学校政采云采购制度

PAGE学校政采云采购制度一、总则（一）目的为了规范学校政采云采购行为，加强学校采购管理，提高采购资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，依据国家有关法律法规和学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位使用财政性资金及其他资金，通过政采云平台进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应在政采云平台及学校内部进行公开，接受社会监督，保证采购过程公平、公正、公开。3.公平竞争原则：鼓励符合条件的供应商参与竞争，保证采购活动在充分竞争的基础上进行，以获取最优的采购结果。4.诚实信用原则：采购当事人应诚实守信，履行各自的权利和义务，不得隐瞒真实情况、提供虚假材料或采取不正当手段谋取利益。二、采购管理机构及职责（一）采购工作领导小组1.组成：由学校领导、相关职能部门负责人等组成。2.职责研究决定学校采购工作的重大事项，制定采购工作方针、政策和制度。审议采购预算、采购计划和采购项目实施方案。协调解决采购工作中的重大问题。（二）采购部门1.组成：设立专门的采购部门，配备专业采购人员。2.职责负责编制采购预算和采购计划，报采购工作领导小组审批。组织实施采购活动，包括采购需求调研、采购文件编制、供应商邀请、开标评标等工作。与供应商签订采购合同，并监督合同执行情况。负责政采云平台的日常操作和维护，确保采购信息及时准确录入。建立采购档案，妥善保管采购活动相关资料。（三）采购监督部门1.组成：由学校纪检监察部门及相关审计人员组成。2.职责对采购活动进行全程监督，确保采购过程合法合规、公平公正。受理对采购活动的投诉举报，调查处理违规违纪行为。对采购项目进行审计监督，检查采购资金使用情况和采购效益。（四）使用部门1.职责根据实际工作需要，提出采购需求，明确采购货物、工程和服务的规格、数量、质量等要求。参与采购需求调研、采购文件评审等工作，提供专业意见和建议。配合采购部门做好采购合同的验收工作，对采购项目的质量和性能进行评估。三、采购预算与计划（一）采购预算编制1.依据：学校各部门、各单位应根据事业发展规划和年度工作计划，结合实际需求，编制采购预算。采购预算应明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额等内容，并按照学校财务预算编制要求进行申报。2.审批：采购预算经部门负责人审核后，报学校财务部门和采购工作领导小组审批。采购预算一经批准，必须严格执行，不得随意调整。如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定程序重新申报审批。（二）采购计划制定1.依据：采购部门根据批准的采购预算，结合采购项目的轻重缓急和实际工作进度，制定采购计划。采购计划应明确采购项目的实施时间、采购方式、采购流程等内容。2.审批：采购计划经采购部门负责人审核后，报采购工作领导小组审批。采购计划应确保采购项目能够按时、按质、按量完成，满足学校教学、科研和管理工作的需要。四、采购方式及适用条件（一）公开招标1.适用条件：符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，应当采用公开招标方式：采购货物、工程和服务的预算金额达到政采云平台规定的公开招标限额标准以上的。采购人认为采用公开招标方式更能满足采购需求、保证采购质量、提高采购效益的。2.程序采购部门在政采云平台发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。发售招标文件，组织潜在供应商进行现场勘查和答疑。接受供应商投标文件，组织开标、评标活动。发布中标公告，向中标供应商发出中标通知书，并签订采购合同。（二）邀请招标1.适用条件：符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。2.程序采购部门从符合相应资格条件的供应商中随机选择不少于三家的供应商，并向其发出投标邀请书。发售招标文件，组织潜在供应商进行现场勘查和答疑。接受供应商投标文件，组织开标、评标活动。发布中标公告，向中标供应商发出中标通知书，并签订采购合同。（三）竞争性谈判1.适用条件：符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.程序采购部门成立谈判小组，制定谈判文件。发布谈判公告，邀请符合条件的供应商参与谈判。组织谈判活动，与供应商进行谈判，确定成交供应商。发布成交公告，向成交供应商发出成交通知书，并签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用条件：符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.程序采购部门组织专家对采购项目进行论证，形成论证意见。采购部门填写单一来源采购审批表，报采购工作领导小组审批。采购部门与单一来源供应商进行协商，签订采购合同。采购部门在政采云平台公示单一来源采购成交结果。（五）询价1.适用条件：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.程序采购部门成立询价小组，制定询价文件。发布询价公告，邀请符合条件的供应商参与询价。向供应商发出询价通知书，要求供应商在规定时间内报价。