采购询价整体制度

PAGE采购询价整体制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司采购询价流程，确保采购活动的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证所采购物资和服务的质量，满足公司生产经营的需要。（二）适用范围本制度适用于公司内所有物资采购、服务采购等涉及询价环节的活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购询价活动必须遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，不偏袒任何一方，保证询价过程和结果的公正性。3.公开透明原则：采购询价信息应在规定范围内公开，接受公司内部监督。4.效益原则：在保证质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高公司经济效益。二、采购询价流程（一）采购需求提出1.使用部门申请：各使用部门根据生产经营计划、设备维护计划等实际需求，填写《采购申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、交货时间等内容，并提交给部门负责人审核。2.部门负责人审核：部门负责人对采购申请的必要性、合理性进行审核，确认无误后签字批准，并将申请表提交给采购部门。（二）采购部门询价准备1.组建询价小组：采购部门根据采购项目的特点和要求，组建询价小组。询价小组由采购人员、技术人员、财务人员等相关人员组成，人数一般不少于三人。2.制定询价文件：询价小组根据采购需求，制定询价文件。询价文件应包括采购项目的详细说明、技术规格要求、质量标准、交货时间、售后服务要求、报价要求等内容。3.确定询价供应商名单：采购人员通过多种渠道收集供应商信息，包括供应商目录、行业网站、供应商推荐等，从中筛选出符合采购项目要求的潜在供应商名单。询价小组对潜在供应商进行资格审查，确保其具备提供所需物资或服务的能力和资质。（三）询价实施1.发放询价文件：采购人员向确定的询价供应商发放询价文件，明确告知供应商询价的截止时间、报价方式、交货地点等要求。2.供应商报价：供应商在规定的时间内，按照询价文件的要求，填写报价单，详细列出所提供物资或服务的名称、规格型号、数量、单价、总价、交货时间、售后服务承诺等内容，并签字盖章后提交给采购人员。3.询价小组评审：询价小组对供应商的报价进行评审，主要评审内容包括报价的合理性、物资或服务的质量、供应商的信誉、交货期等。评审过程中，询价小组可以要求供应商对报价进行澄清或提供补充资料。（四）采购决策1.确定中标供应商：询价小组根据评审结果，综合考虑各方面因素，确定中标供应商。中标供应商应满足采购项目的各项要求，且报价合理、质量可靠、信誉良好。2.签订采购合同：采购部门与中标供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资或服务的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等内容。采购合同应符合法律法规的要求，确保双方的合法权益。（五）采购执行与验收1.采购执行：采购部门按照采购合同约定，跟踪供应商的生产进度和交货情况，确保供应商按时、按质、按量提供物资或服务。2.验收：物资到货后，使用部门负责组织验收工作。验收人员根据采购合同和相关标准，对物资的数量、质量、规格型号等进行检验。验收合格后，验收人员在验收报告上签字确认。如发现物资存在质量问题或其他不符合合同约定的情况，使用部门应及时通知采购部门，采购部门负责与供应商协商解决。三、采购询价相关职责（一）采购部门职责1.负责采购询价流程的组织和实施，确保询价活动的顺利进行。2.收集、整理供应商信息，建立供应商档案，定期对供应商进行评估和管理。3.与供应商进行沟通和谈判，签订采购合同，并跟踪合同执行情况。4.协调采购过程中各部门之间的关系，及时解决采购过程中出现了问题。（二）使用部门职责1.提出采购需求，填写《采购申请表》，并对采购需求的必要性和合理性负责。2.参与采购询价过程，提供技术支持和质量要求等方面的意见。3.负责采购物资或服务的验收工作，确保所采购的物资或服务符合要求。（三）询价小组职责1.制定询价文件，确定询价供应商名单。2.对供应商的报价进行评审，提出评审意见，确定中标供应商。3.参与采购合同的谈判和签订工作，对采购合同的条款进行审核。（四）财务部门职责1.参与采购询价过程，对采购成本进行核算和控制，提供财务方面的意见和建议。2.审核采购合同中的付款条款，确保付款方式合理、合规，并监督采购款项的支付情况。四、供应商管理（一）供应商选择1.供应商资质要求：供应商应具备合法的经营资质，具有良好的商业信誉和财务状况，具备提供所需物资或服务的生产能力、技术水平和质量保证能力。2.供应商评估：采购部门定期对供应商进行评估，评估内容包括供应商的产品质量、交货期、价格、售后服务、信誉等方面。评估结果作为供应商选择和管理的重要依据。3.供应商选择程序：采购部门根据采购项目的要求，从合格供应商名单中选择若干家供应商进行询价。询价小组对供应商的报价和其他条件进行综合评审，选择最适合的供应商作为中标供应商。（二）供应商考核1.考核指标：建立供应商考核指标体系，包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面的指标。采购部门定期对供应商的考核指标进行统计和分析，评估供应商的表现。2.考核方式：考核方式包括定期考核和不定期考核。定期考核每年进行一次，采购部门根据供应商的日常表现和考核指标完成情况，对供应商进行评分。不定期考核根据采购项目的实际情况，对供应商在某一采购项目中的表现进行考核。3.考核结果应用：根据供应商的考核结果，采购部门对供应商进行分类管理。对于考核结果优秀的供应商，给予优先采购、增加采购量等奖励；对于考核结果不合格的供应商，采取警告、减少采购量、暂停合作等措施，直至取消其供应商资格。（三）供应商淘汰与更新1.淘汰标准：对于出现严重质量问题、交货期严重延误、价格不合理、售后服务不到位等情况的供应商，采购部门应及时将其淘汰。2.更新程序：采购部门根据供应商管理的需要，定期更新供应商名单。在更新供应商名单时，应按照供应商选择程序，对新的供应商进行资格审查和评估，确保新供应商符合要求。五、采购询价监督与审计（一）内部监督1.采购部门自查：采购部门应定期对采购询价流程进行自查，检查询价文件的制定、询价供应商的选择、报价评审、采购合同的签订等环节是否符合制度要求，发现问题及时整改。2.公司内部审计：公司内部审计部门定期对采购询价活动进行审计，检查采购活动的合法性合规性、采购成本的合理性、采购流程的执行情况等。审计部门应出具审计报告，对发现的问题提出整改意见和建议。（二）外部监督1.法律法规监督：采购询价活动应接受国家法律法规和相关行业监管部门的监督。公司应确保采购活动符合法律法规的要求，避免因违法违规行为而受到处罚。2.社会监督：公司应主动接受社会监督，及时公开采购询价信息，接受供应商、客户和社会公众的监督。对于社会公众提出的质疑和投诉，公司应认真调查处理，并及时反馈处理结果。六、采购询价档案管理（一）档案内容采购询价档案应包括采购申请表、询价文件、报价单、评审记录、采购合同、验收报告、供应商档案等相关资料。（二）档案整理与归档采购部门负责采购询价档案资料的收集、整理和归档工作。档案资料应按照时间顺序和类别进行分类整理，确保档案资料的完整性和准确性。归档后的档案资料应妥善保管，便于查阅和使用。（三）档案保管期限采购询价档案的保管期限应根据国