事业单位采购三方询价制度

PAGE事业单位采购三方询价制度一、总则（一）目的为规范事业单位采购行为，提高采购资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，特制定本三方询价制度。本制度旨在通过引入三方询价机制，确保采购过程的公开、公平、公正，获取合理的采购价格和优质的商品或服务，满足事业单位业务需求，同时防范采购风险。（二）适用范围本制度适用于事业单位使用财政性资金及自有资金进行的货物、工程和服务采购活动。涵盖办公用品、设备购置、基建工程、咨询服务等各类采购项目。（三）基本原则1.公开透明原则采购活动信息应全面公开，包括采购项目内容、询价流程、供应商资格条件、评审标准等，确保供应商和社会公众能够知晓并参与监督。2.公平竞争原则为所有符合条件的供应商提供平等的参与机会，不得设置不合理的条件限制或排斥潜在供应商，保证竞争的充分性和公正性。3.公正原则询价过程和评审结果应客观公正，严格按照既定的标准和程序进行，不受任何利益关系的影响，维护各方合法权益。4.诚实信用原则参与采购活动的各方应诚实守信，履行各自的义务，不得隐瞒真实情况、提供虚假材料或采取不正当手段谋取利益。二、询价主体与职责（一）采购部门1.负责采购项目的整体规划与组织实施，制定采购计划，明确采购需求和预算。2.按照本制度规定的程序，发起三方询价活动，负责与供应商沟通、协调询价事宜。3.对询价过程进行全程跟踪，收集、整理询价相关资料，协助评审小组进行评审工作。4.根据评审结果，与选定的供应商签订采购合同，并负责合同的执行与监督。（二）评审小组1.由单位内部相关专业人员、财务人员及监督人员等组成，人数根据采购项目规模和复杂程度合理确定，一般不少于三人。2.负责对供应商的报价及提供的其他响应文件进行评审，按照评审标准评选出最优供应商。3.对询价过程中发现的问题进行讨论和决策，确保评审结果的公正性和合理性。4.撰写评审报告，详细记录评审过程和结果，提交给采购部门作为决策依据。（三）监督部门1.对采购三方询价活动进行全程监督，确保采购过程符合法律法规、行业标准及本单位制度要求。2.受理供应商和内部人员的投诉举报，对违规行为进行调查处理，维护采购活动的正常秩序。3.定期对采购项目进行检查和评估，提出改进意见和建议，促进采购工作的规范化和科学化。三、询价流程（一）采购需求确定1.采购部门根据事业单位业务发展需要和实际工作需求，详细梳理采购项目的具体要求，包括货物的规格、型号、数量、质量标准，工程的建设规模、技术要求、施工期限，服务的内容、标准、期限等。2.组织相关业务部门、技术专家等对采购需求进行论证，确保需求的合理性和准确性。对于专业性较强的采购项目，可邀请外部专家参与论证。3.根据论证结果，明确采购预算，确保采购资金的合理安排和有效使用。采购预算应严格按照财政部门的相关规定编制，不得突破预算限额。（二）供应商选择与邀请1.采购部门通过多种渠道收集潜在供应商信息，建立供应商库。供应商库应涵盖不同行业、不同规模、具有良好信誉和一定实力的供应商。2.根据采购项目特点和需求，从供应商库中筛选出符合条件的供应商，并向其发出询价邀请。询价邀请应明确采购项目的基本情况、询价要求、报价截止时间等关键信息。3.对于一些特殊或紧急采购项目，如市场上供应商数量有限或时间紧迫的情况，可以通过公开媒体、行业协会等渠道发布询价公告，广泛邀请潜在供应商参与询价。（三）询价文件编制与发放1.采购部门根据采购需求编制询价文件，询价文件应包括采购项目概述、技术规格要求、商务条款、报价要求（格式、内容、有效期等）、评审标准等内容。2.询价文件应确保内容完整、准确、清晰，避免出现歧义或模糊不清的表述，以便供应商能够准确理解采购要求并进行报价。