大学物资采购制度

PAGE大学物资采购制度总则目的为了规范大学物资采购行为，加强物资采购管理，提高资金使用效益，保证物资质量，促进学校各项事业健康发展，特制定本制度。适用范围本制度适用于学校各部门、各单位使用财政性资金、自有资金及其他资金进行的物资采购活动。基本原则1.合法性原则：物资采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定。2.公开、公平、公正原则：采购活动应公开透明，确保所有符合条件的供应商都有平等参与竞争的机会，采购过程和结果应公平、公正。3.效益原则：在保证物资质量的前提下，努力降低采购成本，提高资金使用效益。4.质量原则：优先采购质量可靠、性能优良的物资，满足学校教学、科研和管理工作的需要。采购组织与职责采购决策机构学校成立物资采购领导小组，负责对重大物资采购事项进行决策。领导小组由学校领导、相关职能部门负责人等组成，其主要职责包括：1.审议学校物资采购工作的政策、制度和规划。2.审定年度物资采购预算和采购计划。3.对重大采购项目的采购方式、采购文件、采购合同等进行审议。4.协调解决物资采购工作中的重大问题。采购执行机构学校设立物资采购管理部门，作为物资采购的执行机构，具体负责组织实施物资采购活动。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关物资采购的法律法规和学校的相关制度。2.制定和完善物资采购工作流程和操作规范。3.编制年度物资采购预算和采购计划，报采购领导小组审定后组织实施。4.组织采购项目的招标、谈判、询价等采购活动，起草采购文件，发布采购信息，组织开标、评标、定标等工作。5.负责采购合同的签订、履行、验收等工作，协调处理采购过程中的争议和纠纷。6.建立和管理物资采购档案，对采购活动进行记录和存档。7.对采购人员进行培训和管理，提高采购人员的业务水平和职业道德素质。使用部门职责1.根据学校教学、科研和管理工作的需要，提出物资采购申请，明确采购物资的名称、规格、数量、技术要求等。2.参与采购项目的技术论证、商务谈判等工作，协助采购管理部门确定采购需求和采购方案。3.负责采购物资的验收工作，对验收结果负责。4.配合采购管理部门做好采购合同的履行、付款等工作。采购预算与计划采购预算编制1.各部门、各单位应根据学校事业发展规划和年度工作计划，结合本部门、本单位的实际需求，编制年度物资采购预算。2.采购预算应包括采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并详细说明采购项目的用途和必要性。3.采购预算编制应遵循实事求是、勤俭节约的原则，确保预算的科学性和合理性。采购计划制定1.物资采购管理部门根据学校年度物资采购预算和各部门、各单位的采购申请，汇总编制年度物资采购计划。2.采购计划应明确采购项目的名称、规格型号、数量、采购方式、采购时间等内容，并按照采购项目的轻重缓急进行排序。3.采购计划应报采购领导小组审定后组织实施。在执行过程中，如因特殊情况需要调整采购计划，应按规定程序报采购领导小组批准。采购方式公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的货物、工程和服务采购项目，必须采用公开招标方式：货物类采购项目，单项或批量采购金额一次性达到100万元以上的。工程类采购项目，单项合同估算价在200万元以上的。服务类采购项目，单项或批量采购金额一次性达到50万元以上的。3.公开招标应按照以下程序进行：编制招标文件。发布招标公告。发售招标文件。组织开标、评标、定标。发布中标公告。签订采购合同。邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.邀请招标应按照以下程序进行：确定邀请供应商名单。编制招标文件。发出投标邀请书。组织开标、评标、定标。发布中标公告。签订采购合同。竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.竞争性谈判应按照以下程序进行：成立谈判小组。制定谈判文件。确定邀请参加谈判的供应商名单。谈判。确定成交供应商。签订采购合同。单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。根据学校教学、科研和管理工作的特殊需要，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.单一来源采购应按照以下程序进行：成立采购小组。与供应商进行协商，确定采购价格和合同条款。签订采购合同。询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.询价应按照以下程序进行：成立询价小组。确定被询价的供应商名单。向供应商发出询价单。供应商报价。询价小组对报价进行比较，确定成交供应商。签订采购合同。采购程序采购申请1.各部门、各单位根据工作需要，填写物资采购申请表，详细说明采购物资的名称、规格、型号、数量、技术要求、预算金额等内容，并加盖部门公章。2.采购申请表应经部门负责人审核签字后报物资采购管理部门。采购审批1.物资采购管理部门收到采购申请表后，对采购申请进行初审，审核采购申请的合理性、合规性和完整性。2.对于金额较小的采购项目，由物资采购管理部门负责人审批；对于金额较大的采购项目，报采购领导小组审批。采购实施1.根据采购审批结果，物资采购管理部门按照规定的采购方式组织实施采购活动。2.采用公开招标、邀请招标方式采购的，应按照相关法律法规和学校的规定，委托具有相应资质的招标代理机构进行招标。3.在采购过程中，物资采购管理部门应严格按照采购文件的要求进行操作，确保采购活动的公平、公正、公开。合同签订1.采购项目确定成交供应商后，物资采购管理部门应及时与成交供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购物资的名称、规格、型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方法、付款方式等内容。3.采购合同签订后，应报学校相关部门备案。验收付款1.采购物资到货后，使用部门应按照采购合同的要求及时组织验收。验收合格后，填写验收报告，并由验收人员签字确认。2.物资采购管理部门根据验收报告和采购合同，办理付款手续。付款时，应严格按照学校财务管理制度的规定进行审核和支付。3.对于验收不合格的采购物资，使用部门应及时与供应商联系，要求供应商采取措施解决问题。如供应商无法解决问题，应按照采购合同的约定追究供应商的违约责任。采购监督与管理内部监督1.学校审计部门负责对物资采购活动进行审计监督，审查采购项目的预算执行情况、采购程序的合规性、采购合同的履行情况等。2.学校纪检监察部门负责对物资采购活动中的违规违纪行为进行查处，维护采购活动的正常秩序。3.物资采购管理部门应建立健全内部管理制度，加强对采购人员的管理和监督，规范采购行为。供应商管理1.建立供应商准入制度，对参与学校物资采购活动的供应商进行资格审查，确保供应商具备良好的商业信誉和供应能力。2.建立供应商评价制度，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等进行评价，对于评价不合格的供应商，应及时取消其参与学校物资采购活动的资格。3.建立供应商档案管理制度，对供应商的基本信息、采购项目参与情况、评价结果等进行记录和存档，以便查询和管理。采购档案管理1.物资采购管理部门应建立健全采购档案管理制度，对采购活动中的各类