政府平台公司采购制度

PAGE政府平台公司采购制度一、总则（一）目的为规范政府平台公司采购行为，加强采购管理，提高采购资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于政府平台公司及其下属各部门、子公司、分公司的采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开、公平、公正原则：采购信息应公开透明，采购过程应公平公正，所有参与采购的供应商享有平等的机会。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，降低采购成本，提高采购资金使用效益。4.诚信原则：采购活动各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购决策委员会由公司领导、相关部门负责人等组成，其职责包括：1.审议采购政策、制度和流程。2.审批年度采购计划和预算。3.决策重大采购项目的采购方式和供应商选择。4.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行部门公司设立采购部门，负责具体采购活动的组织实施。采购部门的职责包括：1.贯彻执行采购政策、制度和流程。2.编制采购计划和预算，报采购决策委员会审批。3.组织采购项目的招标、谈判、询价等采购活动。4.对供应商进行资格审查和管理。5.签订采购合同，并负责合同的执行和监督。6.整理和归档采购文件和资料。（三）其他相关部门1.需求部门负责提出采购需求，参与采购项目的技术规格制定、供应商选择等工作。2.财务部门负责审核采购预算，支付采购款项，对采购资金使用情况进行监督。3.审计部门负责对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性和采购资金的使用效益。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购部门应根据公司年度工作计划和业务需求，编制年度采购计划和预算，报采购决策委员会审批。2.采购预算应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并按照项目类别和资金来源进行分类编制。3.采购预算编制应充分考虑市场价格波动因素，合理确定预算金额。（二）预算执行1.采购部门应严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得擅自突破预算。2.因特殊情况需要调整采购预算的，应按照规定程序报采购决策委员会审批。3.财务部门应加强对采购预算执行情况的监督，及时掌握采购资金的使用情况，确保预算执行的严肃性。（三）预算调整1.在采购项目实施过程中，如遇市场价格大幅波动、政策调整等原因导致原采购预算无法满足实际采购需求的，采购部门应及时提出预算调整申请。2.预算调整申请应包括调整原因、调整金额、调整后的预算安排等内容，并附相关证明材料。3.采购决策委员会应根据实际情况对预算调整申请进行审核，批准后由采购部门组织实施。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的货物、工程和服务采购项目，应当采用公开招标方式：货物采购单项合同估算价在200万元以上的。工程采购单项合同估算价在400万元以上的。服务采购单项合同估算价在100万元以上的。3.公开招标应按照以下程序进行：编制招标文件。发布招标公告。发售招标文件。组织开标、评标、定标。签订采购合同并履行合同。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请3家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.邀请招标应按照以下程序进行：确定邀请供应商名单。编制招标文件。发出投标邀请书。组织开标、评标、定标，并将中标结果通知所有被邀请的未中标供应商。签订采购合同并履行合同。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于3家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.竞争性谈判应按照以下程序进行：成立谈判小组。制定谈判文件。确定邀请参加谈判的供应商名单。谈判。确定成交供应商。签订采购合同并履行合同。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.单一来源采购应按照以下程序进行：成立采购小组并进行论证。确定单一来源采购供应商。签订采购合同并履行合同。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.询价应按照以下程序进行：成立询价小组。确定被询价的供应商名单。询价。确定成交供应商。签订采购合同并履行合同。五、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据业务需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、预算金额、采购时间等内容，并经部门负责人审核签字后提交给采购部门。2.采购申请表应附相关技术文件、图纸、规格说明等资料，以便采购部门准确了解采购需求。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请后，对采购申请的完整性、合规性进行审核。审核通过后，报采购决策委员会审批。2.在审批过程中，采购决策委员会应根据采购项目的性质、金额大小等因素，进行综合评估，做出审批决定，并将审批结果反馈给采购部门。（三）采购实施1.采购部门根据采购决策委员会的审批意见，按照确定的采购方式组织采购活动。2.公开招标：采购部门应在指定媒体上发布招标公告，发售招标文件，并组织开标、评标、定标等工作。