3.在规定时间内，将询价文件发放给被邀请的供应商。发放方式可采用纸质文件邮寄、电子文件发送等方式，并确保供应商能够及时收到。（四）供应商报价与响应1.供应商应在规定的报价截止时间前，按照询价文件要求编制报价文件，并密封提交给采购部门。报价文件应包括报价明细、技术方案、售后服务承诺、公司资质证明等相关内容。2.供应商应对询价文件中的各项要求进行实质性响应，不得偏离或遗漏重要条款。如对询价文件有疑问或需要澄清的问题，应在规定时间内以书面形式向采购部门提出。3.采购部门在收到供应商报价文件后，应进行初步审查，检查报价文件的完整性、符合性等。对于不符合要求的报价文件，应及时通知供应商进行补充或修正。（五）询价评审1.采购部门组织评审小组对供应商的报价文件进行评审。评审过程应遵循公平、公正、公开的原则，严格按照评审标准进行打分。2.评审标准可包括价格因素（如报价合理性、价格组成明细等）、技术因素（如技术方案的先进性、可行性、与采购需求的匹配度等）、商务因素（如公司信誉、业绩、售后服务能力等）等方面。3.评审小组成员应独立进行评审，不得相互串通或受外界干扰。在评审过程中，可要求供应商对报价文件中的有关内容进行澄清或说明，但不得改变报价文件的实质性内容。4.评审小组根据评审结果，推荐出排序靠前的供应商作为候选中标供应商。如有两个或以上供应商综合得分相同，可根据价格因素进行排序，选择价格较低的供应商；如价格也相同，可通过协商谈判等方式确定最终供应商。（六）结果公示与确认1.采购部门将询价评审结果在单位内部进行公示，公示期一般不少于三个工作日。公示内容应包括采购项目名称、供应商名称及报价、评审结果等信息，以便内部人员进行监督和提出意见。2.在公示期内，如无异议或虽有异议但经调查核实不影响评审结果的，采购部门根据公示结果确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书。3.中标通知书应明确采购项目名称、中标供应商名称、中标价格、签订合同的时间和地点等关键信息。中标供应商应在规定时间内与采购部门签订采购合同，合同内容应与询价文件和中标通知书一致。四、询价文件编制规范（一）采购项目概述1.详细介绍采购项目的背景、目的和用途，使供应商能够全面了解采购项目的整体情况。2.说明采购项目在事业单位业务流程中的地位和作用，以及对单位工作的影响和意义。（二）技术规格要求1.明确货物的规格、型号、性能指标、质量标准等技术参数，对于工程和服务项目，应详细描述技术要求、工艺流程、服务标准等内容。2.提供技术规格要求的依据和参考标准，如国家标准、行业标准、地方标准等，确保技术要求的合法性和规范性。（三）商务条款1.包括报价要求、交货期或服务期限、交货地点或服务地点、付款方式、售后服务要求等商务条款。2.报价要求应明确报价的范围、计价方式、货币种类等；交货期或服务期限应合理确定，并明确违约责任；交货地点或服务地点应具体准确；付款方式应符合财政部门和单位的相关规定；售后服务要求应包括维修、保养、培训等方面的内容。（四）报价要求1.规定报价文件的格式，包括报价表、分项报价明细、价格组成说明等，确保报价内容清晰、准确、便于比较。2.明确报价的有效期，一般不少于三十天，以保证采购部门有足够的时间进行评审和决策，并防止供应商在报价有效期内随意变更报价。3.要求供应商对报价的合理性进行说明，包括价格构成、成本分析等，以便评审小组进行综合评估。（五）评审标准1.制定详细的评审标准，明确各项评审因素的权重和评分细则。评审标准应客观、公正、合理，能够反映采购项目的实际需求和重点关注内容。2.价格因素可根据报价的合理性、与预算的偏离程度等进行评分；技术因素可根据技术方案的先进性、可行性、创新性等进行评分；商务因素可根据公司信誉、业绩、售后服务能力等进行评分。