学校书采购责任制度范本

PAGE学校书采购责任制度范本一、总则（一）目的为规范学校图书采购工作，确保采购图书的质量，满足学校教学、科研和学生阅读需求，特制定本责任制度。（二）适用范围本制度适用于学校图书采购相关的所有部门、人员及活动。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规，确保图书采购活动合法合规。2.质量优先原则：优先采购内容健康、质量可靠、符合教育教学要求的图书。3.公开公正原则：采购过程应公开透明，公正对待所有供应商。4.效益原则：在保证图书质量的前提下，合理控制采购成本，提高资金使用效益。二、采购计划制定（一）需求调研1.教学部门需求各学科教研组应根据教学大纲和课程标准，结合教学实际，每年定期提交下一年度的教材及教学参考图书需求清单。清单应明确图书的学科、版本、数量等详细信息。对于新开设的课程或教学改革涉及的课程，相关教研组应及时提出图书需求，确保教学资料的及时供应。2.学生阅读需求图书馆应通过问卷调查、学生座谈会等方式，了解不同年级、不同专业学生的阅读兴趣和需求。根据学生需求，制定学生课外阅读推荐书目，并纳入图书采购计划。3.科研需求科研管理部门应收集各科研项目组的图书需求，特别是与科研项目相关的专业文献、前沿研究成果等资料。定期与科研人员沟通，了解他们在科研过程中的图书需求动态，及时调整采购计划。（二）计划编制1.图书馆汇总图书馆负责汇总教学部门、学生阅读需求及科研需求等信息，结合学校图书资源现状和发展规划，编制年度图书采购计划初稿。2.审核与调整图书采购计划初稿提交学校图书采购工作领导小组审核。领导小组由学校领导、图书馆负责人、教学部门代表、财务部门代表等组成。审核内容包括需求的合理性、图书品种和数量的准确性、资金预算的可行性等。根据审核意见，图书馆对采购计划进行调整和完善，形成正式的年度图书采购计划。3.计划下达年度图书采购计划经学校批准后，由图书馆下达给图书采购执行部门。采购执行部门应严格按照计划组织实施采购工作。三、供应商选择与管理（一）供应商筛选1.资质审查采购执行部门应要求供应商提供营业执照、图书经营许可证等相关资质证明文件，确保供应商具备合法经营资格。对供应商的信誉状况进行调查，通过信用中国、行业信用评价机构等渠道，了解供应商是否存在不良信用记录。2.业绩评估考察供应商的经营业绩，包括图书销售规模、市场份额、客户评价等。优先选择在图书行业有良好口碑、经营业绩稳定的供应商。要求供应商提供以往与学校或其他教育机构合作的案例及相关证明材料，评估其服务质量和履约能力。（二）供应商准入1.申请与审核有意向与学校合作的供应商应填写供应商准入申请表，提交相关资质证明和业绩材料。采购执行部门对供应商申请进行初审，初审合格后提交学校图书采购工作领导小组进行终审。领导小组根据审核标准，决定是否批准供应商准入。2.准入通知经批准准入的供应商，由采购执行部门向其发出准入通知，并签订供应商合作协议。协议应明确双方的权利义务、图书质量标准、交货时间、售后服务等条款。（三）供应商管理1.定期评估采购执行部门每年对供应商进行一次定期评估，评估内容包括图书质量、交货及时性、售后服务质量、价格合理性等方面。评估方式可采用问卷调查、实地考察、数据分析等多种形式，确保评估结果客观准确。2.动态调整根据供应商评估结果，对表现优秀的供应商给予奖励，如增加采购份额、优先合作等；对表现不佳的供应商进行警告、限期整改，直至取消合作资格。3.信息管理建立供应商信息管理档案，记录供应商的基本信息、合作历史、评估结果等内容。及时更新供应商信息，确保信息的准确性和完整性。四、采购流程（一）招标采购1.招标公告发布对于金额较大、采购数量较多的图书采购项目，应采用公开招标方式。采购执行部门在学校官网、政府采购平台等指定媒体发布招标公告，公告内容包括招标项目名称、采购内容、技术要求、投标人资格条件、投标截止时间、开标时间及地点等信息。2.投标文件受理采购执行部门接收投标人提交的投标文件，对投标文件的完整性、符合性进行初审。初审合格的投标文件进入评标环节。3.评标组建评标委员会，评标委员会由学校相关部门代表、图书馆专家、法律专家等组成。评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审。评标过程应遵循公平、公正、公开的原则，确保评标结果的客观性和公正性。4.中标通知根据评标结果，向中标供应商发出中标通知书，并同时通知未中标供应商。中标通知书应明确中标项目名称、中标金额、中标货物规格型号、交货时间等内容。（二）竞争性谈判采购1.谈判邀请对于采购金额较小、时间要求较紧或具有特殊要求的图书采购项目，可采用竞争性谈判采购方式。采购执行部门向符合资格条件的供应商发出谈判邀请书，邀请书应明确谈判项目的基本情况、谈判时间、地点及要求等内容。2.谈判文件准备采购执行部门编制谈判文件，谈判文件应包括采购项目的技术规格、商务条款、谈判程序、评审标准等内容。谈判文件应在谈判前发给被邀请的供应商。3.谈判过程组织供应商进行谈判，谈判过程中，采购执行部门应与供应商就图书质量、价格、交货时间、售后服务等条款进行协商谈判。谈判小组应根据谈判情况，要求供应商对谈判文件进行澄清、承诺或补充修改。4.成交确定谈判结束后，谈判小组根据谈判结果，按照评审标准推荐成交候选人。