计生局采购管理制度

PAGE计生局采购管理制度一、总则（一）目的为加强计生局采购管理，规范采购行为，提高采购资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于计生局机关及下属各事业单位使用财政性资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家有关法律法规和政策规定。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，接受社会监督。3.公平竞争原则：通过公平竞争，选择优质的供应商和产品。4.公正原则：采购过程应公正，维护各方合法权益。5.诚实信用原则：采购活动各方应诚实守信，履行各自义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立采购领导小组，由计生局主要领导担任组长，相关部门负责人为成员。采购领导小组负责审议采购预算、采购计划、采购方式、采购合同等重大事项，对采购活动进行决策和监督。（二）采购执行机构设立采购办公室，负责采购活动的具体组织实施。采购办公室应配备专业的采购人员，负责采购项目的需求调研、采购文件编制、供应商选择、合同签订与执行等工作。（三）各部门职责1.需求部门：提出采购需求，提供技术规格、数量、质量要求等详细信息，参与采购项目的评审和验收工作。2.财务部门：负责采购资金的预算编制、支付审核和财务管理，监督采购资金的使用情况。3.审计部门：对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购资金的使用效益等。4.纪检监察部门：对采购活动中的违规违纪行为进行查处，维护采购活动的公正性和廉洁性。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据工作实际需要，按照财政部门规定的格式和要求，编制年度采购预算。采购预算应包括采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等详细信息。2.采购办公室对各需求部门提交的采购预算进行汇总审核，结合财政部门下达的预算控制指标，编制全局年度采购预算草案，报采购领导小组审议通过后，报财政部门审批。（二）预算执行1.采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得超预算采购。如因特殊情况确需调整采购预算的，应按照规定程序报财政部门审批。2.财务部门应加强对采购资金的管理，严格按照合同约定和采购进度支付采购资金，确保采购资金专款专用。（三）预算调整采购预算在执行过程中，如遇下列情形之一的，可以申请调整：1.因国家政策调整、工作任务变化等原因，导致原采购项目取消或变更的。2.因不可抗力因素，导致采购项目无法按原计划实施的。3.其他确需调整采购预算的情形。采购预算调整应按照规定程序报采购领导小组审议通过后，报财政部门审批。四、采购计划管理（一）计划编制1.采购办公室根据批准的采购预算和工作实际需要，编制年度采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格型号、数量、采购时间、采购方式等内容。2.在编制采购计划时，应充分考虑采购项目的特点和需求，合理安排采购时间，避免集中采购和重复采购。（二）计划执行1.采购办公室应按照采购计划组织实施采购活动，确保采购项目按时、按质、按量完成。2.各需求部门应积极配合采购办公室的工作，及时提供采购所需的相关资料和信息，协助采购办公室做好采购项目的组织实施工作。（三）计划调整采购计划在执行过程中，如遇下列情形之一的，可以申请调整：1.因国家政策调整、工作任务变化等原因，导致原采购计划需要变更的。2.因不可抗力因素，导致采购项目无法按原计划实施的。3.其他确需调整采购计划的情形。采购计划调整应按照规定程序报采购领导小组审议通过后，由采购办公室负责组织实施。五、采购方式管理（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应采用公开招标方式进行采购。公开招标数额标准按照国家有关规定执行。3.采用公开招标方式采购的，采购办公室应按照规定程序发布招标公告，编制招标文件，组织开标、评标、定标等活动。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式进行采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.采用邀请招标方式采购的，采购办公室应按照规定程序发布投标邀请书，邀请不少于三家符合条件的供应商参加投标，并组织开标、评标、定标等活动。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式进行采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.采用竞争性谈判方式采购的，采购办公室应按照规定程序成立谈判小组，制定谈判文件，与供应商进行谈判，并确定成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式进行采购：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式采购的，采购办公室应按照规定程序成立采购小组，与供应商进行协商，确定成交价格和合同条款，并报采购领导小组批准。（五）询价1.询价：是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采用询价方式采购的，采购办公室应按照规定程序成立询价小组，向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，并根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。六、采购文件管理（一）采购文件编制1.采购办公室应根据采购项目的特点和需求，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、投标文件、谈判文件、询价通知书、采购合同等。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、数量、质量要求、采购方式、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件的合法性、完整性和公正性。（二）采购文件审核1.采购文件编制完成后，应报采购领导小组审核。采购领导小组应重点审核采购文件的合法性、完整性、公正性以及采购方式的合理性等。2.经审核通过的采购文件，应加盖采购办公室印章，并按照规定程序发布或发放。（三）采购文件保存1.采购办公室应妥善保存采购文件，建立采购文件档案管理制度。采购文件档案应包括采购项目的立项审批文件、采购预算、采购计划、采购文件、投标文件、评标报告、采购合同等资料。2.采购文件档案的保存期限应按照国家有关规定执行，一般不少于十五年。七、供应商管理（一）供应商资格审查1.采购办公室应建立供应商资格审查制度，对参与采购活动的供应商进行资格审查。供应商应具备下列条件：具有独立承担民事责任的能力。具有良好的商业信誉和健全健全的财务会计制度。具有履行合同所必需的设备和专业技术能力。有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录。参加采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录。法律、行政法规规定的其他条件。2.采购办公室应要求供应商提供营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人授权书、资质证书、业绩证明等相关证明材料，对供应商的资格进行审查。（二）供应商选择1.采购办公室应按照采购文件规定的评标标准和方法，对供应商的投标文件或报价文件进行评审，选择最优供应商。2.在选择供应商时，应充分考虑供应商的信誉、业绩、产品质量、价格、售后服务等因素，确保选择的供应商能够满足采购项目的需求。（三）供应商考核1.采购办公室应建立供应商考核制度，对供应商的供货质量、交货期、售后服务等情况进行考核。2.供应商考核应定期进行，考核结果应作为供应商后续参与采购活动的重要依据。对考核不合格的供应商，应暂停或取消其参与采购活动的资格。八、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购办公室应按照采购文件和中标（成交）供应商的投标文件或报价文件，与中标（成交）供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量要求、售后服务等内容，确保合同条款的合法性、完整性和可操作性。3.采购合同签订后，应报采购领导小组备案。（二）合同履行1.采购办公室应督促中标（成交）供应商按照合同约定履行义务，及时组织验收。2.中标（成交）供应商应严格按照合同约定的时间、地点、方式等履行交货义务，提供符合质量要求的货物、工程或服务。3.在合同履行过程中，如遇合同变更、解除等情况，应按照规定程序办理相关手续，并及时通知对方。（三）合同验收1.采购项目完成后，采购办公室应组织相关部门和人员对采购项目进行验收。验收内容应包括货物的数量、质量、规格型号、技术性能等，工程的建设质量、进度、安全等，服务的内容、标准、效果等。2.验收合格的，采购办公室应出具验收报告；验收不合格的，采购办公室应要求中标（成交）供应商限期整改，直至验收合格。（四）合同付款1.财务部门应按照合同约定和采购进度，及时支付采购资金。2.支付采购资金时，应严格审核合同、发票、验收报告等相关资料，确保支付资金的真实性、合法性和准确性。九、采购监督与检查（一）内部监督1.采购领导小组应定期对采购活动进行监督检查，重点检查采购程序的合规性、采购资金的使用效益、采购合同的履行情况等。2.审计部门应加强对采购活动的审计监督，对采购项目进行全过程审计，检查采购活动是否符合法律法规和政