3.评审标准应在询价文件中明确公布，不得在评审过程中随意变更，确保供应商能够根据评审标准进行报价和编制响应文件。五、供应商管理（一）供应商资格审查1.采购部门在选择供应商时，应对供应商的资格进行严格审查。审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证等基本资质证明文件，以及相关行业资质证书、生产许可证、产品质量认证等专业资质文件。2.核实供应商的信誉状况，查询供应商是否存在违法违规行为、不良信用记录等。可通过信用中国、中国政府采购网等官方渠道进行查询。3.审查供应商的财务状况，了解其资金实力、盈利能力等，确保供应商有能力履行采购合同。可要求供应商提供财务报表、审计报告等相关资料进行审查。（二）供应商库建立与维护1.采购部门应建立供应商库，对供应商信息进行集中管理。供应商库应包括供应商的基本信息、资质证明文件、业绩情况、联系方式等内容。2.定期对供应商库进行更新和维护，删除不再符合条件或信誉不佳的供应商信息，补充新的优质供应商信息。同时，对供应商库中的供应商进行分类管理，以便根据采购项目特点快速筛选合适的供应商。3.建立供应商评价机制，对供应商在采购活动中的表现进行评价，评价内容包括报价合理性与准确性、交货期及时性、产品质量与服务水平、合同履行情况等方面。根据评价结果对供应商进行分级管理，对于表现优秀的供应商给予优先合作机会，对于表现不佳的供应商进行警告或淘汰处理。（三）供应商培训与沟通1.对于参与采购项目的供应商，采购部门可根据需要组织供应商培训，使其了解事业单位的采购政策、流程和要求，熟悉询价文件的内容和评审标准。2.在采购过程中，保持与供应商的良好沟通，及时解答供应商的疑问，反馈采购项目的进展情况和需求变化。对于供应商提出的合理建议和意见，应认真考虑并给予积极回应。3.建立供应商投诉处理机制，对于供应商在采购活动中遇到的问题和不满，及时受理并进行调查处理。在规定时间内给予供应商明确的答复，维护供应商的合法权益，同时确保采购活动的顺利进行。六、监督与管理（一）内部监督机制1.单位内部应建立健全采购监督机制，明确监督部门的职责和权限，加强对采购三方询价活动的全过程监督。2.监督部门应定期对采购项目进行检查，重点检查采购程序是否合规、评审过程是否公正、合同签订与执行是否规范等方面。对于发现的问题，及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。3.加强对评审小组成员的监督管理，要求评审小组成员严格遵守评审纪律，不得泄露评审过程中的机密信息，不得与供应商进行不正当接触，确保评审结果的公正性和客观性。（二）投诉处理1.建立供应商投诉处理制度，明确投诉受理的条件、程序和时限。供应商如对采购活动有异议或认为自身权益受到侵害，可在规定时间内以书面形式向采购部门或监督部门提出投诉。2.采购部门或监督部门收到投诉后，应及时进行调查核实。对于投诉事项简单、事实清楚的，可直接进行处理；对于投诉事项复杂、涉及面广的，可以组织专门的调查组进行深入调查。3.根据调查结果，如投诉事项属实，应依法依规对相关责任方进行处理，维护采购活动的正常秩序和供应商的合法权益；如投诉事项不属实，应及时向供应商作出解释说明，消除误解。（三）档案管理1.采购部门应建立完善的采购档案管理制度，对采购三方询价活动中的各类文件和资料进行分类整理、归档保存。采购档案应包括采购计划、询价文件、供应商报价文件、评审报告、采购合同等相关资料。2.采购档案应妥善保管，保管期限按照国家有关规定执行。一般采购项目档案保管期限不少于十五年，重要采购项目档案保管期限不少于三十年。3.建立采购档案查阅制