采购执行部门根据推荐意见确定成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书。（三）单一来源采购1.适用情形符合下列情形之一的图书采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.审批程序采购执行部门填写单一来源采购申请表，说明采用单一来源采购方式的理由、采购项目名称、采购内容、预算金额等信息，并提交学校图书采购工作领导小组审批。领导小组批准后，采购执行部门与单一来源供应商进行协商谈判，签订采购合同。（四）询价采购1.询价文件编制对于采购金额较小、规格标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的图书采购项目，可采用询价采购方式。采购执行部门编制询价文件，询价文件应包括采购项目的技术规格、商务条款、询价要求、报价截止时间及方式等内容。2.询价过程采购执行部门向符合资格条件的供应商发出询价通知书，邀请供应商报价。供应商应在规定时间内提交报价文件，报价文件应包括图书品种、数量、价格、交货时间等内容。3.成交确定采购执行部门对供应商的报价文件进行比较，选择报价最低且符合采购要求的供应商作为成交供应商，并向其发出成交通知书。（五）合同签订1.合同起草采购执行部门根据采购结果，起草图书采购合同。合同应明确双方的权利义务、图书品种、数量、价格、交货时间、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。2.合同审核图书采购合同提交学校法律事务部门或法律顾问进行审核，确保合同条款符合法律法规要求，维护学校合法权益。3.合同签订经审核通过的合同，由学校授权代表与供应商签订。合同签订后，双方应严格履行合同约定的各项义务。五、图书验收（一）验收准备1.成立验收小组验收小组由图书馆专业人员、教学部门代表、财务部门代表等组成。验收小组负责对采购图书进行验收工作。2.制定验收方案验收小组根据采购合同和相关标准，制定图书验收方案。验收方案应明确验收的内容、方法、步骤、时间安排等。（二）验收内容1.数量验收按照采购合同要求，对图书的品种、数量进行逐一核对，确保数量准确无误。2.质量验收检查图书的外观质量，包括封面、封底、书脊、装订等是否完好，有无破损、缺页、倒装等情况。审核图书的内容质量，检查图书是否符合国家法律法规、教育教学要求，有无政治错误、内容低俗、学术不严谨等问题。核对图书的版本信息，确保采购的图书版本正确、适用。（三）验收程序1.初步验收图书到货后，采购执行部门通知验收小组进行初步验收。验收小组按照验收方案，对图书的数量和外观质量进行初步检查。2.详细验收初步验收合格后，验收小组对图书进行详细验收，重点检查图书的内容质量和版本信息。对于验收过程中发现的问题，验收小组应及时记录，并要求供应商限期整改或更换。3.验收报告验收工作结束后，验收小组出具验收报告。验收报告应包括验收基本情况、验收结果、存在问题及整改建议等内容。验收报告经验收小组成员签字确认后生效。六、付款与结算（一）付款申请与审核1.供应商申请供应商按照采购合同约定，在图书交付并验收合格后，向采购执行部门提交付款申请。付款申请应包括采购合同编号、图书品种、数量、金额、验收情况等信息，并附上相关证明材料，如验收报告、发票等。2.部门审核采购执行部门对供应商的付款申请进行初审，核实付款申请的真实性、准确性和完整性。初审合格后，提交财务部门审核。3.财务审核财务部门根据采购合同和财务制度，对付款申请进行审核。审核内容包括合同执行情况、资金预算、发票合规性等。审核通过后，报学校领导审批。（二）付款方式与时间1.付款方式学校根据采购合同约定和实际情况，选择合适的付款方式。常见的付款方式包括一次性付款、分期付款等。2.付款时间学校按照采购合同约定的付款时间及时支付货款。对于分期付款的项目，应严格按照合同约定的分期时间和金额进行支付。（三）结算管理1.账目核对财务部门定期与采购执行部门核对图书采购账目，确保账目清晰、准确。核对内容包括采购合同执行情况、付款情况、发票开具情况等。2.档案管理财务部门负责整理和保管图书采购的相关财务档案，包括采购合同、付款申请、发票、验收报告等。档案应按照财务档案管理规定进行分类、归档和保管，以备查阅。七、监督与考核（一）内部监督1.审计监督学校审计部门定期对图书采购项目进行审计，检查采购程序是否合规、采购合同执行情况、资金使用效益等。审计过程中发现的问题，应及时提出整改意见，并督促相关部门进行整改。2.纪检监察监督学校纪检监察部门对图书采购工作进行全程监督，重点监督采购过程中的廉洁自律情况。对于发现的违规违纪行为，依法依规进行严肃处理。（二）外部监督1.接受社会监督学校应主动接受社会监督，通过学校官网、政务公开平台等渠道，及时公开图书采购项目的相关信息，包括采购公告、中标结果、采购合同等，接受社会公众的监督和评价。2.配合相关部门检查积极配合财政、教育等相关部门的监督检查，如实提供图书采购工作的有关资料和情况，对检查中发现的问题及时整改落实。（三）考核评价1.建立考核机制学校建立图书采购工作考核评价机制，对采购执行部门、验收小组等相关部门和人员的工作进行考核评价。考核评价内容包括采购任务完成情况、图书质