中信集团小额采购制度

PAGE中信集团小额采购制度一、总则（一）目的为规范中信集团小额采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于中信集团及所属各子公司、分公司（以下统称“集团”）采购金额在规定限额以下的各类物资、服务的采购活动。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购活动合法合规。2.效益性原则：以提高采购效益为目标，优化采购流程，降低采购成本，实现资源的有效配置。3.公开透明原则：采购过程应公开、公平、公正，接受内部监督和外部审计。4.诚实守信原则：采购活动中各方应诚实守信，履行合同约定，维护集团利益。二、采购限额标准（一）物资采购1.单次采购金额在[X]万元以下的通用物资采购。2.年度累计采购金额在[X]万元以下的同类物资采购。（二）服务采购1.单次采购金额在[X]万元以下的常规服务采购。2.年度累计采购金额在[X]万元以下的同类服务采购。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据实际工作需要，填写《小额采购申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、预计采购时间等信息。2.《小额采购申请表》需经部门负责人审核签字，确认需求的合理性和必要性。（二）采购审批1.将《小额采购申请表》提交至采购管理部门。2.采购管理部门根据采购限额标准及相关规定进行审批。对于金额较小、流程相对简单的采购申请，可简化审批流程，由采购管理部门负责人直接审批；对于金额较大或涉及重要物资、服务的采购申请，需提交至集团相关领导进行审批。（三）采购实施1.采购方式选择询价采购：适用于采购金额较小、市场供应充足、价格相对透明的物资或服务。采购管理部门向多家供应商发出询价函，要求供应商在规定时间内报价，根据报价情况选择最低价成交。竞争性谈判：对于技术复杂或有特殊要求的物资、服务采购，采购管理部门组织相关专家和需求部门人员与不少于三家供应商进行谈判，通过综合比较供应商的报价、技术方案、售后服务等因素，确定成交供应商。单一来源采购：符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.供应商选择采购管理部门根据采购方式和需求，在集团合格供应商名录中选择合适的供应商进行采购。如名录中无合适供应商，可通过公开招标、邀请招标或其他合法途径寻找新的供应商，并按照规定进行供应商资格审查。对参与采购的供应商进行评估，评估内容包括供应商的信誉、资质、产品质量、价格水平、售后服务等方面。建立供应商评价档案，记录供应商的评价结果，作为后续采购决策的参考依据。3.采购合同签订根据谈判结果或询价成交情况，采购管理部门与选定的供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资或服务的名称、规格、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等条款。采购合同需经法律合规部门审核，确保合同内容符合法律法规要求，避免法律风险。审核通过后的合同由双方签字盖章生效。（四）采购验收1.物资到货后或服务完成后，需求部门负责组织验收工作。验收人员应根据采购合同和相关标准对物资或服务的质量、数量、规格等进行检查。2.验收合格后，需求部门填写《小额采购验收单》，并由验收人员签字确认。如发现物资或服务存在质量问题或与合同约定不符，需求部门应及时与供应商沟通协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货或赔偿等措施。3.采购管理部门负责跟踪采购验收情况，对验收过程中出现的问题及时协调处理。（五）采购付款1.需求部门凭《小额采购验收单》、采购合同及发票等相关凭证，按照集团财务管理制度办理采购付款手续。2.财务部门对付款申请进行审核，审核内容包括采购合同的执行情况、发票的真实性和合法性、验收情况等。审核通过后，按照合同约定的付款方式和时间进行付款。四、采购监督与管理（一）内部监督1.集团审计部门定期对小额采购活动进行审计监督，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.集团纪检监察部门对采购活动中的违规违纪行为进行监督检查，严肃查处采购过程中的腐败现象，维护集团利益和采购秩序。（二）供应商管理1.建立供应商评价机制，定期对供应商的表现进行评价，评价结果作为供应商选择、合作期限调整及淘汰的依据。对于表现优秀的供应商，可给予优先合作、增加采购份额等奖励；对于表现不佳的供应商，应及时进行警告、整改或淘汰。2.加强与供应商的沟通与合作，定期召开供应商座谈会，了解供应商的需求和意见，共同探讨改进采购工作的措施和方法。同时，及时向供应商反馈集团的采购政策和需求变化，促进双方的共同发展。（三）档案管理1.采购管理部门负责建立小额采购档案，对采购活动中的各类文件和资料进行整理、归档和保管。采购档案应包括采购申请文件、采购审批文件、采购合同、采购验收单、发票等相关资料，并按照档案管理规定进行分类存放，便于查询和追溯。2.采购档案的保存期限应符合国家法律法规和集团档案管理要求，确保采购活动的相关信息能够长期保存，以备审计检查和查询使用。五、信息管理（一）采购信息平台建设建立集团小额采购信息平台，实现采购申请、审批、实施、验收、付款等环节的信息化管理。通过信息平台，采购管理部门可以实时掌握采购项目的进展情况，提高采购工作效率和透明度；需求部门可以随时查询采购进度，了解采购结果；财务部门可以及时获取采购相关信息，进行财务核算和资金管理。（二）信息共享与交流1.在采购信息平台上及时发布采购政策、采购项目信息、供应商信息等，方便集团内部各部门了解采购动态，参与采购活动。同时，鼓励各部门在平台上分享采购经验和建议，促进采购工作的共同提高。2.通过信息平台实现采购数据的统计分析功能，采购管理部门可以定期对采购数据进行汇总分析，了解采购金额、采购品类、供应商分布等情况，为采购决