生产能力、技术水平、信誉状况等方面的要求。3.供应商申请进入央企工会供应商信息库时，应提交相关证明材料，采购执行部门按照准入标准进行审核，审核通过的供应商纳入信息库。（二）供应商评价与考核1.采购执行部门定期对供应商的供货情况进行评价和考核，评价内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格水平等方面。2.建立供应商评价指标体系，采用量化评分的方式对供应商进行评价。评价结果分为优秀、良好中、合格、不合格五个等级。3.根据供应商评价结果，对表现优秀的供应商给予奖励，如优先采购、增加采购份额等；对评价结果不合格的供应商，采取警告、暂停采购、取消准入资格等措施。（三）供应商淘汰与退出1.对于出现严重质量问题、交货期严重延误、售后服务不到位、违反法律法规或合同约定等情况的供应商，采购执行部门应及时将其从供应商信息库中淘汰。2.供应商主动申请退出供应商信息库的，应提前向采购执行部门提交书面申请，经批准后办理相关退出手续。六、采购合同管理（一）合同签订采购执行部门在确定中标供应商或成交供应商后，应及时与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款，确保合同内容完整、准确、合法。采购合同签订前，应报工会法律合规部门进行审核，审核通过后方可签订。（二）合同履行1.采购执行部门应跟踪采购合同的履行情况，及时掌握供应商的供货进度、质量状况等信息。2.供应商应按照合同约定履行义务，按时、按质、按量提供货物或服务。如因特殊原因需要变更合同条款的，应按照规定程序与采购执行部门协商一致，并签订补充合同。3.采购执行部门应对合同履行过程中出现的问题及时进行协调解决，如供应商违约，应按照合同约定追究其违约责任。（三）合同验收1.采购项目完成后’采购执行部门应组织相关人员对采购货物或服务进行验收。验收内容包括数量、质量、规格型号、技术性能等方面。2.验收人员应按照合同约定和相关标准进行验收，并填写验收报告。验收合格的，采购执行部门应办理结算手续；验收不合格的，应要求供应商限期整改或重新提供货物或服务，直至验收合格。（四）合同归档采购合同签订后，采购执行部门应及时将合同文本及相关资料进行整理归档，妥善保管。合同档案应包括合同正本、副本、补充合同、验收报告、付款凭证等资料，以便日后查阅和审计。七、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购执行部门应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如市场风险、供应商风险、合同风险、廉政风险等。2.建立采购风险评估指标体系，采用定性与定量相结合的方法对风险进行评估，确定风险等级。（二）风险应对措施1.针对不同类型的风险，制定相应的风险应对措施。如对于市场风险，加强市场调研和价格监测，合理安排采购时间；对于供应商风险,加强供应商管理，建立备用供应商机制；对于合同风险,严格合同签订和履行管理，加强合同审核；对于廉政风险，加强廉洁教育，建立监督制约机制。2.定期对风险应对措施的执行情况进行检查和评估，及时调整和完善风险应对策略。八、监督与检查（一）内部监督1.监督部门应定期对采购活动进行监督检查，检查内容包括采购制度执行情况、采购程序合规性、采购文件编制与审核、供应商管理、合同签订与履行等方面。2.建立采购监督检查档案，对监督检查中发现的问题进行记录和跟踪，督促相关部门及时整改。（二）外部监督1.接受上级主管部门、审计部门、纪检监察部门等外部机构的监督检查，积极配合提供相关资料和信息。2.对外部监督检查中提出的意见和建议，认真落实整改，不断完善采购管理工作。九、信息公开与保密（一）信息公开1.采购执行部门应按照规定及时公开采购信息，包括采购项目公告、采购文件、中标成交结果、合同签订等信息