询价小组对供应商的报价进行比较，确定成交供应商。发布成交公告，向成交供应商发出成交通知书，并签订采购合同。五、采购文件编制（一）采购文件内容采购文件应包括采购公告（招标公告、投标邀请书、谈判公告、询价公告等）、采购需求、采购预算、采购合同条款、评标标准、投标文件格式等内容。采购文件应明确采购项目的技术规格、质量要求、服务标准、交货时间、交货地点、付款方式等实质性要求。（二）采购文件编制要求1.准确性：采购文件应准确反映采购项目的需求和要求，避免出现模糊不清、歧义或矛盾的条款。2.完整性：采购文件应涵盖采购项目的各个方面，确保供应商能够全面了解采购项目的情况，以便做出准确的响应。3.公正性：采购文件应遵循公平竞争原则，不得设置不合理的条件限制或排斥潜在供应商。评标标准应客观、公正，能够准确评价供应商的响应文件。4.合法性：采购文件应符合国家法律法规和相关政策规定，不得含有违法违规或歧视性条款。（三）采购文件审核采购文件编制完成后，应提交采购部门负责人审核。审核内容包括采购文件的内容是否完整、准确、合法，采购需求是否明确，评标标准是否合理等。审核通过后的采购文件应报采购工作领导小组备案。六、供应商管理（一）供应商资格要求1.具有独立承担民事责任的能力。2.具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度。3.具有履行合同所必需的设备和专业技术能力。4.有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录。5.参加政府采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录。6.法律、行政法规规定的其他条件。（二）供应商注册与审核1.供应商应在政采云平台进行注册，提交相关资质证明文件和企业信息。2.采购部门对供应商提交的注册信息进行审核，核实供应商的资格条件和信誉情况。审核通过的供应商纳入学校供应商库管理。（三）供应商评价与考核1.采购部门定期对供应商的履约情况进行评价，评价内容包括交货期、产品质量、售后服务、合同履行情况等。2.根据供应商评价结果，对供应商进行考核。考核结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对考核不合格的供应商，采购部门有权暂停或取消其参与学校采购活动的资格。七、采购活动实施（一）采购公告发布采购部门根据采购方式和采购项目的特点，在政采云平台及学校内部发布采购公告。采购公告应包括采购项目的名称、采购内容、采购预算、采购方式、供应商资格要求、报名时间、开标时间等内容，确保潜在供应商能够及时获取采购信息。（二）报名与资格审查1.潜在供应商应在规定的报名时间内，按照采购公告的要求，在政采云平台进行报名，并提交相关资格证明文件。2.采购部门对报名供应商进行资格审查，核实其是否符合采购文件规定的资格条件。资格审查合格的供应商方可参与采购活动。（三）开标、评标与定标1.采购部门按照采购文件规定的时间和地点组织开标活动。开标时，供应商应提交投标文件，采购部门对投标文件进行当众拆封、唱标，公布供应商名称、投标报价、交货期等主要内容。2.采购部门组织评标活动，评标小组按照评标标准对供应商的投标文件进行评审。评标小组应客观、公正地评价投标文件，推荐中标候选人。3.采购工作领导小组根据评标小组推荐的中标候选人，确定中标供应商，并发布中标公告。（四）采购合同签订1.采购部门与中标供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购货物、工程和服务的规格、数量、质量、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等内容。2.采购合同签订后，采购部门应将合同副本报采购监督部门备案。采购监督部门对合同签订情况进行监督检查，确保合同签订符合法律法规和学校规定。八、采购合同履行与验收（一）合同履行1.采购合同签订后，双方应按照合同约定履行各自的义务。供应商应按照合同约定的时间、地点、质量要求等提供货物、工程和服务；采购人应按照合同约定的付款方式及时支付货款。2.采购部门应跟踪采购合同的履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。如因供应商原因导致合同无法按时履行或出现质量问题，采购部门有权追究供应商的违约责任。（二）验收1.采购项目完成后，使用部门应组织对采购货物、工程和服务进行验收。验收内容包括数量、规格、质量、性能、售后服务等方面。2.验收合格后，使用部门应填写验收报告，并签字确认。验收报告应作为支付货款的依据之一。如验收不合格，使用部门应及时通知采购部门，采购部门应与供应商协商解决，直至验收合格为止。九、采购资金支付（一）支付申请供应商按照采购合同约定完成交货或提供服务后，应向采购人提交付款申请。付款申请应包括采购合同编号、采购项目名称、付款金额、付款方式等内容，并附相关证明材料，如发票、验收报告等。（二）支付审核1.采购人收到供应商的付款申请后，采购部门应进行审核。审核内容包括采购合同履行情况、付款金额是否符合合同约定、证明材料是否齐全等。2.审核通过后，采购部门填写付款审批表，报采购部门负责人、财务部门负责人和学校领导审批。（三）资金支付财务部门根据审批后的付款审批表，按照学校财务管理制度和采购合同约定的付款方式，及时支付采购资金。十、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购预算、采购计划、采购