评标委员会应按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，推荐中标候选人，采购部门根据评标结果确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书。3.邀请招标：采购部门应确定邀请供应商名单，发出投标邀请书，组织开标、评标、定标等工作，确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书。4.竞争性谈判：采购部门应成立谈判小组，制定谈判文件，确定邀请参加谈判的供应商名单，组织谈判，确定成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书。5.单一来源采购：采购部门应成立采购小组并进行论证，确定单一来源采购供应商，签订采购合同并履行合同。6.询价：采购部门应成立询价小组，确定被询价的供应商名单，进行询价，确定成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书。（四）合同签订1.采购部门应在中标通知书或成交通知书发出之日起30日内，与中标供应商或成交供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等条款，并符合法律法规和行业标准的要求。3.采购合同签订后，采购部门应将合同副本送财务部门、需求部门等相关部门备案。（五）合同履行与验收1.供应商应按照采购合同约定的时间、地点、质量标准等履行合同义务，按时交付货物、完成工程或提供服务。2.需求部门应在收到供应商交付的货物、工程或服务后，及时组织验收。验收应按照采购合同约定的验收标准进行，验收合格后出具验收报告。3.采购部门应跟踪采购合同的履行情况，协调解决合同履行过程中出现的问题。如供应商未按照合同约定履行义务，采购部门应按照合同约定追究其违约责任。（六）资金支付1.财务部门应根据采购合同和验收报告办理资金支付手续。资金支付应按照合同约定的付款方式和时间进行，确保采购资金的安全和合理使用。2.采购部门应提供采购合同、发票、验收报告等相关资料给财务部门，作为资金支付的依据。财务部门在审核无误后，按照规定程序支付采购款项。六、供应商管理（一）供应商资格审查1.采购部门应建立供应商资格审查制度，对参与采购活动的供应商进行资格审查。资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、资质证书、业绩情况、信誉状况等。2.采购部门应要求供应商提供相关证明材料，并对其真实性、有效性进行核实。对于不符合资格要求的供应商，不得参与采购活动。（二）供应商选择与评价1.采购部门应根据采购项目的需求和特点，选择合适的供应商。在选择供应商时，应综合考虑供应商的产品质量、价格、交货期、售后服务、信誉等因素。2.采购部门应建立供应商评价体系，定期对供应商的表现进行评价。评价内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格水平、合作配合度等方面。评价结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。3.根据供应商评价结果，采购部门应采取相应的措施。对于评价结果为优秀的供应商，可给予优先合作机会；对于评价结果为良好的供应商，应加强沟通与合作；对于评价结果为合格的供应商，应督促其改进不足；对于评价结果为不合格的供应商，应取消其合作资格。（三）供应商信息管理1.采购部门应建立供应商信息档案，记录供应商的基本信息、资格审查情况、评价结果、合作项目等内容。供应商信息档案应及时更新，确保信息的准确性和完整性。2.采购部门应定期对供应商信息进行分析和总结，为供应商选择、评价和管理提供参考依据。同时，应加强对供应商信息的保密管理，防止信息泄露。七、采购文件管理（一）采购文件的编制1.采购部门应根据采购项目的特点和采购方式，编制相应的采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、投标文件、谈判文件、询价文件、采购合同等。2.采购文件应明确采购项目的需求、采购方式、采购程序、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件的合法性、完整性和准确性。（二）采购文件的审核与批准1.采购文件编制完成后，应提交采购部门负责人进行审核。审核内容包括采购文件的内容是否完整、准确，采购程序是否合规，评标标准是否合理等方面。2.采购文件经审核通过后，报采购决策委员会批准。采购决策委员会应根据采购项目的实际情况，对采购文件进行审查，确保采购文件符合法律法规和公司要求。（三）采购文件的发放与接收1.采购部门应按照规定的程序和方式发放采购文件。对于公开招标、邀请招标项目，应在指定媒体上发布招标公告，并向潜在供应商发售招标文件；对于竞争性谈判、询价项目，应向邀请参加谈判或询价的供应商发放谈判文件或询价文件。2.供应商应按照采购部门的要求，按时接收采购文件，并在规定的时间内提交投标文件、响应文件等。采购部门应做好采购文件发放与接收的记录工作，确保采购文件的传递和接收过程的规范和有序。（四）采购文件的保存与归档1.采购活动结束后，采购部门应及时整理采购文件，包括采购申请、采购审批文件、采购文件、投标文件、评标报告、采购合同等，并按照档案管理的要求进行保存和归档。2.采购文件的保存期限应符合法律法规和公司规定的要求。采购文件应妥善保管，防止丢失、损坏或泄露。同时，应建立采购文件查阅制度，确保采购文件的查阅和使用符合规定程序。八、监督与检查（一）内部监督1.审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购文件的完整性、采购合同的履行情况、采购资金的使用效益等方面。2.审计部门在审计过程中，如发现问题应及时提出整改意见，并跟踪整改情况。对于违反采购制度的行为，应依法依规追究相关人员的责任。3.公司内部其他